Klimatet glöms bort när chefen ordnar kickoff

Klimatkrisen lyser i stor utsträckning med sin frånvaro i chefsmedvetandet när det drar ihop sig till kickoff.  Över hälften av Sveriges chefer uppger att de saknar klimatpolicy att hålla sig till vid bokningen av möteslokaler, mat, aktiviteter och transporter. För en majoritet – 52 procent av cheferna – har klimatfrågan liten eller ingen betydelse alls i planeringen, visar Chefs undersökning bland nästan 800 chefer.

”Det är förvånansvärt dåligt, och ganska märkligt också. Många organisationer har ju någon form av övergripande hållbarhetspolicy, och man frågar sig varför kickoffer och möten i så liten omfattning tycks omfattas av en sådan. Kanske uppfattar cheferna gruppaktiviteter av typ kickoff som någon slags fristående aktiviteter? Nej, jag tycker inte alls att detta är någon marginell fråga. Allt vi gör har ju klimatpåverkan”, säger Mikael Salo, chefredaktör för tidskriften Aktuell Hållbarhet och tillägger:

”Goda, klimatsmarta val borde vara en självklarhet även när det kommer till kickoffer och möten.”

Var och hur börjar man?

”Gärna med en översyn av resandet. Det här med att skicka säljgänget till Abu Dhabi på kickoff, den tiden är nog snart förbi med tanke på den flygskam många upplever i dag. Varför inte ordna något i närområdet i stället, kanske till och med på promenadavstånd? Förutom att både klimatet och miljön tjänar på det, kan det även inspirera medarbetarna till att upptäcka och bättre förstå sin omgivning.”

Mikael Salo fortsätter:

”Maten på mötena är förstås också av betydelse för klimatet. Själva kör vi nästan uteslutande med vegetarisk kost. Som arrangör av många utåtriktade evenemang vet vi att dagens konferensanläggningar, cateringfirmor och liknande har bra koll på läget. Frågar man efter en riktigt klimat-smart kickoff-helg, kan de ofta leverera en sådan, utan att göra avkall på kvaliteten.”

Den grönaste kickoffen är väl den som aldrig blir av?

”Så kan det vara. Men kickoffer fyller samtidigt en viktig funktion. Behovet att träffas kommer alltid att finnas där, men det går ju att åstadkomma på ett mer eller mindre hållbart sätt.”

Samtidigt som klimatambitionerna alltså varierar, visar vår undersökning att Sveriges chefer är eniga om att kickoffer är något bra. En kraftig majoritet anser att kickofferna svetsar samman medarbetarna och åstadkommer nytta i verksamheten.

Vilka aktiviteter är det då som bör ingå i den optimala kickoffen, mer specifikt?

”Jag tycker att enkla aktiviteter som alla kan delta i efter egen förmåga är bäst. Inget utelämnande eller allt för fysiskt”, svarar en av cheferna.

En annan chef menar att medarbetarna snarare bör utsättas för prövningar bortom sin så kallade trygghetszon. En åsikt som grundar sig på egna erfarenheter från ett paddlingsdygn ute i skogen:

”Där och då hände något intressant. Den tysta tänkaren som ingen visste var  
en stjärna på att göra upp eld av ingenting tog befälet och ledde det högljudda säljgänget. Den tuffa mellanchefen visade sig vara rädd för höjder och fick support och en kram av sin stora rival på kontoret. Efteråt upplevde jag att medarbetarna behandlade varandra med större omtanke och respekt. De hade också en gemensam upplevelse att prata om.”

Jesper Hermansson, specialist på grupp- och organisationspsykologi på Sandahl Partners, vill emellertid tona ner den praktiska betydelsen av upplevelser och kickoff-festligheter utöver det vanliga:

”Många lever med föreställningen att kickoffer i första hand går ut på att ha kul. Typ fara på båtutflykt, äta och dricka gott och ägna sig åt mer eller mindre konstruerade övningar. Det kan naturligtvis vara roligt och energigivande för stunden, men effekterna tror jag i slutändan ändå är ganska små. Slösa inte bort tiden!”

”Det väsentliga med en kickoff är trots allt att få igång fruktbara samtal om själva verksamheten. Alltså: Vad har vi för mål? Vilka är de viktigaste utmaningarna den närmaste tiden? Vilka förväntningar har vi på varandra, vad är det som inte fungerar och förstår alla medarbetare verkligen vartåt vi ska? En organisation kan tjäna så oerhört mycket, både i form av tid och pengar, på att regelbundet föra den typen av diskussioner. Ja, det kan faktiskt vara avgörande för hela verksamheten”, säger han.

Samtidigt är det långtifrån alla chefer som lyckas få till en kickoff ens en gång om året. En tiondel av cheferna jobbar på ställen där man aldrig ordnar någon, visar  Chefs undersökning. Synd, tycker Jesper Hermansson som manar till nytänkande:

”Vissa använder kostnaderna som förevändning för att avstå från kickoff, och har fastnat i att den måste se ut på ett visst sätt, med övernattning och massor av kringgrejor. Men en kickoff kan du ju ha på kontoret, i dina vanliga lokaler. Du kan ordna kickoff under en halvdag, en gång per månad. Det behöver inte kosta så mycket, mer än lite mod hos cheferna”, säger han.

Glöm inte uppföljningen. Bristande dokumentation utgör det främsta hindret för en lyckad kickoff, svarar en femtedel av cheferna i vår undersökning.

”Människor som kommer tillbaka med förväntningar om att förändringar nu ska ske, blir frustrerade och tappar i arbetsmotivation om resultaten och uppföljningen uteblir. Den som hela tiden pratar utveckling men inte åstadkommer den, kör ner folk i källaren. Medarbetare som investerar sin tid i en kickoff måste ju få känna att deras insats betyder något”, säger Jesper Hermansson och fortsätter:

”Chefen bör säkerställa att uppföljning sker senast inom fyra veckor, gärna i grupp, med påminnelser om vad som bestämdes och diskuterades under kickoffen.”