”Jag gör det i morgon” – så kan du sluta prokrastinera 

Att medvetet fördröja eller skjuta på framtiden kallas prokrastinering, ett ord som stammar från latinets pro (framåt) och crastinus, som betyder just en annan dag. Kanske är det ett tecken i tiden att intresset för fenomenet ökar. Flexibla arbetstider, ensamjobb i hemmet med alla dess otaliga distraktionsmoment och den digitala teknikens ideliga pockande på uppmärksamhet kan få koncentrationen att fladdra i väg hos den bäste. Ett upphov till mer eller mindre avsiktliga avbrott i arbetet, spräckta deadlines och mängder av annat trassel som i sin tur uppstår ur det.

Problemet är utbrett. I svensk forskning beskrivs hur ungefär en femtedel av den vuxna befolkningen prokrastinerar, att beteendet har negativ inverkan på prestation och även kan kopplas till försämrad mental hälsa. 

”Stress, oro och skuldkänslor är vanligt bland dem som återkommande prokrastinerar”, slår forskarna Per Carlbring och Alexander Rozental fast i en forskningsartikel. 

”De flesta av oss prokrastinerar. Vi skäms och kritiserar oss själva för det. Ändå fortsätter vi. Varför? Det finns åtminstone tre orsaker: Frånvaro av goda vanor och system (dålig disciplin), främmandeskap inför känslor som otålighet och uttråkning samt bristfälliga tankemönster”, framhåller för sin del Alice Boyes, en amerikansk psykolog och författare som tar sig an problemet i Harvard Business Review. 

Hur får man då ”tummen ur”, blir mer effektiv och slutar med ovanan att skjuta fram uppgifter som ofta uppfattas som tråkigare och svårare än de faktiskt är? Här är några strategier för en mer effektiv arbetsvardag. 

Stora projekt som löper under en längre tid kan upplevas som särskilt besvärliga att ta itu med: Utarbetande av affärsstrategier, analys av komplicerade problem, skrivande av rapporter… Genom att konsekvent frigöra och schemalägga tid för sådant djuparbete i kalendern, kan det upplevs som mindre krävande. 

”Vanor gör beteendesekvenser mer automatiska. Även om tidpunkten inte hela tiden är densamma, bör djuparbetet planeras in enligt ett visst mönster. Själv startar jag min arbetsdag med en timmes mejlande och administration, därefter går jag över till djuparbetet”, förklarar Alice Boyes. 

Nya ansvarsområden och arbetsområden kan lätt skapa beslutsångest och känslor av utmattning innan man ens har kommit igång.  

”Sannolikheten för att skjuta upp nya uppgifter minskar om du har ett standardsystem för att angripa dem. Mitt eget består av en konsekvent följd av steg: Först överväger jag tre sätt att ta mig an uppgiften. Sedan analyserar jag vad som mest sannolikt kan gå fel. Därefter gör jag en kalkyl över hur lång tid jag bör ägna mig åt uppgiften. Slutligen hittar jag ett sätt att snabbt pröva mina antaganden”, säger Alice Boyes. 

Ett tips är att dra lärdom av en svår uppgift du tidigare framgångsrikt har klarat av och identifiera steg för steg hur du gjorde.  

”Jag föredrar den metoden framför att kopiera någon annans, eftersom det resulterar i ett system som passar ens egen natur och styrkor.” 

Att identifiera känslorna du hyser inför olika arbetsuppgifter kan göra det enklare att undvika prokrastinering. Om en uppgift tråkar ut dig, varför inte utlova dig själv en belöning när den väl är klar? Eller försöka göra den på ett roligare sätt, kanske ihop med någon kollega du gillar. Finns inslag du uppskattar i uppgifter som annars gör dig nedstämd eller irriterad? Visst, du kanske blir frustrerad över medarbetaren som ideligen söker din hjälp – samtidigt går det ju också att se värdet i att vara en efterfrågad och stödjande chef. 

”När en uppgift gör dig orolig, börja med de inslag som gör dig minst irriterad och ta det därifrån. Vad som till en början ter sig ogörligt kommer att kännas inom räckhåll när du väl har tagit dig över de lättaste stegen”, menar Alice Boyes. 

Tänk efter: Vad skulle kunna göra jobbet omöjligt svårt att klara av eller till något du absolut inte vill utsätta dig för?  

”När du väl har svaren, tänk då ut deras motsatser. Det gör dig mindre blockerad.” 

En uppgift kan exempelvis framstå som orimligt svår om du föreställer dig ett resultat som måste bli perfekt allra första gången. Eller att du absolut behöver få samma fantastiska respons som din duktiga kollega. Med omvänd brainstorm går det att se uppsidan i ofullständigheter och alternativa tillvägagångssätt. Något som ger dig mental tillåtelse att ta dig an det hela på ditt sätt, med dina insikter och styrkor: Plötsligt känns det lättare att börja.