Guide: Så stöttar du utmattade medarbetare

Utmattningssyndrom kommer inte över en natt utan utvecklas under lång tid. Processen består av tre faser; uppbyggnadsfas, akutfas och återhämtningsfas. Som chef kan du ha betydelse för dina medarbetare i alla tre faserna.

Du kan stötta och hjälpa medarbetaren tillbaka till ett bättre mående och en bättre balans mellan arbete och fritid. Oavsett hur långt förloppet är gånget.

Störst nytta gör du förstås om du har bra koll på medarbetarnas arbetsbelastning samt har alla sinnen vidöppna. Då kan du se varningssignaler tidigt. Men de är svåra att upptäcka, för det som individen upplever syns inte alltid på utsidan. Du kan dock träna ditt öga och bli mer observant.

Symtomen smyger sig på och blir allt starkare ju längre tiden går. Överbelastade människor sover dåligt, är rastlösa, nervösa och uppe i varv. De får allt svårare med minne och koncentrationen – och att fatta beslut. De kan bli labila, tappa medkänsla och börja dra sig undan på jobbet. De kan också bli känsliga för intryck, framför allt mot ljud.

”Människor som inte sover brukar se rätt sega ut”, säger Giorgio Grossi, forskningsansvarig psykoterapeut och docent i medicinsk psykologi vid Stressmottagningen. Han har skrivit flera böcker i ämnet, nu senast Vägen ur utmattningssyndrom tillsammans med Kerstin Jeding.

”Många börjar överkonsumera kaffe, sportdryck, snus och tobak. Man kan också snappa upp beteendeförändringar som syftar till att motverka sömnighet. Alkohol kan också vara ett tecken, många självmedicinerar mot stress.”

Han pekar också på att sämre minne och koncentrationsförmåga får beteendemässiga konsekvenser. Fel och misstag, olyckshändelser och andra tillbud är tecken på att allt inte står rätt till. Du kan lägga märke till om uppgifterna börjar dra ut på tiden, att medarbetaren jobbar mycket men samtidigt får relativt lite ur händerna.

”Och konstiga beslut. När vi är stressade fattar vi inte bra beslut”, säger Giorgio Grossi.

Stressen kan också göra oss lättirriterade och ångestdrivna, vilket lätt går ut över kollegorna. Man tenderar att ägna sig åt negativt snackande kring jobbet eller organisationen, fastnar lätt i rättvisefrågor och lierar sig med någon eller några där man gemensamt cementerar ältandet. Men man kan pendla mellan negativt socialt samspel och att isolera sig.

När en medarbetare slutar hänga med på fikat eller bara pratar jobb på lunchen är det dags att spetsa öronen.

Så hur framför man bäst sin oro till medarbetaren? För det är just ett samtal som Giorgio Grossi menar att man måste våga ha så fort man ser minsta tendenser till utmattning och eller överbelastning.

”Här kan man behöva en policy, kring hur företaget sköter sitt arbetsmiljöarbete, att hänvisa till. Policyn behöver förstås implementeras i organisationen.”

Viktigt är dock att inte gå in i terapeutrollen eller få medarbetare att känna sig utpekad.

Tumregeln, enligt Grossi, är att uttrycka sin egen oro och peka på de konkreta observationer man gjort.

Han tipsar också om att det kan vara bra att ha sällskap i detta samtal. Att ta hjälp av företagshälsovården och att inte godta det förnekande som finns inbyggt i problematiken.

– Spana aktivt efter varningssignaler

– Ta ett samtal med medarbetaren så fort du ser att något inte står rätt till

– Gör en översyn över arbetssituationen

– Koppla eventuell in företagshälsovård och andra resurser

– Följ upp med flera samtal och avstämningar

”Man kan hänvisa till att man i egenskap av chef är en representant för arbetsgivaren och därför måste se till att jobbet kan fortgå utan att någon blir sjuk. Därefter bör man avsätta fler tider för samtal med medarbetaren samt kliva in och göra en översyn av uppgifterna som medarbetaren utför för att se till att det är en rimlig arbetsbelastning. ”

Giorgio Grossi är övertygad om att sjukdomsförloppet går att hejda.

”Om man tar hjälp av företagsvården och någon som är duktig på motiverande samtalsmetodik.”

Vi människor är ambivalenta. Vi kan vara medvetna om att vi mår dåligt men ändå inte vilja ge avkall på vår självbild som duktiga. En medarbetare vill inte behöva skämmas inför chefen och sina kollegor.

”Den ambivalensen behöver man bena ut, personen måste ändra sitt förhållningssätt och hitta motivation att göra nödvändiga förändringar.”

Kollegornas roll i upparbetningsfasen är prekär. Goda råd kan lätt bli för många.

”Man får försöka spegla det man sett och uttrycka sin egen oro”, säger Giorgio Grossi samtidigt som han varnar för att man som kollega försöker avlasta genom att ta över arbetsuppgifter.

”Det finns en risk att man i all välmening börjar ta personligt ansvar för en organisation som inte fungerar jättebra.”

Man bör också vara medveten om att stress färgar av sig. Det har med spegelneuronerna i hjärnan att göra.

”De aktiveras när andra är till exempel ledsna eller stressade. Känslor smittar av sig. Därför är negativ stress en hälsorisk för oss alla.”

En medarbetare som ser att en kollega mår dåligt av för hög stress bör därför, om inte kollegan tar till sig feedbacken, signalera att hen måste ta upp det med chefen.

Han föreslår att man uttrycker det känsliga som: ”Jag upplever att det här skapar negativ oro hos mig, jag blir stressad av att du är stressad, och eftersom jag inte mår bra av det så kommer jag att prata med chefen.”

Ett annat sätt är att erbjuda sig att prata med chefen tillsammans.

– Håll kontakten

– Bestäm när ni ska höras nästa gång

– Förmedla företagets intresse för individens bästa

– Följ upp och hör av dig vid den förutbestämda tidpunkten

Akutfasen: Håll kontakten, visa omtanke

Om medarbetaren väl kraschar in i väggen och blir sjukskriven är det chefens främsta uppgift att hålla kontakten – och vara tydlig.

”Tumregeln är att dela med sig av omsorg och omtanke, kanske med en bukett blommor, utan att det på något sätt känns kravfyllt. Uttala att medarbetaren behöver få vara ifred men vara tydlig med att man återkommer och gemensamt bestämma när man ska göra det. Man bör också signalera att man från företagets sida vill att medarbetaren kommer tillbaka på bästa sätt och att det får ta den tid det behöver ta.”

– Ha ett första möte med den sjukskrivna när det är dags att återgå, tillsammans med arbetsterapeuter, företagshälsovård och Försäkringskassa.

– Gör ett arbetsschema

– Informera och förankra arbetsschemat hos medarbetarens kollegor

– Hejda för entusiastiska medarbetare och gnällsympatisörer

– Håll regelbundna uppföljningar och utvärderingar

– Skynda långsamt

Återhämtningsfasen: Skynda långsamt

Utmattningssyndrom är den sjukdom som orsakat flest sjukskrivningsdagar i Sverige under de två första decennierna på 2000-talet. En studie vid Institutet för stressmedicin, Västra Götalandsregionen, visar att man kan ha kvar kognitiva symtom ända upp till sju år efter att man drabbats.

”De flesta studier där man försökt att behandla visar att vad man än gör förbättras symtomen men det är svårt med återgången till arbetet om man inte har väldigt riktade insatser.”

Som arbetsgivare behöver man därför stå redo med en rehabilitering bestående av en kombination av aktörer.

”Arbetsterapeuter behöver sitta med vid möten med chefer, hr-folk och Försäkringskassan. För att tillsammans göra en strukturerad plan för hur återgången ska se ut.”

De allra flesta kommer tillbaka på 25 procent.

”Från början handlar det om att bara träna på att vara där. Man måste komma ihåg att ingen är 100 procent frisk 2,5 timme om dagen, utan man har 75 procents funktionsnedsättning hela tiden.”

Det arbetsschema som chefen tagit fram bör till att börja med bestå av uppgifter som ligger långt under medarbetarens normala kapacitet, och göras utan kundkontakt och tidspress.

De första fem till tio minuterna ska gå till att landa, kanske göra en mindfulnessövning. Sedan fokuserar man på sin första uppgift under 20 – 30 minuter för att ta en paus, sträcka på sig, gå till ett annat rum eller ut i minst 10 – 15 minuter. Och så vidare. 10 – 15 minuter innan man ska gå hem börjar man packa ihop så att man verkligen går när man ska.

”Man behöver chefens stöd, och möjlighet till regelbundna avstämningar en gång i veckan. Där man följer upp hur det fungerat och om man ska fortsätta så eller öka på belastningen.”

Som chef måste man vara införstådd i att varje upptrappning även innebär en symtomupptrappning, förklarar Giorgio Grossi.

”Det gäller att karva ut små steg från 25 till 50, vilket är en fördubbling inte att glömma, vidare till 75 och 100 procent.”

Arbetsschemat bör också förankras hos övriga medarbetare och man bör se till att alla – i glädjen över att medarbetaren kommer tillbaka – inte överfaller hen med för mycket entusiasm och välvilja.

”Det finns mycket skuld, skam och prestationskrav som triggas av andra kommentarer.”

Medarbetaren behöver också tillgång till en plats som är något skyddad från ljud och intryck.

Återhämtningsfasen är tålamodskrävande. Det gäller att skynda långsamt.

Om en person på företaget blir sjuk i stress kan man misstänka att det finns andra som har en hel del problem, även om de kanske inte kraschar. Det är att konstatera att det finns i organisationen och fortsätta titta på vad det beror på”, avslutar Giorgio Grossi.