Experten: Så klarar du av kortveckorna

Valborg, första maj, kristi himmelsfärd och nationaldagen – varje år återkommer de som ett urverk. Kanske välkommet för många vårtrötta, men inte sällan en extra bromskloss på många arbetsplatser i landet. Mer än vanligt i år när flera av de rörliga långhelgerna placerat sig mitt i veckorna.  Och hur var det förresten med förskolans planeringsdag, skolavslutningen och picknicken för fotbollsklubben/scouterna/bokcirkeln?

Det är helt enkelt inte lätt att vara chef på senvåren. Därför kallade Chef in effektivitetsexperten Petra Brask för att be om tips och råd inför långhelgerna.

Hur påverkas effektivitet och produktivitet av de här upphackade veckorna?

”Ja, ’du ska inte tro det bli sommar, ifall inte nån sätter fart’, sjöng Ida. Men hur lätt är det att sätta fart när våren hackas sönder av ledigheter? Med dagens digitala och gränslösa arbetsliv skjuter vi in jobbet under helgdagarna. Frustrationen blir ett faktum om vi känner oss otillräckliga både hemma och på jobbet. Tänk på den energi som detta tar bara att tänka på och det tidstapp vi får varje gång vi känner att vi ska starta om igen.”

Tre tips för den egna effektiviteten när veckorna ser ut så här?

”Ett: Morgonstund är en guldstund. Använd morgontiden till att beta av dina viktigaste uppgifter först innan du ger dig i kast med andra och annat under dagen. Ju senare på dagen desto tröttare är hjärnan då den blir alltför full av intryck.

Två: Använd energin till rätt saker. Det som anses vara en stressig tid kan också framkalla en positiv kraft som vi kan ta vara på. En slags slutspurt. Trots att du är trött har du plötsligt mer energi just för att du kommer till många avslut och för att dygnet blivit ljusare. Fokusera och ta tag i den där surdegspaddan som stirrar dig i ögonen varje morgon.

Tre: Prioritera, rensa bort och tacka nej. Det som framför allt stressar oss är att ha alla uppgifter i huvudet både hemma och på jobbet. Om du skriver ner dem, är det lättare för hjärnan att få helhetsperspektiv. Lista därför allt du måste hinna med före semestern. Dela upp arbetsuppgifterna i prioritet 1, 2 och 3, där 1 är högsta prioritet och 3 är lägsta. Se sedan över hur många arbetsdagar du har kvar, och var det finns luckor i ditt schema. Boka in tid för ’prio 1’-uppgifterna. Om du har svårt att hitta luckor för alla uppgifter får du helt enkelt rensa och tacka nej. Se till att det finns det utrymme för att hämta andan och gå ner i varv.”

Vad är viktigt att tänka på när det gäller medarbetares ledighet och produktivitet?

”Det är viktigt att tydliggöra förväntningar och vara tydlig med prioriteringar. När vi är stressade har vi en förmåga att ta oss själva och uppgifterna på alltför stort allvar. Vår distans – och humor – minskar. Medarbetare kan behöva hjälp att stanna upp och fundera över vad som verkligen är viktigt. När vi går på högvarv är det lätt att vi faller i en bråttomfälla, alltså börjar beta av lågt prioriterade uppgifter istället för att fokusera på det som är viktigast först.”

Samtidigt sammanfaller de här helgerna ofta med avslutningar, picknickar, vårfester och annat som ska avhandlas så här års. Hur påverkar detta oss egentligen, stressmässigt?

”Ja, lägg då till att många passar på att gifta sig under våren. Det ska vara studenter, kickoffer, sommarfest i föreningen och så vidare. Vi människor är som mest sårbara när det är alltför mycket som pågår både hemma och på jobbet samtidigt. Risken är att vi slår knut på oss själva och börjar hoppa över lunchen, träningen och den så viktiga återhämtningen för att bara hinna en sak till. Det är inte farligt att jobba för mycket, men däremot att vila för lite. Det fungerar ett tag men vi kommer få betala med att behöva desto mer återhämtning efter en lång intensiv period.”