Ett annorlunda Volvo cars öppnar fabriken – efter coronastoppet

Totalt 25 000 medarbetare berördes när Volvo cars stängde ner sina kontor och fabriker i Göteborg, Skövde och Olofström den 26 mars till följd av coronakrisen. Vissa kritiska verksamheter har varit igång men de som har haft möjlighet har jobbat hemifrån. Efter drygt tre veckor välkomnar nu Volvo cars sina medarbetare tillbaka till jobbet.

– Måndag blir dagen när vi kommer tillbaka till en så normal vardag som möjligt igen. Även om vi har spridit ut korttidsstödet för våra medarbetare så att alla inte är här samtidigt, och vi kommer vara ännu mer liberala när det gäller att arbeta hemma, så känns det ändå viktigt att ha en gemensam återgång till det nya normala, säger Hanna Fager, HR-direktör på Volvo cars.

Just att allt sker simultant är viktigt. Kommunikationen gick ut samtidigt till alla 25 000 medarbetare några dagar inför stängningen och även nu, inför att alla ska komma tillbaka till jobbet. De senaste dagarna har varit intensiva för Hanna Fager och hennes medarbetare. Hon har lett det tvärfunktionella team som i olika arbetsgrupper har jobbat med att förbereda öppnandet.

– Det viktigaste är att vi kan säkerställa att vi startar upp så säkert som möjligt, det ansvaret har vi som företag. Vi startade ju upp ett kristeam redan i januari för att hantera Kina och kan nu använda flera av de metoder som var framgångsrika där.

Det handlar om allt från att erbjuda desinficeringsmedel vid gemensamma arbetsstationer, placera ut skyddsutrustning för de arbetsstationer där det inte är möjligt att hålla avstånd på en meter och att öka graden av städning. Alla ytor har dessutom spritats grundligt inför öppnandet och mängder av fotavtryck har klistrats på golven för att guida medarbetarna.

– Vi försöker använda så lite avskräckande instruktioner som möjligt. I stället för att sätta upp avspärrningstejp eller varningstrianglar har vi placerat ut klistermärken i form av fotavtryck där man ska stå när man köper lunch. Vi har upprättat välkomstcenter i entréerna där vi har samlat information om vad man ska tänka på men där det också finns möjlighet att mäta sin temperatur och syreupptagningsgrad. Det är självklart helt frivilligt men något som vi tror kan bidra till att minska oron bland medarbetarna.

Förutom alla praktiska förberedelser har enormt många nya rutiner sjösatts, som nu ska kommuniceras i teamen av de omkring 1 500 chefer som också kommer tillbaka till den fysiska arbetsplatsen på måndag.

– Vi kommer frångå några av våra vanliga regler vilket innebär att man till exempel kommer tillåtas att äta lunch vid skrivbordet. Vi kommer också ha mer fasta platser än att rotera i våra aktivitetsbaserade landskap och vi inför nya rutiner om god handhygien. Sedan ska vi inte glömma det självklara, att alla medarbetare ska veta att de måste stanna hemma om de inte mår bra.

Det är en utmanande tid för cheferna i er organisation, hur stöttar ni dem?
– Ledarskap har aldrig varit viktigare och våra chefer har fått bemöta hela spektrat av känslor från våra medarbetare. Vi har lagt stor vikt vid de mjuka delarna och pratat i våra ledarforum mycket om hur vi mår, men också om att våga vägleda de medarbetare som känner stor oro. Det här har visat att behovet av situationsanpassat och individanpassat ledarskap bara ökar och vi har erbjudit flera digitala ledarträningar där man har kunnat öva på detta framför kameran på datorn med chefskollegorna. Vi har också haft frivilliga digitala övningar i bland annat distansledarskap och feedback, och det har blivit som en gruppcoachning bland cheferna.

Hanna Fager betonar vikten av kommunikation och berättar om ett massivt informationsmaterial som uppdateras dagligen i ett flertal kanaler för att avlasta cheferna.

– Det kan vara allt från att säkerställa att alla vet hur man använder våra digitala verktyg till att vi gjort Q&A om praktiska saker som hur man kodar sina tidskort när man är permitterad på en viss procent. Vi har också haft en supportlinje för alla medarbetare för att kunna svara på den här typen av konkreta frågor.

Vilka är era största lärdomar från de senaste veckorna?
– Vi har under en längre tid velat jobba mer över avdelningsgränser och i den här krisen har alla verkligen kavlat upp ärmarna och kommit samman, så den största lärdomen är att vi har hittat nya vägar och kanaler kring samarbete. Vi har lärt oss att vi behöver lägga lite större vikt vid hur vi mår och att vi kan hitta lösningar snabbt om vi bara vill. Vi har ju inte bara börjat jobba digitalt med varandra utan även lanserat möjligheter att sälja bilar online på ett antal marknader.

– Sedan tycker jag att vårt arbete med omtanke och CSR har visat sig så tydligt. Bland de medarbetare som inte jobbat 100 procent har det vuxit fram ett otroligt engagemang där man ideellt har erbjudit sig att hjälpa till i samhället. Vi har tillverkat 1000 skyddsvisir i veckan i våra 3D-printar som vi kört ut, vi har lånat ut bilar till sjukvårdspersonal och verkligen organiserat oss för att göra skillnad. Det har varit fantastiskt att se.