Delegera ditt minne

Här är några exempel på hur du kan delegera ditt minne:

Vad som ska göras
Delegera så här: Vägra låta dig utnyttjas som en påminnelsemaskin åt slöa medarbetare.
De kanske inte förstår din situation, så försök vara tydlig. Kräv att de tar sig i kragen exempelvis genom att själva föra minnesanteckningar.
Metoden att låta dem glömma och skylla sig själva fungerar dessvärre inte lika bra på jobbet som i privatlivet, eftersom det tenderar att falla tillbaka på dig som har ansvaret. Smartare är att bygga in en belöning. Har du varit tydlig med dina behov utan att de ändrar sitt beteende kan det bli en fråga för utvecklingssamtalet och något som påverkar lönesättningen.
Kanske behöver de en kurs i minnesteknik eller informationssökning.

Information till dig
Delegera så här: Kräv att medarbetarna själva gör en sållning av vilken information de lägger över på dig. Tala om vad som egentligen är viktigt för dig och hur och när du vill få veta det.
Belasta inte ditt minne med att Lisa är kompledig på torsdag (som du annars tvingas komma ihåg hux flux när Lisa säger det till dig). Be henne i stället att mejla informationen till dig. I praktiken innebär det att hon skriver en minnes­lapp åt dig att titta på när du behöver.

Påminnelser om rutiner
Delegera så här: Ett enkelt sätt är att utse en person som ”spindel i nätet” som skickar ut påminnelsemejl. Gäller det tid och plats för ett möte kan denna person vara en av de medarbetare som ska vara med.
Annars är det smart att samla minnesuppgifter av detta slag i en assistentroll. En sådan kan påminna om rutinärenden som ”nu ska semesterlistorna skickas ut”, eller ”snart ska den här blanketten in”. Assistenten kan också skapa smarta rutiner, checklistor och lathundar som förslagsvis sparas i datorn – i stället för i ditt huvud.

Era diskussioner
Delegera så här: Varför inte bilda ett slags minnesutskott på ett par tre personer. Dessa medarbetare blir dina extra öron och hjärnor, ett slags utvidgade protokollförare som inte bara skriver ner referat utan även sorterar och arbetar med informationen i efterhand. Utskottet träffas regelbundet och delger dig minnesuppgifter. Uppgiften kan rotera årsvis.
Med deras hjälp kan du koncentrera dig på att vara närvarande, kreativ och fördela ordet under diskussioner och möten. Du behöver också bara ta in sådant som är värt att komma ihåg för din egen del.
Flera personer minns dessutom mer
tillsammans än vad var och en gör för sig

Förberedelser inför möten
Delegera så här: Ge en av de medarbetare som ska vara med på mötet i uppgift att förbereda dagordningen. Du kan själv tala om vilka punkter du önskar ha med.
Samma person kan också bevaka att ingenting glöms bort under mötet. Det enda som du då själv behöver hålla i minnet är det som du själv ska bidra med.

Underlag inför beslut
Delegera så här: Inför ett möte eller beslut som du vet kommer att väcka starka känslor kan du i förväg lägga ut på olika personer att minnas olika delar.
Det kan exempelvis handla om argumenten för, argumenten mot och så vidare. Personerna uppdaterar dig först när du behöver informationen.