De 6 mest kritiska uppgifterna för första linjens chefer

Enligt statistik publicerad i Harvard Business Review är man ungefär 30 år när man blir chef för första gången. Och 42 år gammal – alltså hela tolv år senare – får man sin första ledarskapsutbildning.

Detta vill de tre författarna; Scott Miller, Todd Davis och Victoria Roos Olsson råda bot på.

De har skrivit Everyone Deserves A Great Manager som direkt gick upp på Wall Street Journals bästsäljarlista för ledarskapslitteratur när den släpptes i USA den 8:e oktober.

”Det finns tre nivåer av ledarskap; ledningsnivå, mellanchef och första linjen-chef, och varje nivå kräver ett eget mindset.”

Det säger Victoria Roos Olsson som Chef lyckas fånga när hon är på blixtvisit i Stockholm för att lansera boken mellan sina föreläsningsuppdrag på stora businesskonferenser i Milano, Madrid och Mexico City.  Hon är svenskan som jobbat över hela världen, varit utbildnings- och utvecklingschef på Scandic Business School, Hilton i Europa samt på Jumeirah i Dubai. Nu internationell ledarskapsexpert och flerårig partner på Franklin Covey, föreläsare och författare stationerad i Atlanta, USA.

”Jag tror inte att höga chefer ser vilken risk det är att inte utbilda sina första linjen-chefer. De kanske får utbildning, i till exempel lagstadgad arbetsrätt eller liknande, men inte hur man hanterar det praktiska i ledarskapet. Jag vill verkligen stötta första linjen-cheferna som är modiga nog att ta på sig den ibland tuffa rollen och för första gången kliva in under luppen. Jag vill dessutom hjälpa alla vd:ar att se affärsnyttan i att utbilda första linjen-cheferna”, säger Victoria Roos Olsson.

Ju plattare en organisation är, desto mer relevant är det, menar hon utifrån att hela kundresan startar hos första linjen-cheferna.

”Det är en myt att innovation och produktutveckling längre upp i organisationen är avgörande. Det är cheferna längst ner och längst ut som ser vad kunden möter för utmaningar. De behöver ha förmågan att fånga upp bra idéer och nya initiativ. De driver dessutom lojaliteten i hela företaget eftersom de möter så många medarbetare.”

Boken lanserar sex uppgifter som Franklin Covey har kommit fram till är avgörande för en första linjen-chef.  Det är:

Den första uppgiften, att ha en ledares mindset, är en grundförutsättning för att du ska klara av att de resterande fem uppgifterna.

”Att klara av det mentala skiftet. Det är ofta de som varit bäst på att göra sitt individuella jobb – som varit mest engagerade, mest entusiastiska, som gjort, kämpat och drivit – som blir befordrade till chefer. Men att utifrån det tänka om när man får en chefsposition kan vara väldigt knepigt.”

I boken skriver de tre författarna att det är stor skillnad på att vara ett geni och en som skapar genier.

”Det är lite som att bli en fotbollscoach. Det är för att du vill se hela ditt team vinna, inte för att du ska få en medalj för att du var bästa coachen. Den inställningen är det som vi vill skicka med. Ledarskap är inte något man föds till, det kan man lära sig men framför allt måste man vilja se människor växa.”

Engagemang är sedan länge en akilleshäl i arbetslivet. Det visar studie på studie. Victoria Roos Olsson presenterar siffror på att 52 procent inte är engagerade och hela 18 procent är aktivt oengagerade. Det lämnar chefen att segla i medvind med bara en tredjedel av arbetsstyrkan. Därför handlar också den andra uppgiften om vikten av att hålla en-till-en-möten med medarbetarna. Men till skillnad från den ordinarie inställningen att dessa möten är till för att följa medarbetarens utveckling så menar Victoria Roos Olsson och hennes medförfattare att huvudfokus i de enskilda mötena måste handla om att se till att medarbetarna blir och förblir engagerade.

Till den tredje uppgiften som första linjen-chef – att bygga sitt team för att få resultat – hör att kunna delegera.

”Återigen handlar det om inställningen. En anledning till att vi inte delegerar är att vi tänker att det är lättare att göra det själv, men man måste tänka om till att teamet ska bli så här mycket bättre innan året är slut så vad kan jag göra för att lyfta varje individ. Vad behöver medarbetarna lära sig för att klara av att nå målet och hur kan jag hjälpa dem i deras utveckling på vägen dit.”

När Victoria Roos Olsson var chef för utveckling och utbildning på det sjustjärniga hotellet Jumeirah i Dubai upplevde hon själv hur svårt det kan vara att skapa en kultur av feedback, som är första linjen-chefens fjärde uppgift.

”Det handlar ju inte bara om att du ska ge feedback till dina medarbetare. Du måste också be om det för egen räkning. Och ju mer senior du är desto svårare blir det att få ärlig feedback.”

Man måste vara lite kreativ och gå andra vägar hävdar hon, och berättar om hur hon bad sina medarbetare att rita bilder av nuläget. När hon såg hur hon själv framställdes som en hastig virvelvind i skarpa färger i en ganska kaosartad omgivning lärde hon sig något nytt om sitt eget ledarskap.

Den mentala inställningen som krävs för att ta till sig den femte uppgiften; att leda genom förändring handlar om att man inte kan kontrollera och bära förändring åt sitt team, utan man måste se till att bli bäst på att förändras tillsammans med dem. Utifrån det faktum att 75 procent av alla förändringsinitiativ misslyckas har Franklin Covey tagit fram en enkel modell över de zoner man behöver ta sig igenom tillsammans med sitt team; zone of status quo, zone of disruption, zone of adoption och zone of better performance.

Den största ledarskapskompetensen i framtiden tror dock Victoria Roos Olsson ligger i det som oftast anses fullständigt självklart. Att skapa och hålla sin energi uppe. Hygienfaktorerna: äta, röra sig, sova, koppla och relatera.

”Inte som vi traditionellt pratar om hur jag styr min egen energi. Det är så klart jätteviktigt för att orka med det krävande jobbet och vara en förebild, men betydligt väsentligare är hur du fångar och pratar om dessa ämnen i ditt team. Det är ett problem med att vissa framgångsrika chefer till exempel skryter om hur lite de behöver sova. All forskning visar att vi behöver sova minst sju timmar per natt.”

Arbetet med att bli en riktigt bra första linjen-chef för sitt team kan börja med att man ställer sig själv några viktiga frågor, i syfte att tänka igenom sin mentala inställning.