Checklista – 6 tips för minskat it-strul
”Det rimliga vore att kalla it-strulet för vad det är: ett allvarligt digitalt arbetsmiljöproblem.” Det säger it-experten Jonas Söderström, som menar att de digitala systemen är underskattade som energitjuvar på jobbet. Här ger han sina bästa råd för att få bukt med problemet.
Två av fem. Så många chefer tycker att it-strul är den värsta energitjuven på jobbet.
It-strul, förresten – det är egentligen en på tok för mild beteckning för något som så påtagligt suger musten ur svenska chefer.
Det anser Jonas Söderström, ux-strateg och författare till boken Jävla skitsystem! om bristerna i den nya digitala arbetsvärlden.
”Att enbart kalla det för strul ligger i it-branschens intresse. Intrycket blir lätt att det inte är så farligt, att lösningen ligger i inköp av nya nätverk, fler servrar och licenser. I själva verket handlar det ofta grundläggande brister i system som är feltänkta från början, uselt anpassade för uppgifterna”, säger Jonas Söderström och fortsätter:
”Mobbning på arbetsplatserna kallar vi ju inte för personalstrul. Det rimliga vore att kalla it-strulet för vad det är: ett allvarligt digitalt arbetsmiljöproblem.”
Att så många chefer, så långt in i digitaliseringseran ännu plågas av illa fungerande system är en bild som går stick i stäv med tech-industrins eviga löften om ökad effektivitet.
Jonas Söderström upplever själv att it-krånglet blir allt mer påtagligt ju mer digitaliseringen fortskrider, och inte sällan äter upp de utlovade vinsterna.
Han tar den automatiska patientchatt som Region Östergötland införde i tjänsten 1177, som färskt exempel.
Systemet visade sig vara långsammare än personlig telefonrådgivning, sluka ytterligare resurser från vården och göra potentiellt farliga felbedömningar, enligt regionen själv.
Verktyget har nu slopats och anmälts till Läkemedelsverket.
”Mobbning på arbetsplatserna kallar vi ju inte för personalstrul.”
”En gång i tiden datoriserades lönehanteringen. Det var en stor framgång. Datorer är ju oerhört bra på att multiplicera antalet timmar med en viss ersättning och sedan räkna ut summorna”, säger Jonas Söderström, och tillägger:
”Dagens arbetsplatser har många fler system, med långt mer komplicerade uppgifter. System som är sammankopplade och överlappar varandra. Det innebär ett stort mått av friktion. Minsta fel kan leda till väldiga dominoeffekter som fortplantar sig genom hela systemfloran.”
Vad ska den vanliga chefen göra för att hantera detta?
”Det svåra är att de flesta chefer är mellanchefer, med begränsad möjlighet att påverka. Det är ändå viktigt att insistera på nyttan, försöka få fram fakta och ställa kanske obekväma frågor kring införseln av nya digitala verktyg och system. Vad får vi egentligen ut av det? Går fördelarna att mäta? Vilken är tidsåtgången? Var finns de inbyggda distraktionerna, och riskerar de att påverka kärnverksamheten på ett sätt som faktiskt inte är bra? Chefen har ju också ett arbetsmiljöansvar, och då gäller det att löpande intressera sig för den här frågan.”
Checklista – 6 tips för minskat it-strul
- Utvärdera det gamla. Se till att nuvarande arbetssätt utvärderas grundligt innan nya it-system utvecklas eller köps in. Vad är bra, vad är dåligt? Finns nyttiga, underskattade sidoeffekter av det gamla arbetssättet som riskerar att försvinna med det nya?
- Sätt effektmål. Se till att det finns klara effektmål för vad det nya systemet ska uppnå. Förutom tiden det tar att utföra en uppgift, kan det vara att se till att antalet fel minimeras. Antalet klick för att göra en uppgift kan vara en grov mätare på hur krångligt eller lätt det blir.
- Jämför med andra. Finns det nya systemet redan i bruk i andra verksamheter? Kolla med användarna där hur nöjda eller missnöjda de är
- Kräv besked om underhåll. Vad kommer det nya systemet att kräva av underhåll, uppdateringar och säkerhetsrutiner? Kräv en redovisning, i tid och personal. Följ upp och kontrollera efter införandet.
- Säkra användbarhetskompetens. Säkerställ att minst en person med kompetens inom användbarhet finns med som er ambassadör under hela utvecklings- och implementeringsperioden. Är det ett mycket stort projekt kan det behövas flera.
- Utbilda och säkerställ fortlöpande stöd. Avsätt ordentligt med planerad tid för utbildning, träning och stöd, med uppföljning och repetition. Gör också en plan för hur man kan sätta in extra resurser vid införandet, om systemet visar sig krångligare eller besvärligare än befarat.
Källa: Jonas Söderström, Jävla skitsystem!
Fortsätt läsa kostnadsfritt!
Vi behöver bara en minut…
Så roligt att du vill fortsätta läsa! Det får du strax göra, utan att betala något.
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis!
Dina uppgifter delas aldrig med tredje part. Läs vår integritetspolicy här.
