5 jobbmejl du aldrig ska skicka

Undvik att stå som avsändare till irriterande, förvirrande och ineffektiva mejl – det gör dig inte bara till en populärare arbetskamrat och chef, utan motverkar också grava misstag som riskerar att skapa trassel längre fram, rapporterar Forbes och listar några av de mest hatade mejlen på jobbet.   

1. ”Krig och fred”-mejlet

Att mitt under en stressig arbetsdag få ett långt, vindlande och föregivet viktigt mejl uppdelat i ändlösa stycken och utan ände i sikte kan vara en av de mest gastkramande kontorsupplevelser som finns. Medan ögonen frenetiskt letar fram och tillbaka i fåfäng jakt på huvudpoäng och syfte, sjunker faktum långsamt in: det är det fruktade ”Krig och fred”-mejlet, uppkallat efter Tolstojs tegelstenstjocka klassiker. En typisk reaktion är att lägga ner massor med tid på att läsa igenom och svara, eller markera mejlet som oläst och fortsätta med det man just höll på med (och frukta ögonblicket när man ska tvingas öppna mejlet igen).

Gör i stället så här: Se till att hålla dina mejl korta och koncisa, med syfte och vad som förväntas tydligt uttryckt. Använd punkter och gles styckesindelning för att göra mejlen mer läsbara.

2. Dubbelpipe-mejlet

Ett av de mest förvirrande och frustrerande mejlen, då mottagarna är två eller flera personer som samtliga avkrävs enskilt agerande och ansvar. Faller ofta mellan stolarna då alla mottagare anser sig ha giltiga ursäkter för att avstå från respons: ”Jag trodde att han/hon jobbade med saken”. Leder ofta till allmän villervalla då vagheten i budskapet mest föranleder frågor.

Gör i stället så här: Om du skickar ett mejl till flera personer, identifiera eller försök åtminstone att föreslå vem som ska hålla i uppdraget samt klargör varför så många står på mottagarlistan. Om du letar efter frivilliga, uttryck detta på ett tydligt sätt.

3. Ickesvars-mejlet

Svarsmejlet som inte besvarar de frågor som ställes i ett första mejl. Att få svar på sina frågor och erhålla information är ju, när allt kommer omkring, själva poängen med att mejla, inte e-postandet i sig. Ändå består mycket av mejl-aktiviteten av meddelanden som bara leder till igenkorkade mejlkorgar och ännu fler onödiga mejl.

Gör i stället så här: Lyft fram dina frågor genom att markera eller numrera dem. Om meddelandet är långt, överväg att upprepa frågorna på slutet. Eftersom vissa medarbetare har begränsad koncentrationsförmåga, kan det vara bäst att enbart formulera en eller två frågor per mejl.

4. Ilske-mejlet

Ett trist sätt att börja dagen är att läsa ett mejl späckat med sarkasmer och invektiv, uppenbart formulerat av någon som hellre borde ha tagit ett snack per telefon eller ansikte mot ansikte. Det är lätt att vara modig i skyddet av en skärm, och åtskilliga har begått misstaget att fyra av ett ilsket mejl med skriftliga formuleringar som man nog aldrig skulle ha uttryckt muntligen. Att låta ilskan få sitt utlopp via mejl kan ge tillfredsställelse i stunden, men är sällan någon ideallösning då formuleringarna kan chocka folk. Återverkningarna kan bli betydande och långvariga.

Gör i stället så här: Eftersom mejlande i ilska i regel är ett recept för katastrof, undvik det till varje pris. Gör i stället ett utkast, men sov på saken och gå igenom formuleringarna igen innan du skickar iväg det. Du kan också be en vän om respons i förväg, eller allra bäst: skippa mejlet helt och hållet och be om ett möte för att reda ut saken ansikte mot ansikte.

5. Undvikande-mejlet

Människor tenderar allt mer att mejla för att slippa kommunikation. Tvärtemot en gängse uppfattning, är mejl inte alls den bästa tänkbara kommunikationsformen i alla lägen, utan kan i själva verket trassla till situationer som lätt hade retts ut med hjälp av ett enkelt telefonsamtal, en videochatt eller ett vanligt möte. Att få ett undvikande-mejl leder oftast ingen vart, utan syftar ofta till att förskjuta ansvaret till någon annan.

Gör i stället så här: Undvik instinkten att genast mejla tillbaka. Ta dig i stället tiden att utröna den bästa formen av kommunikation. Om frågan är komplicerad, brådskande eller känslig, skippa mejl helt och hållet och använd dig av en mer mångfacetterad metod, som ett möte eller videosamtal.