mingel2
Foto från konferensen Battle of the numbers i november 2013, som bland andra Chef låg bakom. Foto: Peter Magnusson.

5 bästa tipsen för en mer effektiv konferens

Heldagskonferenser och kickoffer riskerar att bli både dyra och att inte ge så mycket som du skulle önska. Med hjälp av några enkla grundregler kan du få dem betydligt mer effektiva.

1. Svara på frågan ”varför?”
Alltför många börjar planera konferensen utan att ha den mest grundläggande frågeställningen klar för sig: För vem håller du mötet, och varför?

Det menar Tommy Brotte som har anordnat möten sedan 1988, driver företaget Interaktiva möten och ansvarar för kursen Möteskommunikation på Berghs school of communication i Stockholm.

”Man måste alltid fråga sig varför mötet ska äga rum. Vill ledningen åstadkomma verklig förändring krävs en riktig dialog med mötesdeltagarna”, säger han.

Läs också: Värsta fällan vid en kickoff

2. Var en god värd – på riktigt
En god värd möter gästerna i dörren – och ger dem genuin uppmärksamhet när de anländer till konferensen.

”Alla pratar om vikten av värdskap och bemötande, men nästan alla går bet på just den punkten. Alltför ofta står ledningsgruppen i ett hörn och pratar med varandra”, säger Tommy Brotte. 

3. Sitt i öar
För att få till en riktigt bra dialog bör deltagare från olika delar av företaget blandas. En tumregel är att varje ö inte bör bestå av fler än sex personer.

4. Var interaktiv
Ett bra möte måste innehålla fyra komponenter:
– Provokation.
– Inspiration.
– Reflektion.
– Interaktion.

Enligt Tommy Brotte är samspelet mellan mötesdeltagarna det allra viktigaste för att nå verkliga resultat. Se därför till att ha goda marginaler för öppna diskussioner och workshop-övningar.

Läs också: Här är höstens hetaste kickoff-trend

5. Stoppa efter 18 minuter
En programpunkt får aldrig vara längre än 18 minuter. Längre än så klarar mötesdeltagarna inte av att hålla koncentrationen uppe.

Det är betydligt mer effektivt att hålla dragningarna korta och i stället ägna tid åt att låta deltagarna diskutera och reflektera över det som sagts. Då förstår de och minns budskapen betydligt bättre.

”Många deltagare gillar ju att bara sitta och lyssna. Vill arrangören få högt betyg på utvärderingen räcker det ofta med att erbjuda spännande föreläsare i en bekväm biosittning. Problemet är att det sällan ger någon effekt på resultaten. Interaktivitet är nyckeln för att verkligen nå framåt”, säger Tommy Brotte.

(Bonus: 6. Gör som Steve Ballmer)
Visa att Du. Älskar. Din. Organisation. Microsofts förre vd gjorde sig känd för sin, eh, entusiasm på scen. Se och njut:

Läs också: Så syr du ihop höstens kickoff

Relaterade artiklar

Collage av de ledarskapspoddar som nämns i artikeln
Kommunikation

10 ledarskapspoddar du inte vill missa

Poddar om ledarskap, karriär och arbetsliv har fullkomligt exploderat på sistone. Vi har listat 10 av de bästa just nu.
Cheferna Sebastian Persson och Carina Kjellberg har tagit en Executive MBA på Stockholms universitet.
03:10
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

Studier och chefsjobb samtidigt – då lyfter ledarskapet

Video: Cheferna Sebastian Persson och Carina Kjellberg har nyss tagit en Executive MBA. Den tvååriga deltidsutbildningen har gjort stor skillnad tycker de: ”Är man nyfiken, då får man extremt mycket tillbaka.” ”Ta chansen!”
Tips: Se till att kameran är avstängd när du går på toa.
Arbetsmiljö

”Oj då, var kameran på...?” – här är 4 episka Zoom-misstag

Märkliga smeknamn, familjekonflikter och toalettbesök – mycket kan avslöjas under videomöten i hemmet. Så här undviker du några vanliga pinsamheter.
chefer-3
Kommunikation

Så förmedlar 3 chefer trygghet i coronakrisen

”Det nya coronaviruset prövar oss som medmänniskor. Nu behöver varje person förbereda sig mentalt på vad som väntar,” sa statsministern i sitt tal till nationen. En central uppgift för ledare i kristider är att vara en trygg punkt. Chef frågade tre chefer hur de agerar gentemot medarbetarna.

orony
Kommunikation

”Som ledare har man inte lyxen att ge efter för oron”

Det är viktigt för chefen att sprida lugn bland medarbetarna i coronatider. Och för att själv behålla lugnet kan det vara bra att begränsa sin nyhetskonsumtion. Det var några av råden när psykologen Björn Hedensjö besvarade frågor i Chefs nya facebookgrupp Chefa i coronakrisen på fredagen.

Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation.
Kommunikation

Expertens kristips: ”Orka skapa dialog med dina medarbetare”

Hur ska du prata med medarbetarna i coronatider? Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation. En grundbult: ”Människor är i första hand människor och man behöver bemöta deras rädsla.”
al_ledarstil_stor
Annonssamarbete Chef + Atrium Ljungberg

Kontoret – en viktig nyckel i ditt ledarskap

Allt fler satsar på sitt kontor – trots digitalisering och ökat distansarbete. Anledningen? Nya möjligheter för kontoret som ledarskapsverktyg och må-bra-faktor.
Bild på ledare som motar bort coronavirus
Kommunikation

Coronakrisen: Nytt diskussionsforum för chefer

Det nya coronaviruset har skapat svåra situationer för chefer och ledare över hela världen, och vi på Chef får många frågor från människor som står inför stora beslut. Vi startar nu därför en Facebookgrupp där chefer kan diskutera och stötta varandra.