mingel2
Foto från konferensen Battle of the numbers i november 2013, som bland andra Chef låg bakom. Foto: Peter Magnusson.

5 bästa tipsen för en mer effektiv konferens

Heldagskonferenser och kickoffer riskerar att bli både dyra och att inte ge så mycket som du skulle önska. Med hjälp av några enkla grundregler kan du få dem betydligt mer effektiva.

1. Svara på frågan ”varför?”
Alltför många börjar planera konferensen utan att ha den mest grundläggande frågeställningen klar för sig: För vem håller du mötet, och varför?

Det menar Tommy Brotte som har anordnat möten sedan 1988, driver företaget Interaktiva möten och ansvarar för kursen Möteskommunikation på Berghs school of communication i Stockholm.

”Man måste alltid fråga sig varför mötet ska äga rum. Vill ledningen åstadkomma verklig förändring krävs en riktig dialog med mötesdeltagarna”, säger han.

Läs också: Värsta fällan vid en kickoff

2. Var en god värd – på riktigt
En god värd möter gästerna i dörren – och ger dem genuin uppmärksamhet när de anländer till konferensen.

”Alla pratar om vikten av värdskap och bemötande, men nästan alla går bet på just den punkten. Alltför ofta står ledningsgruppen i ett hörn och pratar med varandra”, säger Tommy Brotte. 

3. Sitt i öar
För att få till en riktigt bra dialog bör deltagare från olika delar av företaget blandas. En tumregel är att varje ö inte bör bestå av fler än sex personer.

4. Var interaktiv
Ett bra möte måste innehålla fyra komponenter:
– Provokation.
– Inspiration.
– Reflektion.
– Interaktion.

Enligt Tommy Brotte är samspelet mellan mötesdeltagarna det allra viktigaste för att nå verkliga resultat. Se därför till att ha goda marginaler för öppna diskussioner och workshop-övningar.

Läs också: Här är höstens hetaste kickoff-trend

5. Stoppa efter 18 minuter
En programpunkt får aldrig vara längre än 18 minuter. Längre än så klarar mötesdeltagarna inte av att hålla koncentrationen uppe.

Det är betydligt mer effektivt att hålla dragningarna korta och i stället ägna tid åt att låta deltagarna diskutera och reflektera över det som sagts. Då förstår de och minns budskapen betydligt bättre.

”Många deltagare gillar ju att bara sitta och lyssna. Vill arrangören få högt betyg på utvärderingen räcker det ofta med att erbjuda spännande föreläsare i en bekväm biosittning. Problemet är att det sällan ger någon effekt på resultaten. Interaktivitet är nyckeln för att verkligen nå framåt”, säger Tommy Brotte.

(Bonus: 6. Gör som Steve Ballmer)
Visa att Du. Älskar. Din. Organisation. Microsofts förre vd gjorde sig känd för sin, eh, entusiasm på scen. Se och njut:

Läs också: Så syr du ihop höstens kickoff

Relaterade artiklar

En kvinna står framför en Whiteboard-tavla med lappar på och talar inför en grupp personer som sitter vid ett bord.
Kommunikation

Ny studie: Det händer när chefen sviker

Hur meningsfullt dina medarbetare upplever sitt jobb påverkas av din förmåga att stötta dem. En ny studie visar att ledarskapet gör förvånansvärt stor skillnad för känslan av meningsfullhet på jobbet.

Håkan Bergsten, kommunchef i Flen, ser hur bland annat ledarskap och delaktighet har stärkts.
Annonssamarbete Chef + Winningtemp

Kommunchefens metod för bättre ledarskap

Mätbart bättre ledarskap, arbetsglädje, arbetssituation, engagemang och delaktighet. Här är receptet från Flens kommun.

linda_waxin_kronikor
Arbetsmiljö

Linda Waxin: ”Vågar du skapa dålig stämning?”

”Många som känner mig ytligt kommer att ha väldigt svårt att tro på detta. Men jag är en av de många kvinnor som hållit tyst”, skriver Chefs krönikör Linda Waxin.
Niclas Sigholm
Digital utveckling

Drastiska beslutet: Förbjöd all internmejl

Sedan flera år tillbaka råder förbud mot internmejl på företaget Sigholm. Resultatet? Effektiviteten har skjutit i höjden.
7 personer i videosamtal
Kommunikation

”Du är på mute” – här är uttrycken som ökat mest bland chefer

Yttrade du orden ”du är på mute” många gånger förra året? Då är du inte ensam. Orden användes 1000 procent fler gånger i amerikanska affärsmöten mellan chefer och investerare 2020 än året innan, visar en ny undersökning

Läsning av Röda Rummet, vid grön gran
Kommunikation

Julläsning för chefer

En lugnare jul än vanligt står för dörren. Varför inte använda den lediga tiden till att läsa skönlitteratur? Chef har satt samman en litteraturkanon för svenska chefer.
HR och chefer behöver få bättre koll på orsakerna bakom sjukfrånvaron, menar Tobias Ekros, vd på MedHelp.
Annonssamarbete Chef + MedHelp

Blind fläck hos HR hindrar minskning av sjukfrånvaro

Arbetet med att sänka sjuktalen är viktigt, men ofta ineffektivt. En ny rapport pekar på flera möjliga orsaker.

Ung kvinna som talar inför publik.
Kommunikation

Så når du fram till högsta chefen

Att kortfattat delge information åt en högt uppsatt chef eller politiker är en konst. En som vet hur man gör är expert-briefaren Grant Harris, som tjänstgjort i Vita huset och ägnat åratal åt att briefa toppchefer – till och med USA:s president.