mingel2
Foto från konferensen Battle of the numbers i november 2013, som bland andra Chef låg bakom. Foto: Peter Magnusson.

5 bästa tipsen för en mer effektiv konferens

Heldagskonferenser och kickoffer riskerar att bli både dyra och att inte ge så mycket som du skulle önska. Med hjälp av några enkla grundregler kan du få dem betydligt mer effektiva.

1. Svara på frågan ”varför?”
Alltför många börjar planera konferensen utan att ha den mest grundläggande frågeställningen klar för sig: För vem håller du mötet, och varför?

Det menar Tommy Brotte som har anordnat möten sedan 1988, driver företaget Interaktiva möten och ansvarar för kursen Möteskommunikation på Berghs school of communication i Stockholm.

”Man måste alltid fråga sig varför mötet ska äga rum. Vill ledningen åstadkomma verklig förändring krävs en riktig dialog med mötesdeltagarna”, säger han.

Läs också: Värsta fällan vid en kickoff

2. Var en god värd – på riktigt
En god värd möter gästerna i dörren – och ger dem genuin uppmärksamhet när de anländer till konferensen.

”Alla pratar om vikten av värdskap och bemötande, men nästan alla går bet på just den punkten. Alltför ofta står ledningsgruppen i ett hörn och pratar med varandra”, säger Tommy Brotte. 

3. Sitt i öar
För att få till en riktigt bra dialog bör deltagare från olika delar av företaget blandas. En tumregel är att varje ö inte bör bestå av fler än sex personer.

4. Var interaktiv
Ett bra möte måste innehålla fyra komponenter:
– Provokation.
– Inspiration.
– Reflektion.
– Interaktion.

Enligt Tommy Brotte är samspelet mellan mötesdeltagarna det allra viktigaste för att nå verkliga resultat. Se därför till att ha goda marginaler för öppna diskussioner och workshop-övningar.

Läs också: Här är höstens hetaste kickoff-trend

5. Stoppa efter 18 minuter
En programpunkt får aldrig vara längre än 18 minuter. Längre än så klarar mötesdeltagarna inte av att hålla koncentrationen uppe.

Det är betydligt mer effektivt att hålla dragningarna korta och i stället ägna tid åt att låta deltagarna diskutera och reflektera över det som sagts. Då förstår de och minns budskapen betydligt bättre.

”Många deltagare gillar ju att bara sitta och lyssna. Vill arrangören få högt betyg på utvärderingen räcker det ofta med att erbjuda spännande föreläsare i en bekväm biosittning. Problemet är att det sällan ger någon effekt på resultaten. Interaktivitet är nyckeln för att verkligen nå framåt”, säger Tommy Brotte.

(Bonus: 6. Gör som Steve Ballmer)
Visa att Du. Älskar. Din. Organisation. Microsofts förre vd gjorde sig känd för sin, eh, entusiasm på scen. Se och njut:

Läs också: Så syr du ihop höstens kickoff

Relaterade artiklar

Till vänster en ung kvinna på ett kontor som ser stressad ut. Till höger Nema Abdihakim Ali.
Kommunikation

Hon startar en akut för chefer

Nu öppnar en chefsakut där erfarna mentorer ger samtalsstöd åt chefer som stött på problem.
”Det ska vara lika lätt som att boka en nätläkare”, säger entreprenören Nema Abdihakim Ali.

Helena Martini, HR-chef på fastighetsbolaget Atrium Ljungberg, ser hälsokontroller för medarbetare som en investering. Foto: Christoffer Edling
Annonssamarbete Chef + Werlabs

Enkelt hälsotest lyfter prestationer på jobbet

”Det är att visa omtänksamhet i handling”, säger Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg, om den hälsokontroll som har blivit ett viktigt redskap och en uppskattad del av arbetet med hållbara medarbetare.

En ung kille med munskydd arbetar ensam i en stor lagerlokal.
Kommunikation

Hur mår medarbetarna när chefen är en dator?

En dator som chef, det är något som blir allt vanligare inom logistik och handel. Men hur mår medarbetarna av det? Det ska man ta reda på nu.

Johannes Hylander sitter vid ett skrivbord och samtalar med en medarbetare. Bakom honom syns en skärm där många medarbetare är uppkopplade för ett digitalt möte.
Kommunikation

”Hybridmöten kräver mer av dig som chef”

På kommunikationsbyrån New Republic är hybridmöten vardag, pandemi eller ej.
”Det kräver mycket mer ansvar av mig som chef att få det att fungera”, säger Johannes Hylander, en av grundarna och huvudägarna.

En ung man och kvinna, båda iförda munskydd,
Kommunikation

8 tips för ett lyckat hybridmöte

Hösten är på ingång och så även hybridmötena, något som vi måste vänja oss vid, vare sig vi vill eller inte. Erik Mattsson, vd och grundare på Ordrum, utbildar chefer i konsten att leda hybridmöten. Här är hans 8 bästa tips för lyckade hybridmöten.

En kvinna som sitter vid en dator tittar bakåt och ser orolig ut.
Kommunikation

Chefens ord som får pulsen att rusa

Nu är det bevisat – vissa av dina fraser får medarbetarnas puls att gå upp rejält. Här är listan på några av de mest pulshöjande fraserna.

Med ett verktyg för strukturerad och tydlig feedback har Johan Isacsson på Skandia lyft sitt team rejält.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Han hittade succémetoden för bättre ledarskap

Glada medarbetare, hög kundnöjdhet och dubblad försäljning. Möt chefen som ser sina medarbetare som Formel 1-förare och regelbundet tar in dem i depån.

Bild på Arvid Axland och på glassmenyn.
Kommunikation

Med glass på rekryteringsmenyn

Att låta kandidaterna i en rekryteringsprocess få välja glass med olika personliga egenskaper är det senaste knepet i kommunikationsbyrån Pools rekryteringsprocess. Ett knep som var tänkt som en rolig grej men som också ledde till seriösa fördelar.