Chef med eget rum en utrotningshotad art

Vad har Nordea, Swedbank och Försäkringskassan har gemensamt? Alla tre kommer inom en snar framtid att haka på den framtida utformningen av kontor: så kallade aktivitetsbaserade arbetsplatser. Det innebär att arbetsplatsen främst utgörs av ett öppet landskap där alla, chefer som medarbetare, sitter. Ingen har en egen arbetsplats utan man väljer dagens plats beroende på vilka uppgifter man gör den dagen. Behöver man ta ett privat telefonsamtal eller koncentrera sig mer på någon uppgift finns tysta rum som komplement.

”Det är många chefer som motsätter sig att sitta i öppna landskap eftersom de tror att de behöver eget kontor för att kunna sköta privata samtal”, säger Diana Stegmeier, författare till boken Innovations in Office Design och expert inom arbetsplatsförändring. ”Men det stämmer inte, eftersom de tysta rummen kan användas för både möten och telefonsamtal, övrig tid kan tillbringas i kontorslandskapet.”

Diane Stegmeier är på besök i Sverige för att tala om framtidens kontorsmiljöer. Hon menar att distansarbete och flexiblare arbetsscheman är två faktorer som ligger bakom de framtida förändringarna. Kontoret får i framtiden en ny funktion.

”Arbetsplatsen kommer att bli en magnet som drar in personalen på grund av sociala faktorer”, säger Diane Stegmeier.

I stället för att arbeta på kontoret från nio till fem, spår Diane Stegmeier att de anställda kommer att boka tid för att komma in till kontoret för att träffa sina kolleger. Det påverkar chefer och deras ledarskap – både fysiskt och psykiskt. Chefen måste inte bara vänja sig vid den transparens som det öppna landskapet innebär utan också justera sitt ledarskap eftersom arbetsuppgifterna kommer att anpassas mer och mer efter individen. En trend som redan är verklighet på vissa företag i USA.

”I USA börjar villkoren för arbetet bli allt mer flexibla. En 40-timmars vecka kan till exempel arbetas av på 4 dagar om det passar den enskilda medarbetaren
bättre”, säger Diane Stegmeier.

Kommer vi att behöva kontoret alls i framtiden?

”Ja. Kontoret behövs eftersom företaget måste ha den sociala plattformen som arbetsplatsen utgör. Kontoret engagerar medarbetarna”, svarar Diane Stegmeier.

Hennes tes stärks av verkliga exempel. Ett sådant är det beslut Marissa Mayers, vd för Yahoo, tog i våras då hon förbjöd distansarbete för alla anställda. Framtidens kontorsmiljöer kommer att vara en stor diskussionsfråga även i framtiden, och aktivitetsbaserade arbetsplatser har sina för- och nackdelar. Vi bad Diane Stegmeier lista några av dem:
Fördelar

• Kostnadsbesparingar för lokalerna. Utrymmena används mer effektivt.
• De aktivitetsbaserade arbetsplatserna skapar möjligheter för medvetna och omedvetna kunskapsutbyten. Fördelen med att sitta i öppna landskap är att man hör varandra arbeta. Då ökar också dialogerna, kompetensen och samhörigheten i arbetsgrupperna. Gäller både för chefer och medarbetare.
• Forskning visar att det frigörs energi och finns mer positivitet i team som sitter tillsammans i öppna landskap.

Nackdelar

• Det ställer större krav på ljudmiljön. Akustiska behov måste tillgodoses. Det är en förutsättning för att arbetet i det öppna landskapet ska fungera, menar Diana Stegmeier.
• Både chefer och medarbetare måste utbildas för att använda denna arbetsmiljö på bästa sätt.