burn_money

Undvik de dyra mötesfällorna

Onödiga möten är pengar i sjön och skapar stress. Dessutom avslöjar de brister hos chefer.
”Dåliga möten är ett tecken på dåligt ledarskap”, menar mötesexperten Micke Darmell.
Så lär dig vässa möteskulturen.

Trista, ineffektiva och onödiga möten kostar svenska organisationer 170 miljarder kronor per år bara i lönekostnad, enligt analysföretaget 3S.
De kostnaderna är toppen av isberget. Börjar vi räkna på sådant som kostnader för det som dåliga möten bidrar med när det kommer till ökad stress och otrivsel – ja då blir det ännu dyrare.

Chef Seminarium: Lär dig skapa effektiva och mer kreativa möten som sparar tid och stress

Chefer behöver ta tag i den interna möteskulturen och sätta stopp för resursslöseriet. Möteskulturen i en organisation skvallrar om så mycket annat, menar mötesexperten Micke Darmell på gr8 meetings.
”Den är en temperaturmätare för mycket annat, framför allt för ledarskapet. Vi ser hur interna processer ökar i många bolag och då blir det ännu viktigare med en bra möteskultur och att fokusera på att bara göra det som skapar värde.”

Micke Darmell kallar sig mötesevangelist och är en av Sveriges mest uppskattade och anlitade föreläsare. Han har över 20 års erfarenhet från mötesbranschen och driver sedan åtta år tillbaka gr8 meetings som hjälper organisationer förbättra sina möten.

På ytan kan det verka enkelt att förändra dåliga möten.
”Vi tror att vi vet hur vi ska göra, men eftersom vi inte förändrar vårt beteende eller vår arbetsplatskultur så hjälper det inte.”

Att ta fram en mötespolicy är en bra början. I det arbetet är det främst processen och delaktigheten som är viktiga, menar Micke Darmell. De flesta är snabbt överens om hur man skapar bra möten.

”Men om förbättringen ska bli bestående så krävs det att chefer och ledare är involverade i processen.”

Chef Seminarium: Bli en bättre mötesledare under en halvdag med Micke Darmell

Micke Darmell har en tydlig idé om vad som är ett bra internt möte och vilken roll det ska spela i organisationen.

”Alla möten ska ha ett tydligt syfte och mål. De fasta mötena ska alltid utgå från verksamhets- och affärsplanen. Då kommer de vara en hjälp i att leda oss dit vi ska. Då kan också mötena bli kittet som håller ihop verksamheten, där vi försäkrar oss om att ingenting ramlar mellan stolarna.”

Ytterligare ett kännetecken för ett bra möte är känslan när du går ut från det.

”Har du mer energi än innan – då har du haft ett bra möte.”

Läs också: Ställ enkla frågan – få bättre möteskultur

När man börjar titta på syftet med olika typer av fasta möten i en organisation så kommer ett antal möten försvinna.

”Det har hänt i alla organisationer jag varit inne i.”

Men det kan också tillkomma ett eller två möten.

”I en organisation var det uttalat att de skulle jobba med ökad mångfald, men de hade inga möten som säkerställde att man faktiskt gjorde det. Få företag kopplar tydligt samman olika möten med mål i affärsplanen. Men mötet bör vara det strategiska verktyget för att nå dit man vill. ”

Bygg en bättre möteskultur

Mötesexperten Micke Darmell tipsar om några sätt att styra upp en eftersatt möteskultur. Vinsterna blir stora, lovar han.
”När man tar tag i möteskulturen så frigörs tid. Mötena blir också kortare och ger bättre effekt.”

Få bukt med mötes-gnället. Ord har betydelse och formar attityd. Säg ifrån om jargongsnacket kring era möten blir för negativt.  I en bra möteskultur tar alla större personligt ansvar för att möten ska bli bra.

Ha alltid ett syfte. Ja, det här är tjatigt. Ja, alla vet redan. Men se till alltid ha ett syfte. Varför har vi mötet? Mötet i sig kan vara hur trevligt som helst, men om det inte leder organisationen framåt är det onödigt. Informationsmöte är inte ett syfte.
”Över hälften av alla möten i Sverige saknar ett tydligt syfte och mål idag”, säger Micke Darmell.

Inga nollställda deltagare. Ansvaret för det är lika stort hos mötesdeltagare som mötesledare. Om du blir kallad till möte utan angivet syfte eller mål, så påminn på ett trevligt sätt om att du gärna vill veta det, för att kunna bidra i mötet. Ska du inte bidra så är det ett onödigt möte för dig.

Gör det enkelt att lyckas med mötet. Sätt enkla och konkreta mål med vad ni ska uppnå. Mål attraherar människohjärnan och vet vi vad vi ska prestera så kommer vi att göra det.

Älska möten som chef! De är ett utmärkt verktyg för effektivt ledarskap. Som chef är det här du enklast förankrar beslut. Företag som vill sätta nya värderingar har ett utmärkt tillfälle vid fasta möten.
”Avsluta varje möte med att stämma av mot era värderingar. Då kommer ni att levandegöra era värderingar och börja leva dem”, tipsar Micke Darmell.

Utnyttja allas kraft på personalmöten. Alla ska känna sig sedda och hörda. Delaktighet är en del av syftet här. Se till att alla förarbetar lite på varje avdelning inför ett personalmöte. Vi vill känna mening, lust och delaktighet. Annars blir vi passiva, omotiverade och oengagerade.
”Personalmötet är ett symbolmöte för hur det står till på arbetsplatsen.”

Relaterade artiklar

7 personer i videosamtal
Kommunikation

”Du är på mute” – här är uttrycken som ökat mest bland chefer

Yttrade du orden ”du är på mute” många gånger förra året? Då är du inte ensam. Orden användes 1000 procent fler gånger i amerikanska affärsmöten mellan chefer och investerare 2020 än året innan, visar en ny undersökning

Att snabbt kunna hjälpa till i coronakrisen, bland annat med att paketera handsprit, ökade engagemanget hos medarbetare, menar Anna-Lena Strömsten på Scania.
Annonssamarbete Chef + Handelshögskolan i Stockholm

”Att hjälpa till finns i Scanias DNA”

En tvärnit i verksamheten startade en positiv kedjereaktion hos Scania. Att hjälpa till under pandemin har gett både ett innovationslyft och ny stolthet. ”Jag ser en nytändning hos medarbetarna”, säger Anna-Lena Strömsten, Head of People Development, hos lastbilstillverkaren.
Läsning av Röda Rummet, vid grön gran
Kommunikation

Julläsning för chefer

En lugnare jul än vanligt står för dörren. Varför inte använda den lediga tiden till att läsa skönlitteratur? Chef har satt samman en litteraturkanon för svenska chefer.
Ung kvinna som talar inför publik.
Kommunikation

Så når du fram till högsta chefen

Att kortfattat delge information åt en högt uppsatt chef eller politiker är en konst. En som vet hur man gör är expert-briefaren Grant Harris, som tjänstgjort i Vita huset och ägnat åratal åt att briefa toppchefer – till och med USA:s president.
Collage av de ledarskapspoddar som nämns i artikeln
Kommunikation

10 ledarskapspoddar du inte vill missa

Poddar om ledarskap, karriär och arbetsliv har fullkomligt exploderat på sistone. Vi har listat 10 av de bästa just nu.
woman-sitting-at-desk-watching-new-videoconference-application-online-review
Arbetsmiljö

”Oj då, var kameran på...?” – här är 4 episka Zoom-misstag

Märkliga smeknamn, familjekonflikter och toalettbesök – mycket kan avslöjas under videomöten i hemmet. Så här undviker du några vanliga pinsamheter.
Se webbinariet Chef Live i efterhand, med Apoteket, Handelshögskolan och Stora Enso.
46:07
Annonssamarbete Chef + Handelshögskolan i Stockholm

Lär dig om ledarskapet som ökar innovation och lönsamhet

Video:

Svenska storbolag och forskare är överens: Det här är ledarskapet som bygger lönsamma affärer. Se webbinariet Chef Live där du lär dig om ansvarsfullt ledarskap av Stora Ensos vd Per Lagervall, Apotekets Magnus Frisk och forskare på Handelshögskolan.

chefer-3
Kommunikation

Så förmedlar 3 chefer trygghet i coronakrisen

”Det nya coronaviruset prövar oss som medmänniskor. Nu behöver varje person förbereda sig mentalt på vad som väntar,” sa statsministern i sitt tal till nationen. En central uppgift för ledare i kristider är att vara en trygg punkt. Chef frågade tre chefer hur de agerar gentemot medarbetarna.