Undvik de dyra mötesfällorna
Onödiga möten är pengar i sjön och skapar stress. Dessutom avslöjar de brister hos chefer.
”Dåliga möten är ett tecken på dåligt ledarskap”, menar mötesexperten Micke Darmell.
Så lär dig vässa möteskulturen.
Trista, ineffektiva och onödiga möten kostar svenska organisationer 170 miljarder kronor per år bara i lönekostnad, enligt analysföretaget 3S.
De kostnaderna är toppen av isberget. Börjar vi räkna på sådant som kostnader för det som dåliga möten bidrar med när det kommer till ökad stress och otrivsel – ja då blir det ännu dyrare.
Chefer behöver ta tag i den interna möteskulturen och sätta stopp för resursslöseriet. Möteskulturen i en organisation skvallrar om så mycket annat, menar mötesexperten Micke Darmell på gr8 meetings.
”Den är en temperaturmätare för mycket annat, framför allt för ledarskapet. Vi ser hur interna processer ökar i många bolag och då blir det ännu viktigare med en bra möteskultur och att fokusera på att bara göra det som skapar värde.”
Micke Darmell kallar sig mötesevangelist och är en av Sveriges mest uppskattade och anlitade föreläsare. Han har över 20 års erfarenhet från mötesbranschen och driver sedan åtta år tillbaka gr8 meetings som hjälper organisationer förbättra sina möten.
På ytan kan det verka enkelt att förändra dåliga möten.
”Vi tror att vi vet hur vi ska göra, men eftersom vi inte förändrar vårt beteende eller vår arbetsplatskultur så hjälper det inte.”
Att ta fram en mötespolicy är en bra början. I det arbetet är det främst processen och delaktigheten som är viktiga, menar Micke Darmell. De flesta är snabbt överens om hur man skapar bra möten.
”Men om förbättringen ska bli bestående så krävs det att chefer och ledare är involverade i processen.”
Micke Darmell har en tydlig idé om vad som är ett bra internt möte och vilken roll det ska spela i organisationen.
”Alla möten ska ha ett tydligt syfte och mål. De fasta mötena ska alltid utgå från verksamhets- och affärsplanen. Då kommer de vara en hjälp i att leda oss dit vi ska. Då kan också mötena bli kittet som håller ihop verksamheten, där vi försäkrar oss om att ingenting ramlar mellan stolarna.”
Ytterligare ett kännetecken för ett bra möte är känslan när du går ut från det.
”Har du mer energi än innan – då har du haft ett bra möte.”
När man börjar titta på syftet med olika typer av fasta möten i en organisation så kommer ett antal möten försvinna.
”Det har hänt i alla organisationer jag varit inne i.”
Men det kan också tillkomma ett eller två möten.
”I en organisation var det uttalat att de skulle jobba med ökad mångfald, men de hade inga möten som säkerställde att man faktiskt gjorde det. Få företag kopplar tydligt samman olika möten med mål i affärsplanen. Men mötet bör vara det strategiska verktyget för att nå dit man vill. ”
Bygg en bättre möteskultur
Mötesexperten Micke Darmell tipsar om några sätt att styra upp en eftersatt möteskultur. Vinsterna blir stora, lovar han.
”När man tar tag i möteskulturen så frigörs tid. Mötena blir också kortare och ger bättre effekt.”
Få bukt med mötes-gnället. Ord har betydelse och formar attityd. Säg ifrån om jargongsnacket kring era möten blir för negativt. I en bra möteskultur tar alla större personligt ansvar för att möten ska bli bra.
Ha alltid ett syfte. Ja, det här är tjatigt. Ja, alla vet redan. Men se till alltid ha ett syfte. Varför har vi mötet? Mötet i sig kan vara hur trevligt som helst, men om det inte leder organisationen framåt är det onödigt. Informationsmöte är inte ett syfte.
”Över hälften av alla möten i Sverige saknar ett tydligt syfte och mål idag”, säger Micke Darmell.
Inga nollställda deltagare. Ansvaret för det är lika stort hos mötesdeltagare som mötesledare. Om du blir kallad till möte utan angivet syfte eller mål, så påminn på ett trevligt sätt om att du gärna vill veta det, för att kunna bidra i mötet. Ska du inte bidra så är det ett onödigt möte för dig.
Gör det enkelt att lyckas med mötet. Sätt enkla och konkreta mål med vad ni ska uppnå. Mål attraherar människohjärnan och vet vi vad vi ska prestera så kommer vi att göra det.
Älska möten som chef! De är ett utmärkt verktyg för effektivt ledarskap. Som chef är det här du enklast förankrar beslut. Företag som vill sätta nya värderingar har ett utmärkt tillfälle vid fasta möten.
”Avsluta varje möte med att stämma av mot era värderingar. Då kommer ni att levandegöra era värderingar och börja leva dem”, tipsar Micke Darmell.
Utnyttja allas kraft på personalmöten. Alla ska känna sig sedda och hörda. Delaktighet är en del av syftet här. Se till att alla förarbetar lite på varje avdelning inför ett personalmöte. Vi vill känna mening, lust och delaktighet. Annars blir vi passiva, omotiverade och oengagerade.
”Personalmötet är ett symbolmöte för hur det står till på arbetsplatsen.”
Logga in för att fortsätta läsa!
Skapa ett gratiskonto, läs Chef digitalt för
0:-
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis!
