Sluta skapa ordning i kaoset

Sveriges chefer är ganska coola. Bara var fjärde blir stressad när arbetsdagen krackelerar och det mesta verkar gå åt pipan. Sju av tio anser helt krasst att kaos, det ingår i jobbet.

Det framgår av en undersökning som Temo Synovate gjort på uppdrag av Chef och där över tusen svenska chefer inom såväl offentlig sektor som privat näringsliv tillfrågats.
Främst är det otydliga roller och mål, för hög arbetsbelastning och att andra inte gör sitt jobb som orsakar flest kaotiska situationer, enligt cheferna. Detta är något som Birgitta Södergren, docent och forskare vid Uppsala universitet och Institutet för personal- och företagsutveckling (ipf), känner väl igen från sin forskning om förändringsprocesser inom organisationer.
»I dag har vi multiprofessioner, kunskapsintensiva arbeten där många professioner möts. Man måste mötas över sina kunskapsområden. Hela kunskapssynen är olika varandras. Man tänker olika, vilket betyder risk för kaos«, säger hon.
Risken ökar också av allt nytt i arbetslivet, anser Birgitta Södergren. Det är så mycket som kan påverka dina vardagsrutiner.
»Komplexiteten har ökat. I vårt samhälle och i organisationer finns så många krafter som ger upphov till kaos: nya produkter, nya produktionssätt, nya värderingar, inte minst miljöaspekterna och it som kom in som en tornado i arbetslivet. Och allt kan påverka allt. Det finns inte en klar orsak och verkan längre. Att A leder till B är inte längre självklart, det funkar inte i vår komplexa arbetsvardag.«  

När du befinner dig mitt i ditt kaos kan ryggmärgen ropa efter ordning och reda, efter nya regler, bättre organisation och det kan rycka i järnhanden som ska styra upp kalabaliken.
Men Birgitta Södergren är inte säker på att det är rätt medicin. Visst är det okej att du skapar ordning, men varje ny struktur innebär en ny risk för kaos. Varje ny regel kan leda till mer krångel och mindre flexibilitet. Att försöka påtvinga ordning ovanifrån kan därför ofta skapa ännu mer kaos, anser Birgitta Södergren.
Om du vill mildra ditt eget kaos genom att till exempel spika varje medarbetares arbetsroll stenhårt, ja, då är frågan om du inte får mer kaos i slutändan.  

Så hur ska man då som chef förhålla sig till kaos om man inte organiserar bort det? Ja, Birgitta Södergren drar parallellen med naturvetenskapen som säger att kaos följs av någon form av ordning. Ordningen kommer för det mesta av sig själv när kaosröken skingras, även om vi inte kan förutse hur ordningen ser ut.
»Det mesta i naturen uppvisar att det finns ett mönster av ordning. Vi vet att våren kommer, men vi vet inte hur vädret blir den 15 april och så är det i samhället också. Ska man som chef följa naturvetenskapen ska man alltså ta det lugnt och lita på att ordning kommer. Men man kan inte spika fast den. Man måste låta den uppstå.«

Ska man alltså bara luta sig tillbaka, betrakta kalabaliken och lita på att det löser sig automatiskt?

Peter Senge, författare till »Den femte disciplinen« jämför med att vara trädgårdsmästare. Ska man se en blomma växa kan man inte stå bredvid och skrika »Väx, väx, väx!«. Däremot kan man skapa förutsättningar för att den ska växa genom att vattna, se till att det finns god jordmån, att den får nog med sol, och plocka bort skadeinsekter.

Om du vill mildra ditt kaos genom att skapa den goda jordmånen är det tillit du ska satsa på, tycker Birgitta Södergren. Du och medarbetarna ska känna tillit till processen och att det ordnar sig, tillit till organisationen, tillit till kamraterna. Du ska ha en trygg grund att stå på, något stabilt att hålla dig i när det börjar blåsa. Då kan stormen komma.
»Klimatet måste vara att man orkar komma igen, och att man vågar leva i osäkerhet.«

Kaos tär, men kan också skapa kreativitet. Bäst mylla för nya idéer är det när det finns ordning i grunden, men lite kaos i luften. Det är i gränslandet som idéer föds och hjärnan utvecklas.
Många av Sveriges chefer håller med om att en viss dos kaos kan vara bra. I undersökningen säger 43 procent att kaos kan vara positivt, jämfört med 28 procent som inte ser något positivt alls.
Vi blir mer kreativa av kaos, säger cheferna. Vi tvingas komma på nya lösningar. Vi fokuserar. Jag lär mig prioritera. Jag blir mer effektiv. Jag lär mig fatta beslut. Och oredan leder ofta fram till bra förändringar, är några vanliga svar.
Några chefer talar om hur kaos kan stärka vi-känslan. Det svetsar samman gruppen och det är kul när alla hjälps åt.
Några ser till och med kaos som en kick. Det livar upp, håller tristessen borta, får adrenalinet att flöda, är något att bita i och är en utmaning att reda ut, säger de. Och flera pratar om den sköna känslan när stormen har bedarrat. Vi klarade det!

Flera tillfrågade ser också kaotiska situationer som ett test. Det är då verksamheten och medarbetarna sätts på prov och det blir tydligt vad som funkar och inte.
En chef sammanfattar så här:
»Ur kriser och tuffa situationer kommer ofta väldigt bra förbättringsidéer, och medarbetares starka och svaga sidor blir tydligare. En kort period av kaos kan därför till och med vara önskvärt.«
En chef förespråkar is i magen och säger så här:
»Om man vågar vänta, låta kaoset landa sent, så hittar man oftast en riktigt bra och hållbar lösning.«

Birgitta Södergren har noterat hur vissa har förmågan att hantera kaos, till och med gilla en lagom dos av det.
»Jag har märkt att de som gillar kaos har hittat ett förhållningssätt, ett lugn, en tillit till att ordning kommer. De får inte panik utan har lärt sig att saker faller på plats.«
Hur hittar man då det där förhållningssättet? Ja, enligt Jonas Elfort Andersson, personlig coach, organisationskonsult och delägare i Helhetskommunikation, handlar det mycket om att göra upp med sin egen syn på kaos.
»Kaos finns i betraktarens öga. För vissa räcker det med att missa en buss för att det ska bli kaos. Vi upplever kaos när vi får mer information än vi kan ta in. Då gäller det att lära sig fokusera och ta en sak i taget«, säger han.
Hans tips för att hitta det där lugna förhållningssättet kan beskrivas som en trestegsraket. Först och främst handlar det om att lära sig hantera stress.
När stressen sjunkit undan kommer nästa steg: att vara här och nu, att fokusera på det som som du måste lösa. Till sist, när stressen minskat och du kan fokusera, gäller det att prioritera. Vad måste du göra direkt för att fixa ditt kaos?