”Digital inkludering nyckeln till framgång”

Du har infört ett bimodalt arbetssätt, vad innebär det?

”Det är ett uttryck för att arbeta i tvåtakt. Det kan liknas vid en maratonlöpare och en sprinter. I vår stora organisation som ibland kan vara trögrörlig ska det framför allt skapa utrymme för de små och snabba förändringar som digitaliseringen kräver.”

Hur har du gjort? 

”Jag la ner it-avdelningen när jag tillträdde för ett år sedan och har i stället skapat en organisation med fem olika enheter; stab och digital kommunikation, strategi och styrning, digital förnyelse, teknisk utveckling och förvaltning, utredning och avtal.”

”Varje enhet jobbar bimodalt genom att definiera vilka de långa respektive de snabba processerna är. Vi kan till exempel ha långa cykler med upphandlingar över flera år samtidigt som vi har tillsatt ett projektkontor för ett antal snabbrörliga projekt som vi ska få på plats inom ett kvartal.”

Vad innebär det för dig som chef?

”Det kräver betydligt mer av mig. Jag måste hela tiden tänka i tvåtakt, vilket jag är helt övertygad om att framtidens ledare behöver bemästra. Du måste bygga upp ett belöningssystem som belönar både långa och korta processer. Nu kan du inte bara premiera det som är stabilt utan du behöver även belöna ett visst mått av risktagande – och de misslyckanden som det kommer att kräva för att lyckas i det mer snabbrörliga.”

Hur har du fått samarbetet kring digitaliseringen att fungera över avdelningsgränserna?

”Man måste ha en struktur som från toppen stödjer det. Därför tillsatte jag ett digitaliseringsråd på högsta nivå, med en stadsdirektör som ordförande, där jag lyfter strategiska frågor. Ska jag som it-direktör få 50 bolag och förvaltningar att gå åt samma håll måste jag ha en formation med representation från de olika verksamhetsdelarna och där alla ska vilja vara ambassadörer för de beslut som fattas.”

Har du fler exempel?

”Vi har också samlat de olika bolagen och förvaltningarna i kluster, där till exempel den mjuka sektorn kring skola och förskola ingår i ett, medan andra mer tekniktunga verksamheter ingår i ett annat. Där diskuterar man gemensamt och kommer fram till ett mer innovativt arbetssätt. Digitaliseringen går på tvärs över hela organisationen, och då gäller det att ifrågasätta ordinarie strukturer och sätta upp nya. Samtidigt som kulturresan måste gå hand i hand med detta, så att man får med alla i förändringsprocessen.”

Hur utnyttjar Stockholms stad de möjligheter som startupscenen erbjuder?

”Det här är en av mina käpphästar. Jag bjöd in startups till Stadshuset redan i strategiformuleringsfasen när vi fick i uppdrag att skapa den smartaste och mest uppkopplade staden. Jag har gjort likadant med de etablerade företagen, akademien och med medborgare från sju till 85 års ålder och haft diskussioner kring hur digitaliseringen kan underlätta våra liv. Stockholms stad står för en tredjedel av alla tillgängliga data i Sverige och genomför riktade så kallade hackatons (ungefär programmeringspartyn, reds anm) där vi bjudit in startupscenen att utveckla lösningar tillsammans med oss.”

Vilka delar av digitaliseringen tycker du är viktigast?

”Det går inte att bara satsa på vissa delar, utan man måste få med sig hela organisationen på tåget. Som chef måste man förstå att digitaliseringen inte är något man kan välja bort. Ska man sedan bygga upp en organisation för digital utveckling, måste man först få ordning på sin ordinarie verksamhet. Sedan kan man ägna sig åt de strategiska frågorna och de mer innovativa processerna och visa på möjligheter för de andra avdelningarna i stället för att agera som poliser, vilket många it-avdelningar traditionellt har gjort.”

Hur gör du för att minska rädslan kring att jobben kommer att försvinna?

”Det är oerhört viktigt att vi ser och pratar om de positiva effekterna av digitaliseringen. Vi har ett för stort fokus på det motsatta. Enligt Boston Consulting Groups färska rapport finns det en potential på 200 000–300 000 nya jobb inom de närmaste åren, efter att man har räknat bort de jobb som försvinner med robotifiering och automatisering. Rädslan hanterar man med kunskap och dialog. Och man måste börja på chefsnivå, för det kommer att vara stora delar av vårt samhälle som inte hänger med om vi inte jobbar med digital inkludering. Man kan behöva någon att hålla i handen och inspireras av och därför bjuder vi in till gemensamma workshops och dialogmöten för att höja kompetensen på ett lustfyllt sätt.”

Tre tips för att lära dig mer om digitaliseringens möjligheter

1 Studera inte digitaliseringen i sig utan var en aktiv del av debatten och samhällsutvecklingen. Då förstår du hur de olika behoven förändras. Häng med i poddar och på sociala medier.

2 Ha en mycket nära dialog med det uppväxande släktet. De växer upp med en fullständig gränslöshet mellan det analoga och det digitala.

3 Ha stor ödmjukhet inför din egen brist på kunskap och insikt.