Siffror: Så många chefer är obekväma – inför lönesamtalet

Ont i magen inför lönesamtalen? Du är inte ensam.

Tre av fyra chefer drabbas av konflikter och missnöje i samband med den individuella lönesättningen, åtminstone ibland. Samtidigt känner sig fyra av tio chefer obekväma inför lönesamtalen, visar Chefs undersökning bland nästan 2 000 chefer.

En del av problemen kan bero på att känslor smyger sig in och i för hög grad präglar lönesamtalen. Det säger Peder Bertilsson som är lönestrateg på Ledarna och Chefs nya löneexpert.

”Cheferna försöker nog att efter bästa förmåga diskutera arbetsrollen med med–arbetarna, utvärdera deras lönegrundande prestationer och bilda sig en uppfattning om hur väl de uppfyllt sina mål. Men om chefer och medarbetare inte förberett sig tillräckligt under året som gått, exempelvis inte haft utvecklings- eller målsamtal, kan det personliga få lite för stort utrymme i lönesamtalet. Många upplever då en koppling mellan lönen och hur jag är som människa, snarare än hur jag agerar som anställd. Och då blir det gärna rätt känsligt”, säger Peder Bertilsson.

Men med en väl genomarbetad lönepolicy, tydliga riktlinjer kring lönerevisionen och bra förberedelser går det att undvika att känslorna tar överhanden, och därmed minska risken för missförstånd och konflikt, menar han.

Grundläggande är att chefer och medarbetare förstår att de via eget arbete kan påverka sin egen lön, och på vilket sätt de kan göra det. Problematiskt nog saknar så många som en tredjedel av cheferna klara direktiv för hur lönesättningen ska gå till, visar Chefs undersökning.

”Här vilar ett stort ansvar på den högsta ledningen, som behöver veta vad den vill med sin lönebildning och skapa en över–gripande strategi. Ska lönebilden vara väldigt differentierad? Eller strävar man efter en jämnare lönespridning mellan olika befattningar? Hur lönesätter vi nyckelpersoner i vår organisation?”

Men det räcker inte med att bara sätta en lönepolicy, menar Peder Bertilsson:

”Om lönen ska fungera som styrmedel måste policyn vara transparent och känd bland chefer och medarbetare, och något som man faktiskt arbetar med. Så att löneprocessen löpande sätts i relation till vad som händer i omvärlden och verksamheten. Vad vill vi premiera just i år? Allt detta tycker jag är oerhört viktigt för att få kvalitet i lönesättningen och organisationen. Om processen inte funkar eller är obefintlig, ja då är det lätt att lönesamtalet drar iväg åt oönskat håll”, säger Peder Bertilsson.

I Chefs undersökning vittnar chefer om fall då det inte fungerat:

”Mina medarbetare har väldigt starka åsikter om hur lönesättning bör ske. Detta färgar dialogen”, säger en av dem lakoniskt.

”Särskilt bland unga finns en orealistisk förväntning på hur stort ett lönepåslag kan bli. Tråkigt när de som fått högsta påslag är mest missnöjda. Då faller hela modellen.”

”Tyvärr brister det hos oss gällande långsiktig lönestrategi vilket gör att lönerna är mycket orättvisa beroende på vilken avdelning man jobbar. Helt otroligt att en kommun får vara en såpass oseriös arbetsgivare”, menar en annan röst ur undersökningen.

Vad ska då en lönesättande mellanchef göra i brist på tydliga direktiv?

”Då får man fråga uppåt i organisationen. Försöka ta reda på hur läget ser ut inför årets lönerevision och hur ledningen tänker. Då har man åtminstone något att förhålla sig till som chef. Ett tips är att sedan ta upp och diskutera dessa direktiv på sin enhet, försöka skapa en gemensam förväntansbild, inför de lönesamtal man sedan ska hålla”, säger Peder Bertilsson.

Georg Frick, arbetsrättsspecialist och rådgivare i lönefrågor, känner väl igen det obehag kring löneprocessen som cheferna i undersökningen vittnar om.

”En bidragande orsak är nog att -lönesättningen blivit så koncentrerad -till ett enda tillfälle per år. Folk laddar upp inför lönesamtalet och tänker ’nu -ska det minsann hända’. Det blir ett slags stigmatisering av lönefrågan som kan upplevas som väldigt jobbig. Att arbeta mer kontinuerligt med återkopplingen, gärna utifrån lönekriterierna, kan vara ett sätt att avdramatisera det hela. Få ner  lönefrågorna på en mer konkret och jordnära nivå, prata om dem löpande under året. När det sedan kommer till lönesamtal, har vi en chef och en medarbetare som är väl införstådda i läget, och då ska det inte behöva uppkomma så många oväntade moment”, säger Georg Frick.

Mycket skrik för lite ull – så uttrycker sig en av cheferna om allt besvär kring löneprocessen. De flesta som besvarat Chefs undersökning håller visserligen med om att den individuella lönesättningen utgör en ganska eller mycket viktig del av ledarskapet, men en viss frustration kan anas kring de ofta ganska små summor som finns att fördela per medarbetare.

”Att erkänna en bra prestation med 300 kronor känns mest kränkande”, säger en av cheferna.

Hur ska man tänka?

”Självklart finns det en verklighet att förhålla sig till, realiteter som man inte kommer ifrån. Någonstans finns ju en gräns för vad en arbetsgivare är beredd att investera i löneökningar. Det klart att en höjning på 300 kronor kan uppfattas som lite pengar för en enskild individ. Men tittar vi på personalintensiva verksamheter som exempelvis en kommun och räknar försiktigt på vad den investerar på att årligen räkna upp lönerna, så är det ju inga småpengar. Att höja blicken och inte stirra sig blind på den enskilda lönehöjningen, utan titta mer på hela lönen i förhållande till en befintlig lönestruktur, kan vara en liten byggsten i att hantera detta som lönesättande chef”, säger Georg Frick.

Vissa av cheferna vittnar om svårigheten att lönesätta medarbetare vars arbetsuppgifter man inte har så detaljerad inblick i.

”Jag har 65 medarbetare som jag ska sätta lön på. Då jag inte alls har en aning om hur man faktiskt är mot kund blir det ibland ganska löjligt att sätta lön. Jag saknar träning i detta”, säger en av cheferna.

”Att vara lönesättande chef för så många medarbetare, visst kan det vara ett problem. Men att förstå medarbetarnas olika roller är ändå en grundförutsättning för att vara chef. Det handlar om ledarskap här, du ska ju driva och utveckla verksamheten, och ur den aspekten får du försöka skapa dig en bild under året i dina vardagliga kontakter med medarbetarna. Ha lönekriterierna med dig i bakhuvudet. Fråga, stäm av, ta dig tid för den dialogen. Det behöver inte vara så formellt”, säger Peder Bertilsson.