Så håller du i ett möte – utan prata sönder det

Som chef är du säkert den som oftast kallar till möten. Det är du som håller i mötesagendan och är drivande för att ni inte ska dra över tiden. Då är det lätt att känna att du har pratat överlägset mest och att de andra mötesdeltagarna knappt kommit till tals.

Kommunikation

Text: Gustaf Nilsson

Publicerad 2018-05-07

Om en person tar upp allt syre i ett mötesrum kan resten av deltagarna känna sig som publik. Känslan av att ni är kolleger försvinner och sammanhållningen kan försämras.

Så hur gör du för att släppa fram medarbetarna? Genom att vara tyst oftare är det enkla svaret. Men det kan vara svårt i längden om du inte gör förändringar. Nu har Art Markman, professor i psykologi vid universitetet i Texas, listat hållbara råd i HBR (Harvard Business Review).

Här hans bästa råd:

1) Kom förberedd till mötet

Ska du hålla ett tal förbereder du dig garanterat. Men det är minst lika viktigt att komma förberedd till ett möte som ett anförande. Här är några saker du kan göra innan:

Anteckna vad vill säga under mötet
Sätt en tidsgräns på till exempel 3 minuter för varje punkt
Tänk hur du kan vara kort och koncis i det du ska säga
Träna gärna på vad du ska säga inne på ditt kontor

Om du har fått mötesagendan på förhand eller sätter den själv: Rangordna ämnena efter din expertis. Kanske är det ett eller flera ämnen. Om ett nytt ämne kommer upp på mötet, fråga dig själv om du behöver tillföra något eller om det är bättre att lyssna in medarbetarna.

Läs också:

Elon Musk till personalen: ”Lämna dåliga möten”

2) Förbered dina medarbetare

Om du håller i mötet: Se till att dina medarbetare också får chans att förbereda sig. Spontana möten kan vara bra ibland, men kring viktiga frågor bör du skicka ut en mötesagenda på förhand. Tänk efter vilka frågor som berör varje medarbetare mest. När samtalet är igång kommer öppna upp för fler att dela med sig av sina tankar.

Inför mötet kan du prata med en enskild medarbetare och uppmuntra till att den delar med sig av sin expertis i en viss fråga. Det signalerar att du har förtroende för medarbetaren.

3) Våga gå laget runt

Ett sätt för att få alla att ta plats är att, när ni diskuterat ett ämne, gå laget runt och fråga alla vad de tycker. ”Ska vi gå vidare med det här: Ja eller nej?”. Även om inte alla är bekväma att vara i centrum, speciellt inte om de är nya, kan det vara ett sätt att få höra fler röster.

Att vara personen som pratar mest är, enligt Art Markman, kontraproduktivt och en vana som är svår att bryta. Men genom att vara medveten om problemet och försöka göra några konkret åt det kan du förbättra möteskulturen på ditt jobb. Kanske börjar fler uppskatta möten än att bara tycka det är något onödigt ont.