Katarina Berg
Spotifys kontor i Singapore är ombyggt för att passa det nya konceptet där medarbetarna får jobba där de vill.

Så funkar Spotifys nya ”jobba där du vill”-koncept

Spotify lanserade i februari sin nya jobbmix där alla medarbetare får arbeta där de önskar. Men hur går det till egentligen? ”Vi har inte alla svaren än men vill testa och korrigera vid behov”, säger HR-chefen Katarina Berg när Chef träffar henne på huvudkontoret i Stockholm.

Spotifys grundare och vd Daniel Ek har burit på idén i mer än fyra år. Nu fick den extra skjuts av pandemin och i februari lanserade Spotify två nya arbetssätt: Hemmamix eller kontorsmix, under det gemensamma namnet Work from anywhere.

Medarbetarna meddelar ett år i taget om de vill jobba merparten av sin tid på distans, hemifrån eller var helst de önskar, eller om de i huvudsak vill arbeta på kontoret.

Skillnaden mellan de två formerna är egentligen hårfin.

Spotify tar avstamp i 3-2-2-idén som allt fler pratar om. Hemmamixen utgår från minst tre dagar hem- eller distansarbete och två dagar på kontoret. Kontorsmixen är tvärtom: Tre dagar på kontor, två dagar hemma. Men inte ens detta är fastlåst. I hemmamixen behöver man inte komma in till kontoret på regelbunden veckobasis. Medarbetarna är fria att efter överenskommelse med sin chef och sin arbetsgrupp variera upplägget.

Nyheten ligger i att man permanentar den möjlighet till flexibilitet, egenstyre och distansarbete som Spotify haft sedan tidigare, i kombination med det som det senaste årets hemarbete har banat väg för.

”Daniel hade en vision om att världen och tekniken kommer att möjliggöra ett nytt och friare sätt att arbeta på. Och med Work from anywhere kan vi rekrytera grupper av människor som tidigare inte var intresserade av en traditionell anställning, som till exempel frilansare inom podcast, och som inte behöver vara knutna till en plats. Den fantastiska treenigheten människa – teknik – plats kanske inte stämmer längre”, säger Spotifys Chief HR Officer Katarina Berg när Chef får en exklusiv intervju i de ödsliga lokalerna på Regeringsgatan 19.

Alla medarbetare jobbar hemma sedan i mars.

Under pandemin har de extra noga frågat de 6 500 medarbetare hur de mår, hur det går, vad de saknar, vad som fungera och inte fungerar. Och hur de skulle vilja jobba när pandemin var över.

De har sett att produktiviteten och engagemanget inte har gått ner vid hemarbete. Och att folk innan pandemin faktiskt bara var inne på kontoret en tredjedel av tiden.

”När vi mätt på gruppnivå var 33 procent av stolarna belagda frukost, lunch, middag. De människor som tror att folk är på kontoret måndag till fredag åtta till fem, har visat sig ha en beläggning på ungefär 66 procent.”

”Tänker vi att det här är jätterevolutionerande? Nej. Och det är bara en början. Förhoppningsvis underlättar det för våra medarbetare att få ihop sin tillvaro och bo där de föredrar att bo. Dessutom hoppas vi ta bort eventuella dåliga samveten och förväntningar om att det är viktigt att vara på kontoret långa dagar och att det är så man blir befordrad.”

"Work from anywhere" - så fungerar det

  • Spotify lanserar konceptet Work from anywhere för sina 6500 medarbetare på sin 74 kontor runt om i världen.
  • Hemmamix innebär att man framför allt arbetar hemifrån eller från annan plats än kontoret. Kontorsmixen det motsatta. Men hur och när det sker är helt flexibelt och beslutas av varje individ i samråd med sitt arbetslag och sin chef.
  • Beslutet om arbetsförhållandena tas på årsbasis för att Spotify ska kunna planera sina lokaler, men medarbetaren kan när som helst ändra sin mix.
  • Kontoren byggs om för att bättre anpassa det nya sättet att arbeta på.

Work from anywhere möjliggör för medarbetare att flytta ut till landet eller hem till sin uppväxtort för att få ihop livspusslet bättre. Man kan även flytta med solen och tillbringa kanske tre månader i taget på ett ställe. Kravet är bara att man kommer in till kontoret när det så behövs, till exempel vid gemensamma strategi- och lanseringsdagar.

Det är inte ett sätt att minska på kontorslokalerna, säger Katarina Berg. Det val som medarbetarna gör kring hemma- eller kontorsmix gör det däremot möjligt att bättre möta de nya behoven. De bygger därför om samtliga kontor i de 43 städer som Spotify finns i.

Här på Regeringsgatan gör vi intervjun i en av de delar som börjar bli färdiga och det är betydligt mer utrymme mellan sittgrupperna. Det skapas fler mötesytor för de som kommer in och vill vara kreativa tillsammans, fler separata rum för digitala videomöten när man kopplar upp sig mot delar av teamet som inte är på kontoret och flera tysta rum för möjlighet till ökad koncentration.

Kring de nya arbetsformerna finns ännu många frågor att lösa, framför allt sådant som de själva inte styr över som skatter och försäkringar. Spotify har dock beslutat att medarbetaren behåller sin lön om hen är anställd i ett höginkomstområde som en storstad men flyttar till ett län eller en stat med betydligt lägre skattetryck och kostnader.

”Vi samlar data, ser vad som funkar för verksamhet och individ. Men målsättningen är att vi ska vara en fullständigt distribuerad arbetsplats 2025. Vi gör det här nu utan att ha alla delar lösta. Det är krångligare för oss som arbetsplats, men blir bättre för medarbetarna och de är vår viktigaste resurs.”

Katarina Zetterqvist, verksamhetsområdesansvarig HR, Lantmäteriet

Läs också: Här får de anställda 5000 kronor till hemmakontoret

Istället för befattningsbeskrivningar och andra styrdokument som direkt blir inaktuella har man ett Band Manifesto som chefer och ledare styr verksamheten utifrån.

”Alla får ett nytt jobb var sjätte månad, inklusive Daniel Ek. Vi har en väldigt levande organism, det är inte för alla. Men ledarskapet blir allt viktigare. Vi investerar enormt i våra ledare och chefer. Utifrån kriterier som medarbetarna tagit fram. Som chef behöver du vara väldigt kommunikativ, förstå att det är ett lagspel. Du ska klara av att bygga hälsosamma team, vara tydlig, konsekvent och övertygande”, säger Katarina Berg.

Hon menar att kontrollerad kaos var deras verklighet redan innan. Det har underlättat den omställning som pandemin fört med sig men även övergången till Work from anywhere.

”Utan tillit och rörlighet blir innovation lidande. Vi är syftesdrivna och värderingsstyrda. I en distribuerad organisation – vilket man redan har om man jobbar i olika tidszoner, sitter på olika kontor eller våningsplan – är kommunikation superviktigt.”

Med Work from anywhere tror Spotify att de kan behålla sin attraktionskraft, men också underlätta arbetet med mångfald och hållbarhet.

”Vi har varit i hypertillväxt de senaste sju åren och kommer att vara det i några år till. Vi anställer fortfarande 150 personer i månaden,” säger Katarina Berg.

Hon menar att de nya arbetsförhållandena kommer att hjälpa dem att rekrytera i nya vatten. De kommer att kunna anställa människor som inte tidigare sett på dem som en möjlig arbetsgivare. Och de kommer att kunna driva arbetet strategiskt kring diversifiering och inkludering.

”Ta till exempel funktionshindrade. Även om vi har lokaler som är anpassade kommer Work from anywhere att göra det ännu lättare för fler att arbeta med oss.”

Men det finns forskning som talar mot Spotifys idé, vilket Chef tidigare skrivit om. En färsk amerikansk studie har funnit fördelar inte minst för höginkomsttagare men pekar även på att just blandade arbetsförhållanden, där medarbetare arbetar både på plats och på distans, kan vara mycket negativt. Missad information, minskad produktivitet, minskat engagemang och ökad diskriminering och sämre jämställdhet är några av de nackdelar man sett.

”Vi känner till forskningen. Och jag har ett team av beteendevetare här. När man klumpar ihop forskningen så där går den inte att bemöta. Men. Vi har sett att produktivitet och effektivitet har gått upp under pandemin. Och om en arbetsgivare väljer att sänka lönen, blir det en väldigt kortsiktig strategi. Det skulle vi aldrig göra. Då skulle vi inte kunna knyta till oss de bästa talangerna i världen. Dessutom tror jag inte på ’syns du inte, finns du inte’. Då jobbar man kanske på en analog arbetsplats. Vad du gör syns ju oavsett var du sitter. ”

Men säger hon och återupprepar att deras viktigaste valuta är personalen.

”Om en arbetsgivare inte har ett gott uppsåt finns det givetvis ett utrymme. Och jag säger givetvis inte att forskningen har fel. Man måste ha kontroll, och den kontrollen består av hur våra medarbetare mår och vad de säger fungerar och inte fungerar. Vi har inte alla svaren än. Men vill testa och sedan korrigera vid behov och göra det tillsammans med våra medarbetare.”

Så här stöttar Spotify sina medarbetarna psykosocialt

Daniel Ek
  • All träning, såväl fysisk som psykisk, får göras på betald arbetstid.
  • Tillhandahåller komplett ergonomiskt riktig kontorsutrustning till hemmakontoret.
  • Psykosocialt stöd. People Experience-teamet ställde om över en natt och blev digitala. Kör online-yoga, påminner om promenader och raster, föreläser om vikten av att äta och sova, har introducerat mötesfria fredagar, påminner om möjlighet till psykologhjälp, uppmuntrar till walk and talks, anordnar trams: after work, singalong med mera. ”Vi älskar att föra ut begreppet ‘fika’ i världen.”
  • Frekvent information. Men nu digitalt. Fortsätter med sina Town Halls (storsamlingar), Daniel Ek kör Unplugged.
  • Har ett Heart & Soul-team, som arbetar med mental fitness, mental hälsa eller mental ohälsa utifrån vad respektive medarbetare behöver.
  • Uppmuntrar till lärande inom vad som helst. ”Growth Mindset är inte bara ett buzzword.” Erbjuder alltifrån gitarrlektioner till salsadans.
  • Tydlighet i information. Och full transparens.
julenspotify

Läs också: Spotify: Därför skrotar vi allmänna helgdagar

chef-marknadsbit-1
Prenumerera på Chef

DITT ledarskap spelar roll

Vi stöttar dig! Med Chef får du kraften och verktygen att leda ditt team mot framgång.