Riskbedömningschefen: Så agerar du bättre på risker

I kriser och extrema lägen prövas ledaren. Men utan förebyggande risk- och scenarioanalys blir det svårare att fatta rätt beslut – faran är att chefer och ledare förlamas av rädsla, osäkerhet och förutfattade meningar när krisen slår till. Att även stora organisationer kan bli överrumplade av det oväntade står klart i och med coronakrisen, som visar på omfattande brister i beredskap och konsekvensanalys i hela samhället.

”Det går inte att vara förberedd på varje enskild händelse. Däremot kan en organisation säkerställa beredskap på det oväntade genom att ha en krisledningsorganisation och en krisplan som aktiveras i ett extraordinärt läge, för att skapa förutsättningar för ett snabbt och effektivt beslutsfattande.”

Det säger Karin Winsa, riskbedömningschef (Chief Risk Officer) på gruvjätten LKAB. Ett företag som arbetar systematiskt för att så långt som möjligt förutse och begränsa risker som kan påverka den omfattande verksamheten negativt.

”Vi behöver förstå vilka risker som ligger mellan nuläget och den önskade framtidspositionen. Skapa en framförhållning som gör att verksamheten kan hålla önskad kurs, även när det oväntade inträffar”, säger Karin Winsa som menar att företagets samtliga chefer och ledare har viktiga roller att spela i riskplaneringen.

”Vårt fokus är inte på antalet personer som är ansvarig för just ‘risk’, utan snarare på att ha tydliga processer och verktyg för hur vi önskar att man arbetar med risker.”

Gruvnäringen är kapitalintensiv och komplicerad, med en planeringshorisont som sträcker sig flera årtionden framåt. För att få riskanalysen hanterlig har LKAB delat upp den i tre övergripande områden: marknads- och omvärldsrisker, verksamhetsrisker och finansiella risker. Områden som i sin tur bryts ner i mindre bitar.

Till omvärldsriskerna hör politisk instabilitet i de länder där LKAB har sina kunder. Krig och brott mot de mänskliga rättigheterna skulle kunna leda till inkomstbortfall och avslutat samarbete. Genom en aktiv omvärldsbevakning i samarbete med internationella branschorganisationer försöker LKAB förutspå utvecklingen, sprida riskerna och analysera marknaden ur ett politiskt och geografiskt perspektiv.

Mer närliggande och konkreta är de så kallade avbrottsstudierna. Oplanerade stopp i produktion och transporter från gruva till hamn får snabbt stora ekonomiska konsekvenser, och kan leda till skadliga utsläpp i vatten och luft. Därför gäller det att noga analysera vad som ligger bakom varje sådant avbrott, förklarar Karin Winsa. Årliga riskrevisioner har tydliggjort vem som ansvarar för vad på de olika anläggningarna, och lett till en ökad prioritering av brandskyddet.

”Eftersom analysen genomförs över hela verksamheten kan åtgärder i form av investeringar och kontinuitetsplaner prioriteras så att LKAB uppnår bästa möjliga riskminskning”, säger hon.

I maj drabbades LKAB av ett rejält avbräck då ett skalv med magnituden 4,1 skakade Kirunagruvan och tvingade fram ett stopp i produktionen. Trots mycket avancerade system som övervakar den seismiska aktiviteten gick skalvet inte att förutsäga, vilket visar på riskanalysens begränsningar.

I vilken ände tycker du att organisationer som ännu inte arbetar med risk- och omvärldsanalyser bör börja?

”Jag skulle vilja föreslå att man integrerar riskanalys som naturlig del av organisationens strategiska planeringsprocess. Många organisationer genomför en SWOT-analys i samband med den strategiska planeringsprocessen. SWOT-kartan utgör i sin tur en bra utgångspunkt för att fundera kring organisationens strategiska risker. När riskerna har identifierats på övergripande nivå kan de utgöra startpunkten för analys på underliggande nivåer. På samma sätt som målen bryts ner, behöver riskerna och de riskförebyggande aktiviteterna brytas ner på lägre nivå”, säger Karin Winsa.