Petra Brask: ”Så blir din HR-avdelning mer effektiv”

”Effektivitet handlar om att göra saker med minsta möjliga ansträngning för att nå önskade resultat. Vägen dit ser inte nödvändigtvis ut på samma sätt för alla, men alla kan hitta verktyg, funktioner och metoder som kan göra jobbet lättare”, säger Petra Brask, sedan många år Chefs effektivitetsexpert, och fortsätter:

”Här tycker jag att HR har två roller att spela. För det första kan man fungera som inspiratör. Kan HR-medarbetarna lära sig använda verktygen och jobba effektivt kan de sprida möjligheterna med den kunskapen i organisationen. För det andra har kan HR se till att det finns guidelines och rutiner som medarbetarna kan luta sig mot”.

Ett konkret exempel hämtar hon från den stora mängden inkommande information. Begreppet inkorg förknippas ofta med e-posten, men de flesta har idag många fler inkorgar: En fysisk, för post som fortfarande kommer i kuvert, en i chattprogrammet, en i intranätet, röstbrevlådan i telefonen och så vidare.

”Har man inte hittat rutiner och verktyg för hur man ska ta sig an det som dyker upp i inkorgarna är det lätt att man tappar många bollar”, säger Petra Brask.

Det som dyker upp i inkorgarna behöver istället flyttas dit de hör hemma, oavsett om det är en uppgiftslista, en kalender eller ett arkiv. Det medarbetarna behöver förstå är varför och verktyg som för att genomföra det.

Petra Brask tycker att HR har möjlighet hjälpa till i båda leden: Både med att se till att organisation har eller tar fram guidelines och policies för vilken information som ska hanteras i vilka kanaler och vilka förväntningar som finns gällande svarstider och så vidare, men också hjälpa till med att se till att det finns utbildning för att hantera de konkreta verktygen – som att det finns lathundar för de effektiva funktioner och finesser som finns i de verktyg som används, så att jobbet kan utföras så snabbt och smidigt som möjlig.

”Många av de digitala verktyg som finns i en anställds verktygslåda idag innehåller en massor av smarta funktioner som kan underlätta arbetet. Men det kräver att någon talat om att de finns och ser till att det finns utbildning hur de fungerar”, säger Petra Brask.

Och i steget innan kan HR hjälpa till att skapa rutiner för vilka kommunikationskanaler som ska användas för vilken typ av kommunikation. Vad ska gå via e-posten? Vad passar bättre som ett chattmeddelande?

”Detta görs vanligtvis av en kommunkationsansvarig. HR-avdelningen och kommunikationsavdelningen tjänar på att ha ett tätt samarbete även i dessa frågor. Men det räcker inte med att bestämma vad som ska gå i vilken kanal, det är också viktigt att diskutera förväntningar och krav. Hur snabbt ska man svara på e-post? Otydliga ansvarsområden dyker allt oftare upp som ett stressmoment i de enkäter som vi gör på företag”.

För den som vill jobba effektivt finns också stora vinster att hämta i de funktioner som kopplar ihop olika program. Petra Brask jobbar mycket med Microsofts Outlook och Onenote, eftersom det är vad en majoritet av hennes kunder använder.

”Här finns massor av finesser som underlättar, bara man känner till dem. Som att skapa mallar för möten, att automatiskt länka till sidor i OneNote när man skickar mötesinbjudningar eller möjligheten att flagga uppgifter till den egna att göra-listan man har i Outlook. Det finns en bra grund för ett effektivt samarbete, men då måste man ges möjlighet att lära sig att använda funktionerna”, säger Petra Brask.

Men det finns också knep som den enskilda medarbetaren kan ta till, och som rör förhållningssätt snarare än teknik:

”Att vara effektiv handlar inte bara om verktygen och vad som går att göra med dem. Det handlar också om när. Planera arbetet efter dina energitoppar. Om du vet att du brukar vara trött precis efter lunch, lägg in mindre krävande uppgifter då. Börja inte arbetsdagen med att kolla mailen, då riskerar du att fastna i någon annans att göra-lista. Använd morgontiden till att komma en bit på din egen att göra listan medan du fortfarande har mental energi”.

/Anders Thoresson