Skrivregler: Så når du fram med dina mejl

Även om mejl är på väg ut som informationskanal, är det fortfarande förstahandsvalet för många när de ska skicka ut ett budskap.

Här är några grundregler för att inte bli ignorerad:

1. Håll dig till (de grundläggande) skrivreglerna
Det är lätt att bli informell och slängig när man skriver ett snabbt mejl. Använd stor bokstav på rätt ställe och glöm inte punkt och kommatecken. Annars framstår du lätt som slarvig.

2. Rakt på sak
Du behöver sällan slösa tid på allt för många artighetsfraser. Kom till saken så fort som möjligt. Var tydlig med deadlines och andra viktiga detaljer.

3. Var kortfattad
Ingen orkar läsa ett snårigt skrivet mejl. Var så direkt du kan. Spara på adjektiven. Ge bara nödvändig bakgrundsinformation.

4. Vad? När? Hur?
Om du måste förklara ett skeende – skapa en tydlig kronologi, gärna i punktform. Där spaltar du upp de viktigaste händelserna i tidsordning, utan att blanda in dina åsikter.

5. Kort och beskrivande ämnesrad
Man retar lätt upp sig på ämnesrader i stil med ”Hej!” eller ”Obs”. Underlätta för mottagaren genom att vara tydlig med ämnet. Det gör det lättare att hitta mejlet i inboxen.

6. Snåla med cc:andet
Ett snabbt sätt att göra sig impopulär är att ständigt cc:a hela arbetsgruppen, eller alltid välja ”svara alla”. Dina mottagare kommer börja tvivla på att du skickar mejl som är relevanta för just dem. Till slut hamnar alla dina mejl direkt i papperskorgen.