Barneviks metod: 8 råd för styrelsearbetet

Så effektiviserar du styrelsearbetet:

1. Styrelsen represen­terar ägarna. Frågan vem eller vilka företaget ska arbeta för är därför egentligen onödig, konstaterar Barnevik. ”Företaget ägs av aktieägarna och arbetar för deras intressen.”

2. Styrelsens ansvar är ovillkorligt. Det gäller i princip i alla länder. Därför är styrelsen beroende av information. Dess ledamöter är skyldiga att själva se till att de får tillräcklig information för att kunna ta det ansvaret. Nyckeldata som budget, bokslut och långtidsplaner är en del. ”Viktigast av allt är att vd öppet och snabbt informerar styrelsen om problem och risker som uppkommit – utan att invänta ett styrelsemöte.”

3. Långa men få möten. I internationella företag där styrelsens medlemmar kommer från olika länder är långa men glesa möten att föredra, menar Percy Barnevik. Sverige­baserade företag bör då och då hålla styrelsemöten i något annat land där man har verksamhet.

4. Detaljerade styrelseprotokoll. De frågor som tas upp i styrelsen är ofta komplexa och kan föranleda en del diskussioner. Då är omfattande styrelseprotokoll ett bra stöd för minnet.

5. Snabba utskick av protokoll. Att ta del av protokollet så fort som möjligt är viktigt, särskilt för en vd som sitter i styrelsen. Det är förutsättningen för att kunna informera ledningsgrupp och medarbetare snabbt och korrekt och därefter kunna verkställa besluten.

6. Introduktion ett måste. För att en styrelseledamot ska kunna bidra till arbetet i styrelsen bör han eller hon ha kunskap om branschen, företagets affärsidé och värderingar; det vill säga vad som driver företaget. Nya styrelseledamöter bör enligt Percy Barnevik gå igenom ett gediget introduktionsprogram. I det bör dels ingå att träffa nyckelpersoner, dels besöka olika delar av verksamheten.

7. Lär känna företaget och cheferna. För att styrelsens ledamöter ska öka sin kunskap om företaget bör de lägga tid på att träffa de chefer som leder verksam­heten. Percy Barneviks råd är att ledamöterna bör bjudas in till större chefskonferenser och möten. Anser man sig som styrelseledamot inte ha tid med det, är hans råd att man inte tar på sig ett styrelse­uppdrag.

8. Begränsa styrelseuppdragen. En vd bör åta sig högst ett eller två externa ­­styrelseuppdrag i företag där styrelsearbetet kräver tid. Andra än vd:ar kan hinna med fler uppdrag, men ordföranden i en styrelse bör alltid vidtalas innan en styrelsemedlem tar på sig ytterligare ett uppdrag, anser Percy Barnevik.