Hon leder 40 personer i Norrland – från Australien

Klockan är strax före tio på förmiddagen svensk tid, men för Virginia Zazo lider arbetsdagen mot sitt slut. När Chef intervjuar henne via Skype har hon just haft apt-möte med sina medarbetare över en krånglande uppkoppling.

En av utmaningarna med distansledarskapet så här i början har varit just att få till en fungerande länk till sjukhuset i Umeå, bokstavligt talat på andra sidan jordklotet.

”Leverantörerna är inte lika pålitliga som i Sverige. Jag kör med mobilt bredband, så just nu är det sämre än vad det kommer att vara. Ibland har jag nästan tappat tålamodet, det gäller hela tiden att kunna hitta andra lösningar om något krånglar. Och det tar energi”, säger hon.

Men får hon väl till det tekniska har hon stora förhoppningar om projektet, som alltså går ut på att hon under 18 månader ska distansleda sitt team på hud- och STDkliniken i Umeå från sin tillfälliga hemort i Australien.

”Får vi det att fungera från Australien är det ju inga problem att få det att fungera inom norra regionen. Vi har stora problem att rekrytera läkare, vi vill maximera resurserna och då kan det ju vara en lösning att en person kan vara på många ställen utan att förflytta sig.”

Distansledarskapet var hennes egen idé och uppstod egentligen av en slump. Virginia Zazos make, som också är läkare, fick ett erbjudande om ett jobb i Brisbane för drygt ett år sedan. Familjen hade då sedan länge haft på kartan att eventuellt flytta till ett engelskspråkigt land med sina tre barn under en period.

”’Okej, vi kör’ sa vi, ’får se vad jag kommer att göra där’ tänkte jag. Jag hade inte haft tid med forskning sedan jag blev chef, men tänkte att ’jag kanske kan ta upp det nu då, det blir inga problem att hitta på något att göra’.”

Men i stället började hon fundera på om det skulle vara möjligt att försöka fortsätta vara verksamhetschef på distans. Så småningom tog hon kontakt med e-hälsostaben i landstinget, sin egen chef och hr-avdelningen. Idén togs väl emot och efter nödvändiga utredningar var alla med på tåget.

I skrivande stund har Virginia Zazo jobbat i sin nygamla roll i ungefär sex veckor. Hennes morgnar i Australien är natt i Sverige och då passar hon på att sköta administrationen.

”Inget enda mejl kommer på förmiddagen – det är nästan lite jobbigt att inget stör mig. Men man blir väldigt fokuserad.”

Lagom till att hon hämtat barnen på skolan drar arbetsdagen igång i Umeå – och det betyder mötesdags. Dessutom ska hon alltid vara tillgänglig för medarbetarna fram till lunchtid svensk tid, alltså fram till nio på kvällen i Brisbane.

”Hittills har det fungerat, även om uppkopplingen krånglar, som i dag. Då har jag sagt att krånglar det får ni fortsätta så kommer jag igen sen. Vi kommer att bli experter på det här.”

I Umeå finns Virginia Zazo närvarande i robotform, en Ipad på en pelare. En variant kan ställas på ett bord och delta i möten.

”Vi är ju vana att ha videokonferenser. Men det finns en del tillfällen när man blir begränsad där – man blir som ’storebror’ på en tv som alla tittar på. Ipaden kan man styra mot varje deltagare i stället.”

Med den andra roboten, som också är kopplad till en liten segway, kan hon förflytta sig på kliniken eller, som vid ett tillfälle, på en rekryteringsmässa. Tanken är att den mobila roboten också så småningom ska kunna möta patienter.

”Vi har ju väldigt kort om läkare, så om jag skulle kunna bidra vore det perfekt. Det är en konst att lära sig att styra, som ett Playstationspel ungefär. Man går runt och sen krockar man plötsligt med något.”

Virginia Zazos största utmaning med distansledarskapet är ensamheten.

”Det blir mycket tid till reflektion, något chefer ju ofta har brist på. Men jag tycker om att träffa mina medarbetare, kommentera helgen och uppleva energin. Jag kan bli lite ledsen när morgonmötet slutar och alla går sin väg. Det måste man hantera.”

Det gör hon genom att växla mellan hemmakontoret och bibliotek, samt leta efter workshops och annat att delta i.

Energitjuvar är även de utspridda arbetsdagarna och distansmötena, som kräver mer uppmärksamhet än vanliga möten. Men Virginia Zazo får också påfyllning genom att prata med sina medarbetare.

Just den mänskliga kontakten på distans har gått över förväntan. Virginia Zazo berättar om ett medarbetarsamtal där hon upplevde att hon kunde vara rakare och tydligare i sin kommunikation tack vare avståndet. Tydligare blir det också genom att hon får tänka till kring vad hon vill kommunicera när hon väl talar med medarbetarna.

”Man ska inte glömma att ledarskapet bygger mycket på närvaro. De tillfällen när jag faktiskt är med blir mer viktiga.”

Skulle det uppstå en akut kris på kliniken kan hennes egen chef hoppa in och leda. Avdelningschefen, som är Virginia Zazos närmaste underställda chef, har fått utökat lokalt ansvar.

Om ett par månader, i juni, ska Virginia Zazo resa hem och jobba på sjukhuset i en vecka. Det blir ett slags första utvärderingspunkt.

”En del chefer tror nog att de är mer nödvändiga än vad de är. Var beredd på att allt inte rasar när man inte är där.”