Undersökning: Fusk på jobbet – vad tillåter svenska chefer?

För ett år sedan upptäcktes det att anställda i ett arbetslag ­på ett demensboende i Vilhelmina under en längre period hade turats om att gå hem för tidigt när det inte fanns så mycket att göra. Kollegerna ville vara ”snälla” mot sina vänner på jobbet och stämplade ut åt dem som gick hem tidigare. Totalt handlade det om 500 timmar som anställda fått betalt för trots att de inte varit på jobbet.

Och i februari i år avslöjades att 25 LKAB-anställda i Kiruna hade satt i system att stämpla in och ut åt varandra. Det fusket var ännu mer raffinerat. En anställd stämplade in medan de andra 24 var hemma med full lön.

Det är lätt att uppröras över den här typen av förseelser.

Men de flesta chefer sätter gränsen redan vid mildare typer av arbetstidsfusk. Att medarbetare på arbetstid sitter och tittar på vännens semesterbilder på Facebook tycker 82 procent av cheferna är oacceptabelt, enligt en enkätundersökning med 506 chefer, som Chef och Novus låtit göra.

Likaså säger cheferna bestämt nej till saker som att skriva upp privata utgifter på hotellnotan och låta arbetsgivaren betala, surfa på porrsajter eller rapportera mer övertid än man faktiskt har.

Drygt hälften av cheferna har någon gång konfronterat en medarbetare som fuskat med sin arbetstid. Men de ser också mellan fingrarna. Att skicka privata mejl, ringa privatsamtal med tjänstemobilen och gå till läkaren på arbetstid tycker majoriteten av cheferna är okej, visar undersökningen.

Jessica Stålhammar är advokat och specialist på arbetsrätt. Hon har lång erfarenhet av att hantera fall där medarbetare och chef har olika syn på vad man får och inte får göra på jobbet. Hon upplever att det vanligaste arbetstidsfusket ute på arbetsplatserna är medarbetare som använder Facebook på arbetstid eller mejlar privat när de sitter på jobbet.

”Det är så lättillgängligt nuförtiden, och dessutom nästan omöjligt att förbjuda. Ingen vill jobba på en sådan arbetsplats. Åtminstone inte de yngre”, säger hon.
Forskare ger också stöd för Jessica Stålhammars synsätt. Att sätta upp förbud riskerar att slå tillbaka på chefen och verksamheten. Ökad kontroll och över­vakning kan leda till att medarbetarna gör motstånd.

”Viss typ av ’fusk’ på jobbet, som att skicka privata mejl eller ringa privatsamtal, gör de flesta för att få ihop sin vardag. Jag tror att kloka chefer låter det fortgå. Att läsa nättidningar en stund då och då kan vara en form av säkerhetsventil. När man har mycket stress på jobbet behöver man ibland ta pauser för att orka”, säger Jan Ch Karlsson, som är professor i sociologi vid institutionen för arbetsvetenskap på Karlstads universitet.

För några år sedan gav han ut boken Den smidiga mellanchefen, som visar hur fel det kan bli när chefer försöker kontrollera sina medarbetare alltför hårt. I boken ger han ett exempel på en hemtjänstchef som i ett försök till rationalisering tog bort förmiddagsrasten. Resultatet blev att alla medarbetare gjorde motstånd och ringde ner chefen under den halvtimme som de brukade ha rast. Chefen var smidig och återinförde rasten.

”Motstånd uppstår när medarbetare känner att de har svårt att behålla sin värdighet på jobbet. Det kan exempelvis handla om alltför tuffa arbetsvillkor eller ett missnöje med hur organisationen är strukturerad”, säger Jan Ch Karlsson.

En annan anledning till att medarbetare läser nättidningar eller använder sociala medier privat på arbetstid kan vara att de har för lite att göra på jobbet.

”Det förvånade mig att det var så, trots att jag har läst amerikanska enkäter som visar att den vanligaste anledningen till maskning är att man saknar arbetsuppgifter.

Från chefens sida finns det ofta en uppfattning att man kan lösa problemet med kommunikation. Och vissa får fler arbetsuppgifter, men ofta handlar de om utfyllnad. De är inte alltid så meningsfulla”, säger sociologen Roland Paulsen som i maj i år lade fram sin doktorsavhandling om ”tomt arbete” vid Uppsala universitet. Han intervjuade ett fyrtiotal anställda som ägnade omkring hälften av sin arbetstid åt annat än att jobba.

I många av de fall som Roland Paulsen studerade hade chefen inte ens upptäckt att personen maskade.

”För många chefer är det nog så att den tekniska kompetensen inte räcker till för att avgöra exakt hur mycket tid en medarbetare behöver för att klara en viss uppgift”, säger Roland Paulsen.

Men ibland kan det vara glasklart för chefen att medarbetaren fuskar med arbetstiden. Det kan handla om personer som ofta kommer försent eller där man som chef med egna ögon ser att de alltid har Facebook uppe på skärmen.

Jessica Stålhammar säger att man måste ha ordentligt på fötterna innan man agerar. Steg ett är att se till att avdelningen har en it-policy som alla är väl bekanta med. Då är det lättare att ge en varning.

”Har man inga regler blir det bara sunt förnuft som vägleder, och det kan man ha väldigt olika åsikter om vad det är.”

När en överträdelse har skett kan du lämna en skriftlig varning. Den bör du se till att arbetstagaren skriver under. Upprepade skriftliga varningar kan räcka som underlag för uppsägning.

”Men det krävs ganska handfasta bevis och en längre tids påpekanden för att kunna säga upp en person på grund av att han eller hon är inne på Facebook en stund varje dag.”

Vad brukar chefer missa när de ska ta itu med personer som fuskat med sin arbetstid?

”När de upptäcker oegentligheter blir cheferna ofta besvikna på sin medarbetare och handlar i affekt. De agerar på känsla och säger upp personen på stört. Men lagen säger att man dels måste underrätta den enskilda medarbetaren om vad man har sett, dels förhandla med facket”, säger Jessica Stålhammar.

Däremot är det enklare att säga upp i andra situationer. Bara en procent av cheferna accepterar exempelvis att medarbetare tar med kaffe, toapapper eller glödlampor hem. Just det beteendet är ett skäl för omedelbart avsked.

”Då har medarbetaren ju begått ett brott, alltså stöld eller snatteri. Då spelar det ingen roll om man har stulit en bal med toapapper eller en större summa pengar”, säger Jessica Stålhammar.