Förhandlingsproffsets 11 tips: ”Så får du med dig alla”

Att hamna i kniviga förhandlingspositioner är inte ovanligt för dig som chef. Så här ska du agera för att få med dig motparten på dina förslag.

Leda teamet

Text: Sofia Hadjipetri Glantz

Publicerad 2022-09-16

Förhandlingar är inget som bara sker ett visst datum. Tvärtom. Vi människor förhandlar jämt och ständigt, inte minst chefer.

När man har tagit i hand, då går förhandlingen in i nästa fas. Det säger Joakim Aare, specialiserad inom förhandlingsteknik och ekonomisk psykologi i egna bolaget Yesbridge, till Chef.

”Det absolut viktigaste i en förhandling är att ha ett bra förhållande till – och förstå – sin motpart. En förhandling händer inte vid en specifik tidpunkt, det gäller att bygga relationer och hålla dessa vid liv”, understryker han.

Det vanligaste problemet vid en given förhandling är just att kommunikationen har brustit eller att chefen har glömt bort motpartens behov.

Ta reda på behoven

Eller att prata utifrån en så kallad isbergsposition. Man hör vad folk säger och tror sig veta vad de vill och önskar. Men att man sedan som chef missar att ta upp riktiga behov och bakomliggande orsaker.

Just att lära känna sin motpart utanför förhandlingsrummet gör att flera låsningar kan undvikas.

”Många ser tyvärr förhandling som en typisk konflikt. Eller att någon ska ”vinna” en förhandling. Men då innebär det att det finns en förlorare på andra sidan, som inte blir nöjd. Detta är sällan en bra förhandling, då genomförande och framtida samarbete kan bli lidande”, säger Joakim Aare.

Och tipsar vidare:

”De bästa förhandlingarna är när båda vågar blotta sina yttersta rädslor och svagheter, för att på så sätt kunna hjälpa varandra. Men om bara en av er öppnar sig, så blir det obalans. Du kan börja öppna dig och se om motparten gör detsamma eller inte, för att förstå vilket läge du befinner dig i.”

läs mer

13 ovärderliga tips för att bli ett förhandlingsproffs

Förberedelser ett måste

Vad händer då om motparten inte plockar upp tråden? Då ska du som chef fråga dig hur det kommer sig att ni har hamnat där. Hade du kunnat förbereda dig på ett annat, bättre, sätt?

Om den andra personen är knepig, eller oresonlig, kan det bero på känslomässig stolthet? Försök undvika att gå i polemik och förhåll dig objektiv med fokus på behoven, betonar förhandlingsproffset.

”Hjälp i stället motparten att framstå som vinnare, om det är viktigt för den personen.”

Det tål att upprepas: Relation, dialog, förberedelse. Ett viktigt mantra att ha i bakhuvudet både innan, under och efter en förhandling, då en förhandling i viss mening egentligen aldrig tar slut.

5 tips om du möter en knepig motpart

Försök att hålla dig objektiv.
Gör ditt yttersta för att förstå motpartens behov.
Vad har du för mål och behov?
Vad finns det som du kan ge bort och som inte kostar dig särskilt mycket, och vad kan du få av motparten som inte kostar så mycket för dem?
Hjälp motparten att framstå i god dager.

6 tips vid en omorganisation eller större förändring på arbetsplatsen

Se till att du har byggt upp en god relation med de anställda sedan tidigare. Det är då du blir lyssnad på och kan genomföra förtroendeingivande förändringsarbete.
Var transparent och rörlig. Ha en löpande dialog.
Sociala bevis. Ta fram statistik på andra som har gjort samma sak och på hur det har gått.
Måla upp bilder av konstraster. Du vill först belysa utmaningar och problem. För att sedan visa hur din lösning kan skapa en bra framtid. Då blir omgivningen mer benägen att göra en förändring. Kontrasten ska med andra ord vara mellan något dåligt som är och något bra som blir.
Likhetsprincipen. Hitta en annan verksamhet som är lik din och som har gjort den förändringsresa du vill göra. Visa på goda exempel.
Förbindelseprincipen. Börja med att genomföra små förändringar först, för att sedan ta tag i de större sakerna. Om du börjar i mindre skala och involverar medarbetare och personal, är de mer benägna att fullfölja förändringen till slutet även när förändringarna blir fler och större.