svara-samtal-apor-pratar

Därför klarar vissa chefer svåra samtal bättre

Be en chefskollega vara riktigt jobbig mot dig. Ställ tre viktiga frågor. Det här är två saker som ökar dina möjligheter att nå fram i svåra medarbetarsamtal, menar experten Anna Lundwall.

Chefer som jobbar med feedback, som har lagt tid på att prata om värdegrund och gjort tydligt för medarbetare att det inte är farligt att göra fel, har betydligt större möjligheter att lyckas med svåra medarbetarsamtal.

”Det är i de lägena du får igen det du har investerat i relationen med dina medarbetare. De vet vem du är och då har du lättare ta tuffa samtal och få bra genomförande och god effekt av dem”, konstaterar Anna Lundwall, konsult inom HR och ledarskapsutveckling.

”Att skapa närhet till medarbetare är inget du gör på en pisskvart. Men det är väldigt värdefullt när du behöver bli personlig och har behov av att nå igenom i tuffa lägen.”

Anna Lundwall

Anna Lundwall har utbildat i ledarskap i närmare 15 år och är diplomerad i ett flertal personlighetstester och ledarskapsmodeller.

Hennes filosofi är att hjälpa ledare att utvecklas genom att veckla ut sig själva, med målet att skapa ett lyckat ledarskap

Enligt en undersökning hos Chef har 52 procent av alla chefer haft en konflikt med någon på arbetsplatsen den senaste månaden. 57 procent har också vid minst ett tillfälle undvikit att ta tag i en konflikt – fastän de borde.

”Där tror jag det finns ett stort mörkertal. Jag har själv undvikit att ta tag i jobbiga samtal. Såklart! Vem har inte undvikit det någon gång”, frågar Anna Lundwall, som håller i Chefs seminarium Svåra medarbetarsamtal och hjälper hundratals chefer att känna sig mindre osäkra inför det där obehagliga samtalet som ibland bara måste tas.

”Det jag märker på chefer under mina utbildningar att det ofta inte är vad som ska sägas som är problemet, utan hur det ska sägas.”

Många tankar dyker upp i huvudet inför konfrontationen.

”Vad händer om jag blir nervös när vi pratar, röd i ansiktet? Om jag snärjer in mig eller går i en fälla? Om jag bara gör det värre?”

”Men framför allt är många chefer oroliga för att såra personen de behöver prata med”, säger Anna Lundwall.

Med alla farhågor som trängs i huvudet är det lätt hänt att försöka smita undan det obehagliga, att släta över eller tänka att det nog löser sig. Ett klassiskt strutsbeteende – som riskerar att både förlänga och spä på problemet.

Då är det klokt att påminna sig om att syftet med svåra samtal är att minimera antalet konflikter på arbetsplatsen. Ju längre tid du väntar, desto mer energi krävs för att hantera dem.

Svåra samtal kan vara...

  • samtal med en medarbetare som luktar illa.
  • samtal med någon som du misstänker har alkoholproblem.
  • samtal med medarbetare som tar för långa rökpauser.
  • samtal med en medarbetare som beter sig olämpligt på firmafesterna.
  • samtal som syftar till att omplacera en medarbetare.
  • samtal med medarbetare som inte levererar och/eller ljuger om sin kompetens.

Förberedelser är en nyckel när du ska ta tag i det jobbiga. Tänk igenom möjliga scenarion för ditt samtal, för att minska risken att bli osäker och otydlig. Då blir det också lättare att stå vid ditt ord under samtalet och inte börja skylla ifrån dig på till exempel din egen chef, vilket bara förvärrar situationen.

Men att bara tänka igenom formuleringar och möjliga vändningar i samtalet räcker inte, menar Anna Lundwall.

”Många förbereder orden, men de spelar bara en mindre roll i hur samtalet kommer att uppfattas och budskapet tas emot. Så mycket annat kommer in – kroppsspråk, tonläge, ögonkontakt, att ställa kontrollfrågor. Svåra samtal är därför något som chefer behöver öva sig på, konkret och i praktiken. Träna med en chefskollega. Eller gör case i chefsarbetsgruppen”, uppmanar hon.

Tränandet behöver göras på rätt sätt.

”Ofta tränar vi oss på att låta proffsigare och ”chefigare”. Men då höjer vi vår chefsfasad – och skapar ett avstånd.”

Tänk tvärt om istället, för att nå fram.

”Du måste visa en rispa i fasaden för att nå fram och kunna prata om den andra personens känslor eller misstag. Lämna feedback på ett mer personligt sätt, med JAG-budskap. Om en person missbrukat ditt förtroende, så berätta vad det betyder för dig och dina känslor. Beskriv hur agerandet får dig att känna: kanske ledsen, maktlös…? Det ger den största aha-effekten. Genom att sänka din fasad når du fram till personen bättre.”

Gå inte bara på orden och det som sägs.

”Lär dig också att beskriva vad du ser: ´Nu ser jag att du himlar med ögonen åt det jag säger.´ Beskriv sedan vad det du ser har för effekt på dig och vad du önskar för beteende istället.”

När du har levererat ditt budskap, tydligt och direkt, så låt det sjunka in lite. Anna Lundwall tipsar om tre enkla frågor, för att försäkra dig om att personen verkligen har förstått.

Fråga: ”Vad känner du?”

Fråga: ”Har du förstått?”

Fråga: ”Hur tänker du?”

Ta om frågorna ifall det behövs. Först när du märker att det du har sagt har tagits emot kan du börja presentera förslag eller diskutera lösningar.

Var förberedd på att ditt svåra samtal med en medarbetare inte blir perfekt. Men gör det ändå.

”Så länge du har förberett dig, hanterat personen med respekt och empati, inte lindat in det du ville ha sagt och haft goda intentioner med ert samtal så kan du vara nöjd. Blir det fel, så kan du vara öppen med det och ta ett nytt samtal.”

marknadsbit-svarasamtal_oversikt
Seminarium 23 aug och 21 nov

Så förebygger du konflikter på jobbet

Seminariet för dig som vill vända potentiella konflikter till konstruktiva konversationer. Ledarskapsexperten Anna Lundwall leder övningar, scenarion och rollspel.verktygen för att ta tag i de jobbiga samtalen du helst sluppit.

Relaterade artiklar

stolder
Konflikthantering

4 skäl till att stölder på jobbet ökar: ”Lever inte som de lär”

Varje år stjäls det för miljarder på svenska arbetsplatser.
Moocs och flipped classroom är två av de nya trenderna inom utbildning och kompetensutveckling.
Annonssamarbete Chef + Utbildning.se

9 trender som revolutionerar ditt lärande

Är moocs, flippade klassrum och mikrolärande vägen till ständigt lärande och kompetensutveckling på din arbetsplats?

scenskrack
Kommunikation

5 sätt att besegra din scenskräck som chef

Att ställa sig på en scen kan vara skräckinjagande
forbjudgnall
Arbetsmiljö

Psykologen: Det händer när chefen förbjuder ”gnäll” på jobbet

Mycket tid på jobbet går åt till gnäll. Men i stället för att tysta är det bättre att lyssna och undan­röja orsaken.
kompischefen
Kommunikation

Studie: Det händer när en vänskap på jobbet havererar

Kan en relation med en medarbetare få konsekvenser för effektiviteten?
geiger
Konflikthantering

Allt snabbare chefskarusell i kommunerna

Var femte kommun — en per vecka — bytte kommundirektör i fjol, visar en kartläggning som Chef har gjort. ”Jag blev en schackpjäs i ett politiskt spel”, säger Kristina Geiger, en av dem som fått gå.

forhandlare
Kommunikation

5 tips: Bli en smart förhandlare – och gör alla nöjda

Tänk om du oftare fick gehör för dina tankar, åsikter och förslag. Då skulle din livskvalitet som chef höjas betydligt. Det menar förhandlingsexperten Lars-Johan Åge som i nya boken Happy happy tipsar om hur du gör.
stressfarlig
Arbetsmiljö

4 åtgärder: När chefen tar ut sin stress på medarbetarna

I en ansträngd arbetssituation är risken stor att chefens stress spiller över på medarbetarna. Men det går att undvika genom ett par åtgärder.