Därför klarar vissa chefer svåra samtal bättre

Chefer som jobbar med feedback, som har lagt tid på att prata om värdegrund och gjort tydligt för medarbetare att det inte är farligt att göra fel, har betydligt större möjligheter att lyckas med svåra medarbetarsamtal.

”Det är i de lägena du får igen det du har investerat i relationen med dina medarbetare. De vet vem du är och då har du lättare ta tuffa samtal och få bra genomförande och god effekt av dem”, konstaterar Anna Lundwall, konsult inom HR och ledarskapsutveckling.

”Att skapa närhet till medarbetare är inget du gör på en pisskvart. Men det är väldigt värdefullt när du behöver bli personlig och har behov av att nå igenom i tuffa lägen.”

Enligt en undersökning hos Chef har 52 procent av alla chefer haft en konflikt med någon på arbetsplatsen den senaste månaden. 57 procent har också vid minst ett tillfälle undvikit att ta tag i en konflikt – fastän de borde.

”Där tror jag det finns ett stort mörkertal. Jag har själv undvikit att ta tag i jobbiga samtal. Såklart! Vem har inte undvikit det någon gång”, frågar Anna Lundwall, som hjälper hundratals chefer att känna sig mindre osäkra inför det där obehagliga samtalet som ibland bara måste tas.

”Det jag märker på chefer under mina utbildningar att det ofta inte är vad som ska sägas som är problemet, utan hur det ska sägas.”

Många tankar dyker upp i huvudet inför konfrontationen.

”Vad händer om jag blir nervös när vi pratar, röd i ansiktet? Om jag snärjer in mig eller går i en fälla? Om jag bara gör det värre?”

”Men framför allt är många chefer oroliga för att såra personen de behöver prata med”, säger Anna Lundwall.

Med alla farhågor som trängs i huvudet är det lätt hänt att försöka smita undan det obehagliga, att släta över eller tänka att det nog löser sig. Ett klassiskt strutsbeteende – som riskerar att både förlänga och spä på problemet.

Då är det klokt att påminna sig om att syftet med svåra samtal är att minimera antalet konflikter på arbetsplatsen. Ju längre tid du väntar, desto mer energi krävs för att hantera dem.

Förberedelser är en nyckel när du ska ta tag i det jobbiga. Tänk igenom möjliga scenarion för ditt samtal, för att minska risken att bli osäker och otydlig. Då blir det också lättare att stå vid ditt ord under samtalet och inte börja skylla ifrån dig på till exempel din egen chef, vilket bara förvärrar situationen.

Men att bara tänka igenom formuleringar och möjliga vändningar i samtalet räcker inte, menar Anna Lundwall.

”Många förbereder orden, men de spelar bara en mindre roll i hur samtalet kommer att uppfattas och budskapet tas emot. Så mycket annat kommer in – kroppsspråk, tonläge, ögonkontakt, att ställa kontrollfrågor. Svåra samtal är därför något som chefer behöver öva sig på, konkret och i praktiken. Träna med en chefskollega. Eller gör case i chefsarbetsgruppen”, uppmanar hon.

Tränandet behöver göras på rätt sätt.

”Ofta tränar vi oss på att låta proffsigare och ”chefigare”. Men då höjer vi vår chefsfasad – och skapar ett avstånd.”

Tänk tvärt om istället, för att nå fram.

”Du måste visa en rispa i fasaden för att nå fram och kunna prata om den andra personens känslor eller misstag. Lämna feedback på ett mer personligt sätt, med JAG-budskap. Om en person missbrukat ditt förtroende, så berätta vad det betyder för dig och dina känslor. Beskriv hur agerandet får dig att känna: kanske ledsen, maktlös…? Det ger den största aha-effekten. Genom att sänka din fasad når du fram till personen bättre.”

Gå inte bara på orden och det som sägs.

”Lär dig också att beskriva vad du ser: ´Nu ser jag att du himlar med ögonen åt det jag säger.´ Beskriv sedan vad det du ser har för effekt på dig och vad du önskar för beteende istället.”

När du har levererat ditt budskap, tydligt och direkt, så låt det sjunka in lite.

Anna Lundwall tipsar om tre enkla frågor, för att försäkra dig om att personen verkligen har förstått.

Fråga: ”Vad känner du?”

Fråga: ”Har du förstått?”

Fråga: ”Hur tänker du?”

Ta om frågorna ifall det behövs. Först när du märker att det du har sagt har tagits emot kan du börja presentera förslag eller diskutera lösningar.

Var förberedd på att ditt svåra samtal med en medarbetare inte blir perfekt. Men gör det ändå.

”Så länge du har förberett dig, hanterat personen med respekt och empati, inte lindat in det du ville ha sagt och haft goda intentioner med ert samtal så kan du vara nöjd. Blir det fel, så kan du vara öppen med det och ta ett nytt samtal.”