Cheferna om sin administration: Hjälp – vi drunknar

Hör du till dem som ser administrationen som sin kärnuppgift och som älskar pappersarbetet är du att gratulera.

En undersökning som Chef har gjort bland drygt 2 200 chefer visar att chefens administration ökar. 68 procent av de tillfrågade upplever att mängden administrativa uppgifter har blivit större under de senaste fem åren. Var fjärde chef ägnar mer än hälften av sin arbetstid åt administration.

Men alla chefer ser sig inte som värda att gratulera. För hela 78 procent av de tillfrågade menar att de inte hinner sköta alla de uppgifter som hör till chefsrollen på ett sätt som de är nöjda med på normal arbetstid.
Nio av tio säger att det händer att de måste ägna sig åt administration trots att de anser att andra chefsuppgifter är viktigare. Dessutom har andelen chefer som har tillgång till en assistent eller sekreterare minskat kraftigt de senaste fem åren.

Administration är ett svårdefinierat område, vilket gör det svårt att hitta någon enhetlig forskning i ämnet. Men forskaren Anders Ivarsson Westerberg, som bland annat skrivit en avhandling om administration hos Polisen och som just nu skriver på boken Administrationssamhället till­sammans med Anders Forssell, har gått igenom det som skrivits om administration i Sverige och har kommit fram till samma sak som Chef.

”Det finns goda grunder för att hävda att administrationen har ökat. Alla studier pekar på det”, säger han.

Han talar om en ”amatörisering av det administrativa yrket”.

”Den personal som är utbildad har minskat och det administrativa flyttar ut till den enskilde och in i datorn. Man säger upp administrativ personal i besparingssyfte. Och då tror man att man effektiviserar och rationaliserar, men ser inte den andra sidan av det. Arbetet i sig tar längre tid”, säger han och nämner hur poliserna under 1990-talet fick börja skriva ut sina bandade förhör själva.

Anders Ivarsson Westerberg ser flera orsaker till att administrationen har ökat. Det så kallade granskningssamhället har gjort att allt ska dokumenteras och redovisas.

Dessutom har det blivit populärt att stycka upp verksamheter i mindre enheter, som alla får eget personal- och budget­ansvar. Som i sin tur kräver kontroll.

Anders Ivarsson Westerberg talar om en balans mellan autonomi och kontroll.

”Om man lägger ut ansvar och decentraliserar, måste man ha kontroll från centralt håll. Det betyder mer revisionsarbete. På så sätt ökar administrationen enbart på grund av den interna organisationen”, säger han.

Med administrationen svalnar chefens glöd. Vilken annan slutsats ska man dra av det faktum att så många – 85 procent av de tillfrågade i Chefs undersökning – anser att uppgift­erna får stå åt sidan för administrationen?

”Att glöden falnar beror på att det är så mycket man försöker hålla i huvudet samtidigt. Det blir inte kvalitet. Värderingar kring chefskapet får stå tillbaka och man drunknar i ett brus. Man tänker hela tiden ‘snart får jag jobba med det som är viktigt'”, säger effektivitetscoachen Petra Brask.

Chefens krav på ständig tillgänglighet gör att man alltid har saker att hantera, vilket stjäl tid från reflektionen.

”Det är ju inte ovanligt att man använder sig av både mejl och telefon samtidigt som man sitter i ett möte. Då blir man inte bra någonstans. Den känslan påverkar din glöd. Vi lever för mycket i bruset, tycker jag”, säger hon.

”Ta ett grepp om verkligheten” är hennes råd.

Hitta en metod för att hantera din administration, med andra ord.

Det har Håkan Pettersson, som är vd på företaget Micvac i Mölndal, gjort. Han är ofta på resande fot, vilket faktiskt bidragit till att den administrativa pressen på honom har minskat.

”Jag utnyttjar mina resor till att göra administration, på flyget eller i taxin. Det är perfekt, verkligen. Då är jag klar med allt som gäller planeringar av möten, protokoll, reseräkningar. Det går att utnyttja tiden”, säger han.

När vi talas vid befinner han sig i Istanbul, där han träffar potentiella kunder.

Redan innan han åker hem har han ­skrivit och skickat kontaktbrev till dem han har mött, skickat över presentationsmaterial samt planerat möten för den nästkommande veckan.

”Annars finns det en risk att man kommer in på måndagen efter en resa och tvingas ägna halva dagen åt administration”, säger han.

”Gör jag administrationen på en tidpunkt när jag inte ska göra något annat, känns det inte betungande. Det blir inte jobbigt om du utnyttjar tiden, då har du det med dig hela tiden.”

Ett klassiskt tips som han har tagit till sig är att aldrig börja dagen med administrativa uppgifter. Morgontimmarna ska ägnas åt det som kräver energi. De enklare administrativa uppgifterna klockan fyra på eftermiddagen.

Detta arbetssätt har blivit gemensamt för cheferna på bolaget.

”Börjar man följa de enkla tipsen får man igång rutinerna på ett bra sätt. Då får man också ett gemensamt synsätt emellan sig. Paybacken kommer direkt.”

Håkan Pettersson är lite förvånad över att så många, enligt Chefs undersökning, lägger så mycket tid på administration.

Han uppskattar sin egen motsvarande tid till tio procent. Men då räknar han inte in affärsplanering och budget.

”Jag har alltid varit effektiv, men med tiden har jag blivit smartare. Det finns ju en risk att man blir bra på administration men inte hinner med affärsutvecklingen”, säger han.

”Att göra affärsplan, budget och boka möten externt kan låta som administration, men det är där man driver utveckling. Och därför är det väldigt viktigt att se till att det fungerar”, säger Håkan Pettersson.

Tidigare arbetade han i ett större, internationellt företag. Där var det administrativa trycket större än vad det är på Micvac, som har elva medarbetare.

”Jag var definitivt mer klämd förr, då fanns det så mycket administration att man skulle kunna ägna hela dagen åt det. Men där lärde jag mig att man måste lägga sig på en godtagbar nivå. Det är bättre att ta tag i surdegarna och hantera dem ‘good enough’ än att låta dem samlas på hög och jäsa fritt”, säger han.

Som chef i en mindre organisation ser han tydligare nyttan och effekten av ad­­ministrationen.

”Visst kan administrationen ställa sig i vägen, men jag tror att det är bra att regelbundet se på sin egen målsättning och jämföra den med vilken tid man lägger ner på sina uppgifter. Är det rätt saker jag gör, måste jag göra det så här grundligt?

Man måste jämföra och planera så att man utvecklar företaget, det är lätt att falla i administrationsfällan”, säger han.För fem år sedan hade 43 procent av cheferna ett administrativt stöd, i form av en sekreterare eller en assistent, enligt en undersökning som Chef gjorde. I den nya undersökningen har knappt 37 procent tillgång till ett sådant. Ska man av det dra den enkla slutsatsen att sekreteraren är död?

Riktigt så enkelt är det inte, säger Anders Ivarsson Westerberg, som menar att det pågår en professionalisering av det administrativa yrket, alltså en rak kontrast till den amatörisering som han tidigare talat om.

”Sekreteraryrket kommer inte att för­svinna. Man behöver sådant här stöd. Det som har hänt är att det har uppkommit nya grupper som har den här typen av uppgifter. Det finns i dag fler administrativa yrkesområden än förut. Det får andra namn men har samma funktioner”, säger han.

Håkan Pettersson, som har tillgång till administrativt stöd i form av en assistent ett par timmar i veckan, håller med om att chefsrollen har förändrats när det handlar om administration. Organisationer har slimmats och när assistenterna har blivit färre läggs uppgifterna ut på medarbetarna. Då är det viktigt att cheferna drar sitt strå till stacken.

Däremot tycker han inte att kvaliteten har försämrats.

”Systemen gör att vi kan göra det här bättre. Det är fantastiska verktyg vi har som gör att det går att jobba otroligt effektivt. Tar man bara ett grepp om teknologin kan man göra jobbet minst lika snabbt själv”, säger han.

Har man fel bild av chefsyrket om man överraskas av mängden administration?
”Min erfarenhet är att de som har gått till en ledningsroll, de är administrativt effektiva. Man klarar av det men fokuserar på att driva företaget framåt. Man bör inte vara överraskad, men måste tänka över så att det blir rätt nivå. Som chef har
du möjlighet att påverka nivån. Det finns sådant man kan välja bort”, säger Håkan Pettersson.

Läs mer: 12 administrativa uppgifter du kan delegera

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

robot-8
Beslutsfattande

Här är svenska roboten som arbetstränar medarbetare

Nu är den lanserad – den svenska roboten Furhat som tagit sex år att utveckla. Den kan arbetsträna nya medarbetare i kniviga sociala situationer och göra mer fördomsfria arbetsintervjuer.
netlight_intro
Annonssamarbete Chef + Netlight

Sluta vara chef – bli en förebild istället

”Lär dig vara ledare och följare samtidigt”, uppmanar Netlights vd Erik Ringertz. I sin nya bok Harder Better Faster Stronger ger han idéer för framtidens ledarskap.

egeskape
Beslutsfattande

Egenskapen som skapar framgång

En egenskap är extra viktig i en snabbrörlig värld, menar en ny studie. För att lyckas som ledare krävs det att du är ödmjuk inför att hela tiden lära dig nya saker.

statsminister
Beslutsfattande

Betyg på varje statsminister: Från Palme – till Reinfeldt

Chefs egen sammanställning av sju historiska statsministrar kan ge en fingervisning inför valet.

sememester
Delegering

Undersökning: Semestern – en stressfälla för chefen

Snart dags för semester. Eller? För det är lite si och så med vilan under ledigheten för chefer. Även om en majoritet tar tre veckors sommarsemester eller mer, väljer sex av tio att jobba under sin lediga tid. En majoritet känner sig också stressade inför semestern och en tredjedel har svårt att gå ner i varv.
ledarvd
Beslutsfattande

4 saker varje lyckad vd gör

Nu har forskningen sagt sitt. För att bli en framgångsrik vd finns det 4 egenskaper som är extra bra att ha.

hands_experis
02:12 min
Annonssamarbete Chef + Experis

Eftersökta chefsegenskapen – syns inte på ditt cv

Video:

Arbetsgivares önskechef byggs om. En av de eftersökta ledaregenskaperna är ofta dold i ett cv.

lone
Delegering

10 tips för mycket mer effektiva möten

Här ger vi konkreta tips på hur du blir bättre på att leda möten.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden