SOS Alarm flyttade rekryteringen – från Stockholm ut till landet

Utspridda på 14 SOS-centraler runt om i landet sitter SOS Alarms operatörer och hanterar samtal som kommer till nödnumret 112, men de utför också andra tjänster som en del i företagets kommersiella erbjudande. Varje vår och höst görs större volymrekryteringar av framför allt operatörer, men också av sjuksköterskor som kan bistå med medicinsk expertis när det behövs under samtalen.

Claes Johansson är gruppchef i Norrköping:

”Vi tar gärna in personer som tidigare jobbat i kundsupport hos företag. De är vana vid att prata i telefon samtidigt som de skriver i en dator, och det har visat sig enklare att ge dem den vårdkompetens de behöver än att de medicinskt kunniga dator- och telefonvana”, säger han.

Rekryteringsarbetet leddes tidigare från HR-avdelningen på huvudkontoret i Stockholm. De skötte annonsering, gjorde urvalstester, tog referenser, genomförde intervjuer och först på slutet fick gruppcheferna ute i landet träffa kandidaterna.

”Men när cheferna kom in så sent i processen var det svårt för dem att ha synpunkter på frågor som handlar om personaldynamik. Vi såg att det blev en del felrekryteringar, med medarbetare som gick in med fel förväntningar, där det inte fungerade med de scheman som fanns på orten och så vidare. Vi tittade mycket på de formella kraven men kunde missa de personliga egenskaperna”, säger Madeleine Siggelow.

Lösningen blev att förändra rekryteringsprocessen helt: Ett större operativt ansvar för gruppcheferna, en mer stödjande funktion för HR. En viktig del i förändringsarbetet har varit införandet av rekryteringsverktyget ReachMee som skedde för drygt ett och ett halvt år sedan.

”På central nivå tog vi fram en rekryteringsprocess som cheferna nu jobbar efter”, säger Madeleine Siggelow.

In i ReachMee kommer ungefär 4500 kandidater årligen, bland annat via Karriär-sidan på SOS Alarms webbplats. De personer som är intresserade av jobb på företaget fyller i sina kontaktuppgifter och skickar in sin ansökan. Redan i första dialogrutan får kandidaterna svara på frågor som systemet sedan använder för att sortera i dem i olika grupper, bland annat om medborgarskap och gymnasieutbildning.

Just de möjligheter som finns i ReachMee för att automatisera delar av rekryteringsprocessen har varit viktiga för att gruppcheferna ska hinna vara mer delaktiga i rekryteringsarbetet. I ReachMee finns en så kallad händelsemotor som automatiskt flyttar kandidater vidare i processen utifrån resultat på bland annat screeningtester, som gör det möjligt att skicka e-post till en grupp kandidater på ett enkelt sätt och flera andra funktioner som underlättar processen.

”Operatörerna får bland annat göra test i ett verktyg som heter Cut-e, som integrerar bra med Reachmee. Länkar till testet skickas automatiskt ut till rätt person, resultatet kommer tillbaka in i systemet och först därefter släpps gruppcheferna på och får se dem som uppfyller alla skall-krav vi har, och dessutom uppnått vissa resultat på screeningtesterna”, säger Madeleine Siggelow.

I Sundsvall är Petra Rehnberg en av gruppcheferna. Hon konstaterar att det nya arbetssättet fått önskat resultat:

”Vi gruppchefer har dels en mycket bättre överblick nu, när allt som har med rekryteringar finns samlade i ett och samma verktyg. Och när jag är med i hela processen, från att läsa CV, göra urval, intervjuer och ta referenser, får jag en mycket bättre helhetsbild av kandidaten”, säger hon och fortsätter:

”Som chef kan man tycka att referenstagning är en tidstjuv, men jag ser bara fördelar med att ringa själv. Istället för att lägga tid på att förklara för HR vad det är jag vill veta om en kandidat kan jag ställa de frågorna själv”.

I Norrköping håller Claes Johansson med om att kvaliteten på rekryteringarna har höjts sedan SOS Alarm började jobba på det här sättet.

”Jag och mina gruppchefskollegor här får en bättre bild av kandidaterna, och kan se vilka som passar in i gruppen, som individer och medarbetare. En central HR-funktion har svårare att känna till alla gruppers sammansättningar”, säger han.

I takt med att cheferna känner sig mer bekväma med ReachMee har de börjat utnyttja möjligheterna att göra anpassningar i processen.

”De har börjat göra förändringar i den på lokal nivå. De ser vad som fungerar hos dem, beroende på egna behov. Fler och fler anpassar till lokala förhållanden och det här blir ett sätt för cheferna att samverka digitalt med varandra och med HR-avdelningen”, säger Madeleine Siggelow.

En annan vinst med det nya arbetssättet är att kandidatupplevelsen har förbättrats. De får en bättre kontakt med den SOS-central där de söker jobb, men också snabbare återkoppling om hur processen skrider fram.

”Vi får positiv feedback både från dem som får jobb och dem som inte får det. Med vårt nya arbetssätt blir kandidaterna löpande informerade av oss, samtidigt som HR kan följa vårt arbete och se var kandidaterna befinner sig i processen”, säger Petra Rehnberg.

/Anders Thoresson