”Som ledare har man inte lyxen att ge efter för oron”

I Facebookgruppen Chefa i coronakris medverkar Chefs experter:

Frågorna till Björn Hedensjö speglar en oro både hos chefer och medarbetare.

Flera frågor handlade också om svåra samtal med medarbetare om beteenden som anses problematiska (artikel om det kommer längre fram).

Här är några av den anonymiserade frågorna och svaren som rör känslor av oro i coronakrisen:

Fråga: Jag är rektor och funderar på hur jag ska förbereda lärare och elever inför en eventuell skolstängning. Det är mycket oro både bland kollegor, elever och lärare, men jag har inga lugnande besked att ge dem, och det känns jobbigt även för mig. Hur gör jag för att sprida lugn, när jag själv inte vet alls vad som ska hända nästa dag?

Björn Hedensjö svarar: Jag förstår din oro, i ett så osäkert läge är oro ett helt normalt tillstånd, och du beskriver en situation som är extremt krav- och stressfylld. Som ledare har man tyvärr inte ”lyxen” att ge efter för oron, utan behöver fortsatt vara beslutsmässig, och sprida lugn, som du själv säger. Även om man som chef känner oro kan man försöka bete sig som att man är lugn — låta beteende gå före känslan, man vet från forskning att det sedan också gör att man känner sig lugnare och mer säker. ”Fake it til you make it”, kan man på ett sätt säga.

Konkreta beteenden som gör att folk uppfattar en person som lugn och säker är till exempel:

1. Håll det viktiga du vill säga kort, nedtrimmat till det viktigaste. Ett effektivt framfört budskap signalerar säkerhet.

2. Se till att det du uttrycker verbalt och icke-verbalt (med kroppsspråk) är i samklang.

3. Att använda humor får dig att framstå som avspänd, här krävs dock fingertoppskänsla – om du talar med någon som är väldigt orolig till exempel framstår det lätt som okänsligt.

4. Ha en upprätt kroppshållning. Rak rygg, med axlarna lätt tillbakaskjutna och ansiktet riktat mot mottagaren – med lutning varken uppåt eller nedåt – bidrar till att du signalerar trygghet.

5. Ha avslappade, flytande rörelser. Rör dig mjukt med avspända muskler. Händerna ska i regel vara öppna och avslappnade (och inte knutna eller sammanflätade).

6. Ha tät ögonkontakt utan att stirra. Titta ofta mottagaren i ögonen, men bryt då och då för att titta mot horisonten, på andra punkter i rummet eller vad det kan handla om på platsen du befinner dig.

7. Ha avslappnat ansiktsuttryck. Ansiktsuttrycket ska naturligtvis återspegla det du vill säga – ett djupt, sorgligt budskap blir inte trovärdigt om du framför det samtidigt som du står och ler. Men några grundläggande saker finns att säga om ansiktsuttryck hos personer som brukar uppfattas som trygga i sig själva: nivån av muskelspänning är låg (pannan är i regel slät, tänderna en bit isär vilket omöjliggör käkspänning), uttrycket är lugnt och blicken riktad mot den de talar med, vilket signalerar öppenhet.

8. Ha en välmodulerad röst och flytande tal. Rösten ska normalt vara volymstark och varm, ordflödet jämnt och utan starka inslag av hets eller tvekan. Även om tempot varken ska uppfattas som högt eller lågt, så passar det för många bra att tänka att de ska tala långsamt. Tempot blir lätt högre än vi tror, särskilt vid tal inför grupper.

Avslutningsvis ska jag säga att det också är bra att normalisera oron hos medarbetarna, visa att det är okej att de känner som de gör. Det ökar chanserna att de sedan ska lyssna på dig.

Fråga: Det är ju viktigt att hålla sig välinformerad och för min del nödvändigt också i jobbet, men det är nästan överväldigande med alla katastrofrubriker. Finns det något sätt att hantera det så jag kan behålla lugnet men ändå ha koll på vad som händer?

Björn Hedensjö svarar: När vi är oroliga blir det viktigt för oss att försöka få en känsla av kontroll, och ett sätt att göra det är att ägna väldigt mycket tid åt att söka information exempelvis på nyhetssajter och i sociala medier. Men det blir lätt så att det som är skönt på kort sikt (ger en tillfällig känsla av kontroll) är dåligt för oss på längre sikt. Till exempel ökar oron genom att vi tar del av massa motstridig information, tänker på det vi oroar oss för hela tiden, sover för lite, struntar i relationer och annat viktigt. Då behöver man bryta mönstret, till exempel genom att sätta upp regler — jag får bara surfa på coronanyheter en halvtimme om dagen (eller x 2 om det behövs), vid en viss tid. Det är också bra att begränsa sina nyhetskällor, till exempel bara en tidning och Folkhälsomyndigheten sajt eller vad man nu föredrar.

Fråga: Är det också en bra strategi och lugnande att tänka på alla de förändringar man tidigare faktiskt varit med om i livet och klarat sig ur? Finanskriser, fastighetskris, itbubbla, personliga kriser, organisationsförändringar etc.. De är ju en del av livet, visst?

Björn Hedensjö svarar: Det kan absolut vara en enorm styrka! Till detta hör ju den värdefulla insikten att livet gör ont ibland, och är härligt ibland. Det normala när man är människa är att livet kommer att gå upp och ner. Om vi har en förväntan om att hela tiden ”må bra” och att allt ska rulla på så kan det lätt skapa problem om vi tycker att vi inte mår så bra som vi ”borde” göra.

Fråga: Jag leder mina videomöten, checkar in med alla medarbetare dagligen och försöker verkligen vara en bra chef nu. Men så ser man på Aktuellt på kvällen och där står Kerstin Hessius och säger att en hel generation håller på att förlora sin framtid. Jag jobbar på ett ungt företag i en konjunkturkänslig bransch och ska inte sticka under stol med att jag känner mig rätt maktlös inför det här större ekonomiska skeendet som jag inte kan påverka. Hur ska jag navigera mellan makro- och mikroperspektivet här så att maktlöshetskänslan inte tar över?

Björn Hedensjö svarar: Vad fint du beskriver den enormt svåra uppgiften att för en chef göra och tänka rätt i en så utmanande situation — nämligen att sortera i det svarta orosmoln som lätt tar över i huvudet. Som chef är det så klart ofta viktigt att ha koll på den stora bilden, makroläget, men mitt förslag är att du sätter upp lite enkla regler för hur och när du ska hämta in information om detta så att det inte tar över (se mitt förra svar, ovan). Det ger mer tid och kraft till ”mikroläget”, här och nu. En bra övning kan vara att försöka att sortera i vad man faktiskt kan påverka själv och vad man gör bäst i att acceptera som oundvikligt. Då brukar det vara hjälpsamt att använda penna och papper. Det brukar ge en hjälp att trassla ut det garnnystan av oro som sitter i huvudet, och ökar chanserna för att man ska kunna lägga sin kraft på att göra något som faktiskt gör skillnad för en själv och andra. Det låter som att du redan gör ett fantastiskt jobb på den punkten under rådande omständigheter, och det imponerar på mig.