Så styr du upp frågestunden

Planera frågestunden
Okej, du kan inte styra över exakt vilka frågor du får, men du kan planera när frågestunden ska vara och hur den ska gå till. Fundera igenom:

–  Vad vill du uppnå med din frågestund?

–   Vilka tänkbara frågor kan du få? Och vad du i så fall skulle kunna svara på dem. De kanske inte kommer men om de gör det – då är du både mentalt och praktiskt förberedd.

–   Hur många minuter har du att lägga på frågestunden?

Nina Buchaus, föreläsare och retorikkonsult, ger rådet att tidigt bestämma sig för hur formerna för frågestunden ser ut. Ett alternativt sätt till handuppräckning eller ordet är fritt är att be dina åhörare att sitta i små grupper i två minuter och sedan får varje grupp utse en talesperson som ställer en fråga å gruppens vägnar.

”Det skapar en balans mellan frågeställarna så att alla får komma till tals”, säger Nina Buchaus.

Lägg frågestunden i slutkanten av din presentation. Men avsluta inte med själva frågestunden. Sammanfatta slutligen de tre viktigaste frågorna eller nyckelorden som presentationen har handlat om. Säg sedan att presentationen eller mötet är slut och tacka dina åhörare.

”Genom att avsluta frågestunden själv gör du ett snyggare avtryck på publikens syn på hela presentationen”, säger Nina Buchaus.

Vad har du för publik?
Ta i förväg reda på så mycket du kan om din publik:

–  Är det din arbetsgrupp på några få personer eller är det en blandad skara på 100 eller ännu fler?

–  Varför är publiken där?

–  Vad vill de veta?

Var inte rädd för tystnad
Tystnad dödar inte, men den kan bli pinsam. Först och främst måste du stå stadigt och gilla läget, blir du nervös av tystnaden kommer publiken att märka det. Blir det för tyst och ingen vill ställa en fråga – gå vidare. Om du har förberett några egna frågor kan du utgå ifrån dem för att bryta isen.

”Fraser som ’En vanlig fråga jag brukar få’ eller ’Det kanske kan vara intressesant för er att höra’ kan bryta tystnaden och öppna upp för att publiken ställer fler frågor”, säger Nina Buchaus.

Men du kan också förebygga en pinsam tystnad redan i din presentation. ”Om du har använt konstpauser i din presentation blir inte den inledande tystnaden i frågestunden lika tydlig”, tipsar Nina Buchaus.

Svara alla
Tänk på att signalera lugn och säkerhet med ditt kroppsspråk. Gå fram mot personen som ställer frågan. Backa sedan så att du riktar dig mot hela publiken. Repetera frågan så alla hör den. När du börjar svara på frågan tittar du på personen som ställde den – men sedan tar du ögonkontakt med hela publiken så att alla får ta del av svaret.

”Om du vet dina åhörares namn – använd dem. Det gör frågestunden mer personlig.  Vet du inte det, fråga efter det när de ställer sin fråga”, säger Nina Buchaus.

Behåll kommandot
Alla har vi väl varit med om att någon i publiken bara babblar på trots att frågan är irrelevant för presentationen. Vad göra?

”Om det är någon som tar för mycket plats. Bekräfta personen med en kort ögonkontakt, gå sedan snabbt vidare och tala till alla”, säger Nina Buchaus.

Hör inte frågan till saken kan du artigt säga att frågan är intressant men att den tyvärr inye hör hemma i detta sammanhang. Eller påminna om er tidsbegränsning. Sedan går du vidare. Skulle det vara så att du inte förstår frågan, be personen förtydliga den tills du förstår och kan besvara den.

Låt dig inte överrumplas
Du kommer inte kunna förbereda dig för alla typer av frågor. Så stå stadigt och andas ordentligt.  Var noga med att stå mot din publik så att alla ser och hör dig ordentligt, repetera frågan du fått och besvara den sedan lugnt och samlat.

”En jobbig person kan vilja testa dig som chef i det här läget”, säger Nina Buchaus.

”Kom ihåg din hållning, ditt kroppsspråk. Behåll ditt lugn medan du besvarar frågan och gå vidare till nästa fråga”.

Var inte rädd för att inte veta svaret
Vet du inte svaret på frågan? Eller har det låst sig helt och du får en blackout? Ta det lugnt. Det är okej att inte kunna svara. Men du måste hantera situationen.  Du kan be att få återkomma. Du kan säga att du helt enkelt inte vet men tipsa om vart personen kan vända sig för svar.

Eller be personen komma fram till dig efter frågestundens slut. Då kan du antingen svara på frågan eller ta dennes kontaktuppgifter så att du kan återkomma med svaret.