Så förbereder du dig för de allra svåraste samtalen

En svår del av chefsrollen att stoppa eller ändra ett dåligt beteende hos en medarbetare. Du har ofta tagit alla möjliga metoder till hjälp innan du inser att de inte räcker.

Du har bestämt dig – det är dags för ett personligt samtal.

Det är lätt att man betraktar det svåra samtalet som ett plåster. Man vill riva av det snabbt för att bli av med obehaget. Fall inte i den fällan. Förbered dig noga och avsätt ordentligt med tid för samtalet.

I nya boken ”I huvudet på en chef – konsultens och psykologens lösningar på 19 ledarskapsdilemman” ger författarna många kloka råd inför det svåra samtalet.

Förberedelserna:

1. Förbered dig noga. Handlar det om att medarbetaren exempelvis varit försenad upprepade gånger, bör du ha dokumenterat när det har skett. Handlar det om att medarbetaren har underpresterat, se till att ha konkreta exempel. Avsätt någon timmar för att förbereda samtalet, så att ditt budskap blir klart och tydligt.
2. Låt det inte dröja. När du har berättat för medarbetaren att du vill ha ett samtal med honom eller henne, ge förslag på en tid som ligger nära inpå. Om det går för långt tid innan ni ska ha ert samtal, leder det lätt till oro och ryktesspridning.
3. Håll samtalet på en måndag eller tisdag. Det ideala är om du kan hålla samtalet i början av veckan. Detta av två anledningar – dels för att medarbetaren får en chans att korrigera sitt beteende, dels för att samtalet kan röra upp en massa känslor. Om ni håller samtalet i början av veckan kan ni boka en ny tid i slutet av veckan, då ni kan prata vidare.
4. Sätt upp ett mål. Du bör själv ha ett mål för samtalet. Då är det lättare att vara tydlig. Är målet att medarbetaren ska prestera bättre? I så fall, hur mycket bättre? Samtalet bör vara ett medel för att nå ett mål.

Samtalet:

1. Inledning. Börja med att berätta vad målet med samtalet är.
2. Konsekvenserna. Berätta i jag-budskap att du är orolig över personen ifråga och beskriv vad konsekvenserna blir av medarbetarens beteeende. Låt medarbetaren reagera och svara.
3. Framtid. Berätta vilken förändring du önskar se.
4. Involvera. Ta tillsammans med medarbetaren fram förslag på hur förändringen ska gå till.
5. Planera. Bestäm hur ni ska följa upp samtalet.

Efteråt:

1. Dokumentera. Skriv ner vad ni diskuterat och kommit överens om. Låt medarbetaren få en kopia.
2. Följ upp. Gör den uppföljning som ni gemensamt kommit överens om.

Källa: Råden kommer från boken ”I huvudet på en chef” av Rickard Hagtorn och Jehoshua Kaufman.