Så fixar du en billig personalfest

Eventbranschen märker tydligt av hur företagen drar åt svångremmen när de ska arrangera årets sommarfester.
»Ja, det gör vi. Personalfesterna har mycket mindre budget och beställarna är mer benägna att pruta. Det har vi inte känt av på flera år i branschen«, säger Johan Fylking, vd på Eventguiden.com.

Om festbudgeten är tajt tycker han att man ska satsa på en avspänd tillställning, kanske en halvdag som börjar med en aktivitet och avslutas med grillkväll eller enklare middag. Vid 22-tiden rundar man av, vilket ger en annan fördel – ingen behöver komma in sent dagen efter på grund av en intensiv baksmälla.

Johan Fylking tycker att det bästa spartipset är att ha en tydlig budget och sedan begära in offerter.
»Om man vet exakt hur mycket man har att spendera, så kan festarrangören oftast hitta ett alternativ som passar.«

Johan Fylkings tips på var man kan spara:

1. Lokalen

De billigaste alternativen är det egna kontoret, festlokal eller restaurang. Många tror att man sparar pengar på att hyra tält för sommarfester, men det är ett dåligt alternativ för budgetfesten. Då måste du även hyra in porslin och eventuellt personal.
Om du är på en restaurang ingår detta i priset, och du kan oftast förhandla dig till ett bra pris.
Om du ska hyra festlokal är det billigast på måndagar och tisdagar. Torsdagar och fredagar är dyrast.

2. Mat och dryck

Här kan du spara mest genom att dra ner på bjudspriten.
Ett bra alternativ är att bara bjuda på vinet eller ölen till maten.
När du väljer rätter till middagen, kan du oftast förhandla lite med leverantören. Kanske kan han hitta ett billigare alternativ? Man behöver inte äta oxfilé eller entrecote.

Ett annat sätt att spara lite pengar på catering är att inte välja den lokala leverantören. Om du väljer ett företag som finns tio mil bort kan det vara mer benägna att erbjuda ett lågt pris, eftersom de vill utöka sitt område.

3. Underhållning

Här beror det lite på vilken tradition man har haft i företaget. Om man hade Charlotte Perelli förra året, kanske många blir besvikna om man har en lokal talang på dragspel i år.

En taktik är att tänka nytt: anordna en karaoke-tävling eller turnering i datorspelet »Rock Band«. Då slipper du kostnaden för att hyra in en artist.

4. Dekorationer

Om du anordnar festen själv, kan du hyra dekor av en festarrangör. Det är oftast inte så dyrt.