Rädd att missa något? Därför är chefer digitalt stressade

Visst är det skönt att kunna jobba var och när man vill. Få vardagen att gå ihop, kanske hämta tidigt på förskolan och ta igen förlorad arbetstid på kvällen. En del lever rentav drömmen och uträttar storverk från en solstol med mobiltelefonen i ena handen.

Fast vänta, börjar inte bilden av solstolsjobbandet och trehundra jobbmejl i mobilen kännas omodern? Nu handlar väl debatten snarare om att bli kvitt sitt mobilberoende och att inte vara tillgänglig hela tiden.

För dig som chef är det lättare sagt än gjort. Faktum är att två nya studier talar samma språk: Chefer hör till de värst drabbade av digital stress.

Enligt en ny Saco-rapport – Om chefen är sjuk – upplever 69 procent av cheferna att de förväntas vara tillgängliga på telefon på sin fritid och 54 procent att de förväntas läsa jobbmejl på fritiden – en betydligt högre andel än bland akademiker generellt. Kanske inte så konstigt då att chefer uppfattar sig som mer digitalt stressade.

Och hela 75 procent av 1 200 deltagare i chefsposition i den stora SLOSH-studien (Swedish longitudinal occupational survey of health) från Stressforskningsinstitutet, som doktoranden Magdalena Stadin tittar närmare på i sin kommande avhandling om digital stress, upplever just sådan anspänning.

Värst är det inom hälso- och sjukvård, där kryper andelen upp mot 83 procent digitalt stressade chefer. Även chefer i utbildningssektorn ligger högt – 79 procent. Till och med i den minst digitalt stressade chefsgruppen, de som jobbar med bank, finans och försäkring, är siffran över hälften, 61 procent.

”Framför allt handlar det om den enorma mängden e-post och att bli avbruten i arbetet, men även tekniskt strul, till exempel datorer som inte fungerar. Många av cheferna jobbar redan under hög belastning med krav både nerifrån och uppifrån”, säger Magdalena Stadin, doktorand vid Högskolan i Jönköping.

Särskilt utmärkande för just digital stress är att den, när den handlar om tillgänglighet, direkt påverkar redan stressade chefers möjlighet att återhämta sig.

”Har man hela tiden en förväntan på sig att svara på mejl och telefon hamnar man i ett slags ständigt standby-läge. Det innebär att stressnivåerna inte går ner på en hälsosam nivå på kvällar och helger”, säger Thomas Andrén, välfärdsekonom på Saco och författare till ovan nämna rapport.

Saco-rapporten visar också att många chefer, 69 procent närmare bestämt, ofta har svårt att koppla bort tankarna från jobbet på sin fritid. Alltså lika stor andel som de som förväntas vara tillgängliga på telefon. Men det behöver inte finnas en koppling mellan tankar på jobbet och farlig stress, menar Thomas Andrén.

”Att man inte kopplar bort jobbet kan ju också vara ett resultat av att man är engagerad. Det behöver inte vara negativt.”

Avgörande för om stressen är skadlig eller ej är som bekant förhållandet mellan krav och kontroll.

”Kontroll är ju en positiv friskfaktor, och det gränslösa arbetslivet innehåller också en sådan komponent. I ganska hög grad har chefer möjlighet att arbeta flexibelt. Det jag konstaterar i rapporten är att de 54 procent chefer som har så kallade aktiva jobb, alltså jobb med höga krav och stor egen kontroll, klarar sig bättre än de 15 procenten chefer med hög anspänning, alltså höga krav och liten egen kontroll.”

Men just känslan av kontroll är lätt att sakna när man tampas med datorstrul och hantering av olika digitala system som inte riktigt känns naturliga att använda. En del väljer helt enkelt att återgå till det gamla – hr-chefen som ska fylla i en blankett i ett krångligt gränssnitt kanske märker att det går fortare att göra manuellt och tar den enkla vägen i stället.

”Visst är digitaliseringen effektiv på många sätt, men vissa saker tar faktiskt längre tid”, säger Magdalena Stadin.

I en transformationsprocess brukar en av de största utmaningarna vara att få alla med på tåget. Hur ska man då som chef motverka bakåtsträvande beteende som en konsekvens av digital stress?

Magdalena Stadins tips är framför allt att avsätta arbetstid för administrativa uppgifter och se till att alla får relevant utbildning i nya programvaror.

Det brukar också heta att man som chef ska leva som man lär – alltså vara ett föredöme. Vilket väcker frågan om ens medarbetare blir mer stressade digitalt om man själv är det som chef. Magdalena Stadin har ännu inte hunnit titta närmare på det, men har sett tendenser i den riktningen inom hälso- och sjukvård. Men går det över-huvudtaget att ta kontroll över mejlen?

”Nja, just e-post hör till det man har mindre kontroll över. En vd som jag pratade med för någon vecka sedan berättade att hon får hundratals mejl per dag”, säger Magdalena Stadin.

Det man däremot kan påverka är sin egen hantering av mejlfloden. Petra Brask, Chefs expert på personlig effektivitet, brukar uppmana till att stänga av notiser och begränsa sitt mejlkollande till ett fåtal tillfällen per dag. Magdalena Stadin ger samma råd, och tipsar också om att man i sin roll som chef bör lyfta frågan på organisatorisk nivå. De viktigaste punkterna att diskutera är:

”För individen handlar det om att lägga upp en strategi, så att man har tydliga gränser för när man jobbar och när man är ledig”, säger Magdalena Stadin.

Men hur sätter man sådana gränser när tekniken faktiskt är utformad för att motverka gränssättning – till och med för att göra oss beroende av våra apparater?

”En viss del av den här typen av stress kommer med det moderna arbetslivet, men det finns ändå saker man kan göra för att förebygga. Det finns ju många fördelar med digital teknik också”, säger Magdalena Stadin.

Som att jobba när och var man vill. -Thomas Andrén tycker egentligen inte att just den fördelen bör ses som direkt kopplad till digital stress.

”Nej, det gränslösa arbetslivet handlar mer om att man kan lägga upp arbetet själv och välja tidpunkt och plats för det. Där har vi sett att chefer och anställda föräldrar ser positivt på detta. Men den digitala stressen är framför allt kopplad till mobiltelefonen, som hela tiden är med, och gör det möjligt att svara direkt.”

Ytterst ligger ju ansvaret kring frågor om stress på jobbet hos arbetsgivaren, då de sorteras in under arbetsmiljö. När det gäller signaler om att stressituationen för den enskilde håller på att gå överstyr vill Thomas Andrén framför allt peka på sömnbrist som tidig varningssignal.

”Det blir lätt en ond negativ spiral. Har man det stressigt på jobbet får man svårt att koppla av, och får man då sömnproblem blir det ingen riktig återhämtning.”

Även upprepad korttidsfrånvaro, irritation och sjuknärvaro är signaler att se upp med.

”Chefer är ju en del av arbetsmiljön, men även chefens chef är det. Känner man att arbetssituationen är ohållbar bör man ta en diskussion med sin egen chef”, säger Thomas Andrén.