När det värsta händer – att leda i kris

”Man kan inte vara rädd utan man måste bli handlingskraftig och visa att vi kan hålla terrorismen borta. Vi måste så småningom diskutera hur man angriper grundorsakerna till att terrorism, fanatism och extremism sprider sig i världen. Det är en politisk uppgift och det kräver politiskt ledarskap och en målmedvetenhet från oss alla, för vi ska inte låta rädslan vinna.”

Orden är Margot Wallströms och kommer från en pressträff som Dagens Nyheter direktsände dagen efter terrordåden i Paris då runt 130 personer sköts och sprängdes ihjäl i centrala Paris.

I kriser som denna ställs ledarskapet på sin spets. Hur makthavare och myndigheter hanterade krisarbetet efter terrordådet är för tidigt att säga. Men oavsett vilken slags ledare eller chef du är och oavsett om krisen är stor eller liten så gäller det att agera rätt, snabbt och effektivt.

Stefan Wittberg är säkerhetsansvarig på Friends Arena och vet bland annat hur man utrymmer 65 000 människor på under åtta minuter. Är det någon som kan hur man arbetar säkerhetsmässigt före under och efter en kris så är det han.

Att ha en krisplan och följa den är det första man bör göra men hur får du alla medarbetare att snabbt agera efter krisplanen?

”För vår del är det information. Att se till att medarbetare vet vad som står i krisplanen och vem som ansvarar för vad. Sedan är långt ifrån alla medarbetare inblandade i det strategiska krisarbetet, utan det är krisledningsgruppen som ska ansvara för den delen. Men vi går ut med information till alla medarbetare att vi har krisplan, vad det är tänkt att de ska göra så de vet att det finns ett grundläggande stöd för det.”

Hur håller ni medarbetarna uppdaterade om all information?

”Dels har vi informationen upplagd på vårt intranät och vi har regelbundna träffar med medarbetarna där vi lyfter de här frågorna. När händelser som nu i Paris inträffar då aktualiseras ju de här frågorna och då lyfter vi dem omedelbart. Vi har en ständig krisberedskap i organisationen där intern information är en del av den beredskapen.”

Går det att dra upp riktlinjer för att vara beredd på det oförutsägbara?

”Nej det går inte. Man får ha rutiner för den specifika olyckan eller de händelser man jobbat med i sina riskanalyser. Det går aldrig att täcka alla typer av händelser. Som attacken den 11 september, till exempel. Man kan bygga skyskrapor som inte kan rasa men ingen kan planera att det är ett flygplan som ska flyga in i dem. Rutiner för normala krishändelser måste därför gälla också när vi har händelser som ingen någonsin kan förutsätta. Då får medarbetarena automatiskt en trygghet i det som ligger i rutinen.”

Checklista för att vara beredd på det värsta:

– Ha en krishanteringsplan och en krisledningsgrupp, även om det är ett kontor på tre personer.

– Se till att medarbetarna vet vad som står i denna plan.

– Det går inte att täcka alla typer av händelser. Se därför till att det finns rutiner för förutsägbara kriser som anammas vid oförutsägbara händelser.

– Se till att chefen har förmåga att situationsanpassa sitt krisledarskap.

– Följ uppdelningen vid kris. Vem gör vad?

– Information är en nyckel i kris. Exakt hur denna informationen sprids spelar mindre roll.

Stefan Wittberg har själv arbetat i räddningstjänsten i 20 år. Där finns standardrutiner för olika former av olyckor. Arbetet på platsen efter situationen anpassas efter dessa rutiner. Det som skiljer ett dåligt ledarskap från ett bra är om chefen kan anpassa sig till situationen även när det gäller olyckor som inte kan förutses på ett företag. Stefan Wittberg tar upp exemplet med Costa Concordia, fartyget som sjönk utanför Grekland.

”Här lämnade ju kaptenen fartyget innan han säkrat att personal och passagerare var säkra. Vissa ledare klarar av att situationsanpassa sig. Andra inte. Där är ju kaptenen på Costa Concordia ett exempel på en person som inte klarade av det.”

Ett vanligt kontor drabbas ju sällan av samma typer av händelser som en tung industri eller byggarbetsplatser. Hur får man det lugna kontoret att snabbt ställa om i beredskapsläge?

”Genom att följa krisplanen man har och strikt följa vem som ansvarar för olika uppgifter. Samt genom att ge information och hantera medarbetare. Hur informationen ges är inte det viktiga. Man kan ge information genom sms, mail eller intranät.”

Finns det några generella tips som kan gälla de flesta arbetsplatser angående krisplaner?

”Alla arbetsplatser bör ha en krishanteringsplan och en krisledningsgrupp även om det är ett kontor på tre personer. Det kan alltid komma en objuden gäst eller något kan kastas in genom fönster. Då ska medarbetare vara förberedda på det, veta hur det ska hanteras och vem det ska rapporteras till.

Nu pratar vi om extraordinära händelser, men det viktiga är egentligen dagliga tillbud och händelser och att de följs upp, att medarbetarna tar allting allvarligt och rapporterar det. Rapporterar ingen om en matta som ligger fel och folk snubblar på den kommer någon till slut att trilla och slå sig riktigt illa.

De som har beslutanderätt och har plånboken måste förstå att det här är något som kostar pengar men företaget kommer att klara sig mycket sämre om man inte har medarbetare som är medvetna och utbildade inom det här.”