Här gör en tavla jobbet säkrare

En tavla och tre korta möten. Mer behövs inte för att öppna en informationskanal direkt från golvet till verkstadsledningen på Seco Tools. Inom en timme kan verkstadschefen fatta ett beslut som kan förändra arbetsmiljön, förbättra säkerheten och förebygga skador och sjukdomar.

Snacka om korta beslutsvägar!

Det är därför dagens arbete alltid börjar vid tavlorna. Varje avdelning har en egen tavla där alla kan se om det hänt något särskilt, om någon har skadat sig, vilka som är sjuka, om en maskin gått sönder, när reservdelarna kommer eller om produktionen är försenad. Alla avvikelser och störningar skrivs upp.

På Seco Tools byter fem skift av varandra i produktionen som pågår dygnet runt. Varje skiftlag börjar med att samlas fem till tio minuter vid tavlan för att ta del av vad som hänt på avdelningen under föregående skift.
»Informationsflödet är en nyckelfaktor när man jobbar femskift«, säger Silvia Dahlund, som är koordinator för förbättringsarbetet i produktionen på Seco Tools i Fagersta.

Varje anställd har ansvar för att skriva upp när något avviker eller stör. Man börjar alltid med arbetsmiljö och säkerhet. Det blir på så sätt en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Tavlorna finns också på de avdelningar som arbetar med ekonomi, personal och marknadsföring. Det finns särskilt utrymme där man kan ge förslag och idéer till förbättringar.

Och informationen stannar förstås inte där. För syftet är just ständiga förbättringar; bättre arbetsmiljö, färre olyckor, friskare medarbetare, effektivare produktion, kortare ledtider. Kort och gott högre kvalitet i allt.
Varje morgon har avdelningschefen ett tavelmöte tillsammans med gruppledare och servicetekniker.

»De beslutar vad som ska åtgärdas, i vilken ordning och vem som ska ha ansvaret. Det som inte kan åtgärdas direkt sätts på väntelista eller delegeras vidare.«
Beslut och åtgärder skrivs upp på tavlan, alla kan se om något hänt och i så fall vad, vem som ska åtgärda det och när. Det sparar tid att inte ständigt behöva fråga.

»Tack vare att tavlorna tankas av varje dag behöver ingen bli frustrerad över att inget händer på en gång – man vet när säkerhetsanordningen ska monteras eller reservdelen levereras.«
Efter de avdelningsvisa mötena har avdelningscheferna ett dagligt gemensamt möte. De går igenom sådana avvikelser som kan påverka flera avdelningar.

På så sätt får de en helhetsbild som bygger på fakta från hela produktionskedjan.
»Om det behövs kan vi prioritera om resurser och bemanning för att säkra en viktig leverans. Därmed kan resurserna utnyttjas så effektivt som möjligt och det blir inget revirtänkande«, säger Silvia Dahlund.

Även produktionschefen scannar dagligen av tavlorna. Eftersom informationen är kortfattad tar varje tavelmöte bara fem till tio minuter. Ingen behöver avsätta tid för möten som drar ut på tiden samtidigt som enkla åtgärder kan göras omedelbart; man slipper surdegar.

»Innan vi började arbeta med tavlorna och life, skedde förbättringsarbetet lite ad hoc, varje avdelning hade sitt sätt att jobba.«
Tavelmodellen, eller life – Little Improvement From Everyone – som den kallas, är ett led i företagets generella verksamhetsutveckling. Man behövde ett verktyg för att strukturera förbättringsarbetet, ett generellt system som innebar att alla kunde dela med sig och ta del av både avvikelser och förbättringar.

»Att fler delar informationen innebär också att fler utvecklar sin kompetens. Det är effektivt och ett led i att skapa en lärande organisation.«