Guide: Mentor och adept

Kapitel 1: Skräddarsy 
ditt eget lärande

Kapitel 2: Håll koll på 
förväntningarna

Kapitel 3: Skapa tydliga spelregler

Kapitel 4: Adepten sätter agendan

Kapitel 5: Se tillbaka, 
reflektera och gå vidare

Kapitel 6: Se upp med fällorna

Kapitel 1: Skräddarsy ditt eget lärande
Du har säkert en bra utbildning. Kanske har du gått kurser i ledarskap.

Men i ditt ledarskap ställs du inför utmaningar och dilemman där det inte finns några givna svar. Hur lyckas man navigera rätt genom maktkamper?

Hur ska du tänka om du har ambitioner och vill göra karriär?

Vad gör du när medarbetarna inte reagerar positivt på det du lärt dig om ledarskap?

Hur bör du agera när din chef stjäl dina idéer och snor åt sig äran för ditt jobb? Hur organiserar man sitt liv för att hinna och orka både familj och karriär?

Det är vid tillfällen som dessa du behöver någon som kan hjälpa dig att förstå vad som händer, ge dig stöd att våga mer, att ta ett steg till.

Särskilt stort behov av ett bollplank får du om du avancerat. Då blir din position mer utsatt och behovet av ett bollplank som du har förtroende för, ännu större.

Mentorskapet kan skräddarsys utifrån dina behov som adept och är ett komplement till andra sätt att utvecklas.

För dig som adept innebär mentorskap att du får en chans att mogna och få mer självinsikt genom samtal med en person med mer eller annan erfarenhet och kunskap än du själv har.

För dig som mentor innebär det att vara stöd, uppmuntrare och förebild, att få dela med dig av det du lärt dig. Du kanske har varit chef några år, prövat olika roller, gått på en del nitar och rest dig igen.

Nu känner du dig hyfsat trygg, både som person och i rollen som ledare. För båda innebär relationen att ta del av en annan människas tankar, synsätt och värderingar och därigenom bli mer medvetna om era egna sätt att tänka.

För det handlar om ett ömsesidigt utbyte. Många tror att mentorn, med sin större erfarenhet, är den som ger medan adepten är den som tar emot. Inget kan vara mer fel.

Poängen med mentorskap är just att det är två personer som möts och tar del av varandras olika erfarenheter och tankar. Ett möte som bidrar till båda parters personliga utveckling.

Det är just den personliga utvecklingen som på sikt är den största vinsten med ett mentorskap. I relationen mellan mentor och adept ryms inte bara frågor som hör yrkeslivet till.

Under senare år har personliga egenskaper kommit allt mer i fokus när det gäller befattningar som chef och ledare. Från att ha varit ett stöd i arbetet har mentorskapet allt mer blivit ett forum för existentiella frågor.

Det uttalade syftet är ofta att vara karriärstöd och att utveckla chefsämnen eller personer i början av en chefskarriär i gott ledarskap. Mentorskapet fungerar som träningsplan för ledarskap, just därför att det innehåller både professionell och personlig utveckling.

Ett annat syfte kan vara att utvecklas inom ett yrkesområde. En nyexaminerad ingenjör, personalvetare eller ekonom kan som adept till en person inom samma område, ha lättare att komma in i det praktiska arbetet.

Samtidigt får mentorn en inblick i hur den senaste utbildningen är utformad och vad den innehåller. Men ålder, erfarenhet eller position är inte avgörande, mentorskapet är utvecklande var du än befinner dig i livet och karriären.

Du kan bli mentor eller adept genom en organisation eller via en chef som vill backa upp yngre talanger. En organisation eller ett företag kan dessutom använda mentorskap för att utveckla medarbetare, företagskulturen och relationer inom företaget eller för att få mer jämställdhet eller mångfald.

Du kan också ta ett eget initiativ och be någon du känner eller har som förebild att vara din mentor. Men det viktiga är inte vem som tar initiativet – utan vad ni som mentor och adept gör av er relation.

Så väljer du rätt mentor

Kapitel 2: Håll koll på förväntningarna
Som adept funderar du säkert på vad du kan förvänta dig av mentorn. Men det är viktigt att du först vänder blicken mot dig själv.

Känner du dig obekväm när du måste ge negativ kritik? Är du orolig för att dina medarbetare inte gillar ditt sätt att chefa? Känner du dig till och med som en bluff ibland?

Förutsättningen för att du ska få utbyte av mentorskapet är att du verkligen drivs av en vilja att utvecklas och åstadkomma förändring. Mentorns roll är att ge dig hjälp och stöd. Han eller hon kan fungera som bollplank och ge dig feedback på hur du agerar och reagerar.

Men det är du som ska göra jobbet! Genom mentorn kan du få del av erfarenhet om ledarskap från någon som varit med, som gjort både misstag och rönt framgångar och som vet hur man tacklar förändringar.

En mentor bör vara en mogen person som känner sina styrkor och svagheter. En mentor med lång erfarenhet har förmodligen också byggt upp ett stort kontaktnät som du kan få tillgång till.

Som adept ska du kunna förvänta dig att mentorn verkligen har tid för dig. Vid era möten är det du och dina behov som står i fokus. Mentorn ska vara en god och uppmärksam lyssnare, en person som visar dig respekt och som du kan känna tillit till.

För att bli mentor ska du förstås också drivas av vilja och vara beredd på att avsätta ordentlig tid för era möten – utan att känna det som plikt eller tvång. Adepten ska inte känna att du ger av din tid på nåder. Genom att tydligt visa ditt engagemang för adepten får du henne eller honom att känna sig sedd. Det är den bästa gåva du kan ge för att stödja adeptens utveckling.

Din roll innebär inte att du ska ge svar på alla frågor! Så var ödmjuk och håll igen om dina egna åsikter och synpunkter. I egenskap av samtalspartner är du bollplank som hjälper adepten att själv hitta svaren.

Genom att berätta om dina erfarenheter ger du adepten nya infallsvinklar. Men glöm inte att adepten fattar sina egna beslut och att de inte alltid blir som du tänkt dig. Som mentor kan du vara en överblickare och se mönster som adepten inte själv kan urskilja eftersom han eller hon är mitt i skeendet.

Genom att ställa frågor och motfrågor kan du få adepten att se saker ur nya perspektiv eller helheten, men också detaljer som han eller hon inte lagt märke till.

Du kan vara inspiratör så att adepten vågar anta nya utmaningar och fatta beslut i svåra frågor. Då hjälper du din adept till ökad självkänsla och självförtroende.

Din adept ska sätta sina egna mål. Var lyhörd, om adepten verkar ställa för höga krav på sig själv kan du hjälpa denne att hålla nere ambitionerna en smula.

I mentorrollen kan du också vara tränare och bidra med förslag till utvecklingsplan. Det kräver att du lyssnar och ger rikligt med helt uppriktig feedback. Ge både uppmuntran och kritik, men var noga med att kritiken är konkret och inte sårande.

Kapitel 3: Skapa tydliga spelregler

Vid ert första möte är ni säkert laddade med förväntningar. Det kan kännas stelt och ovant. För att lära känna varandra är det bra att börja med småprat. Berätta om er själva, hur ert yrkesliv har gestaltat sig.

Vilka är era största framgångar och misslyckanden? Vilka är era starka och svaga sidor? Glöm inte att berätta om familj, vänner och intressen – livet består inte bara av arbete!

Känn efter, hur fungerar samtalet? Får ni kontakt och når fram? Kan ni slappna av? Skrattar ni åt samma saker?

Sätt ord på era förväntningar. Ju tydligare ni kan vara med vad ni vill få ut av varandra, desto större möjlighet har ni att nå dit.

Vilket syfte har du som adept med era möten? Är det något speciellt du vill fokusera på? Hur ser du på din roll – och på mentorns? Och du som är mentor, vad har fått dig att anta den rollen? Vad vill och kan du bidra med? Praktiska frågor bör också stå på agendan vid det första mötet. Gör upp hur ofta ni ska träffas, var och hur länge.

Vanligast är att mentor och adept träffas en gång i månaden, en eller ett par timmar per gång. Det är viktigt att ni träffas regelbundet, särskilt i början. Det är då ni lägger grunden, genom att lära känna varandra bygger ni förtroende.

Det kan ta tid, så ha tålamod. Även om ni har proppfulla agendor är det viktigt att ni båda prioriterar mötena. Annars är det lätt att ni tappar tråden. Boka gärna mötena en viss veckodag,om möjligt även en bestämd tid.

På sikt når ni förhoppningsvis dit i ert samarbete att ni kan ringa varandra om det hänt något speciellt. Eller träffas en extra gång mellan de planerade mötena.

Ta tidigt upp frågan om hur tillgänglig mentorn ska vara. Risken är annars att era förväntningar krockar. Det är ett plus om ni åtminstone någon gång träffas på mentorns respektive adeptens arbetsplats.

Då får ni en inblick i varandras vardagsmiljö. Tystnadsplikt är A och O. Allt ni diskuterar ska stanna er emellan. Utan förtroende får ni ingen öppen och ärlig dialog.

Som mentor bör du fundera över hur du ska hantera det om samtalet blir för känsligt. Om adepten till exempel har problem i relation till sin chef är det avgörande att du som är mentor är fullkomligt lojal mot adepten – oavsett vilken relation du själv har till dennes chef!

Hjälp din adept att förstå att det inte finns några tabun för vad ni ventilerar. Hur länge mentorskapet ska pågå är en fråga ni bör ta upp redan nu. Mellan ett drygt halvår och ett och ett halvt år brukar vara lagom.

Inget hindrar heller att ni fortsätter att träffas efter att mentorskapet formellt avslutats. Vi har hittills utgått ifrån att adepten och mentorn hittar varandra i ett tillitsfullt samarbete präglat av respekt. Men ibland märker man att en relation inte bär.

Då finns det bara en sak att göra – att bryta. Kom ihåg att detta inte innebär att mentorskap generellt inte fungerar. Det betyder inte heller att ni är misslyckade. Men personkemin mellan just er två stämmer inte.

Tips: Gör upp ett kontrakt
Ett bra sätt att göra spelreglerna tydliga är att formulera dem i ett enkelt avtal med era regler, till exempel:

Kapitel 4: Adepten sätter agendan

Mål

»Vad ska vi prata om sedan?« undrar du kanske.

Ja, det beror förstås på vad du som adept vill utveckla, vilka mål du har. Ju mer konkret du kan vara med vad du vill bli bättre på eller vart du vill, desto större är chansen att du når ett resultat som märks.

Du kanske redan har ett tydligt mål: »Jag vill vara vd om fem år« eller »Jag vill göra karriär internationellt«.

Dina behov kan också vara kopplade till färdigheter i rollen som chef. »Jag känner mig som den ständige fixaren och vill bli bättre på att delegera«, eller »Jag vill bli mer effektiv«.

En vision kan hjälpa dig att formulera vad det är du saknar. När du tänker på din vision är allt möjligt. Hur ser ditt perfekta jobb ut? Vad krävs för att du ska trivas som bäst? Hur ser ditt liv ut på tre eller fem års sikt?

Måla upp det för ditt inre. Att prata om sin vision – om hinder och möjligheterna att förverkliga den – kan hjälpa dig på vägen mot konkreta, realistiska och personliga mål. Formulera dina mål positivt och tänk inte för snävt.

Om du tycker att det är svårt – ta hjälp av mentorn! Bolla fram och tillbaka. Låt sedan målen löpa som en osynlig tråd genom era samtal. Ha dem i bakhuvudet men utan att de blockerar era tankar.

Struktur.

Om både mentor och adept förberett sig inför mötena blir utbytet större. Skriv ner i några punkter vad ni vill ta upp. Tänk tillbaka på föregående möte; väckte det nya frågor eller reflektioner?

Ge utrymme för här och nu. Börja gärna varje möte med vad som är hett och aktuellt. Stäm sedan av vad som hänt sedan ni sågs senast. Har det hänt något viktigt på jobbet eller personligt som du som är adept vill diskutera.

Har du gjort något som du är nöjd eller missnöjd med? Du kanske har hållit en presentation. Hur gick det, vilken respons fick du? Fundera på vad du kunde gjort ännu bättre. Ta hjälp av din mentor att bolla idéer!

Hur ser din arbetssituation och din privata situation ut just nu? Vardagens alla små och stora problem är ofta nog för flera timmars samtal. Poängen med mentorskapet är just att det ger möjlighet att blanda högt och lågt, här och nu med utveckling på sikt.

Det dyker ständigt upp saker som känns akuta att ventilera. Gör det, låt inte agendan styra. Kom ihåg – det är inget avrapporteringsmöte! Under resans gång händer saker, kanske du som är adept behöver revidera målen eller får syn på nya som känns mer angelägna, mer rätt.

Om det känns rätt kan ni ha teman för kommande träffar för att strukturera samtalen lite lagom. Om effektivitet är ett sådant tema kan du som adept i förväg fundera på om och vad det finns för hinder som gör att du inte kan jobba så effektivt som du vill.

Mentorn kan bläddra i minnet efter egna erfarenheter och dela med sig av egna misstag och framgångar.

Problemlösning.

Under själva samtalet är det adepten som ska vara drivande.

Mentorns roll är i första hand lyssnarens. Mentorn ska inte lösa adeptens problem, utan hjälpa adepten att hitta fram till sin lösning. Du som är mentor frågar dig kanske hur du ska göra för att inte presentera färdiga lösningar och råd.

Frustrationen dyker säkert upp i ditt huvud, särskilt om du är nybliven mentor. Men din uppgift är att hjälpa adepten sortera och belysa genom dina frågor.

Ibland kan du få tankarna att snurra i adeptens huvud så att han eller hon får gå hem och tänka ett varv till. Adepten kanske har bekymmer med en medarbetare som inte presterar.

Fråga hur han attackerat problemet. Vad skulle han göra om han fick fria händer? Säga upp? Vilka alternativ finns det? Huka inte för obehagliga frågor! På jobbet hinner man knappt tänka igenom problem förrän de är lösta.

I era samtal har ni chansen att söka problemets verkliga kärna. Som mentor är dina verktyg dels dina egna erfarenheter av liknande problem, dels alla de frågor du kan ställa som får adepten att reflektera vidare. Effekten på längre sikt blir att adepten lär sig ställa dessa frågor själv och får igång sin inre reflektion, sin inre dialog.

Om han eller hon känner sig pressad, vad exakt är det som känns så pressande? Varför? Hur tror adepten att lösningen ser ut? Varför? Låt vända och vrid-fasen ta tid, det är den som är kärnan i mentorskapet.

Återknyt i nästa samtal. Hur gick det? Reflektera tillsammans. Sedan ni sågs förra gången har tankarna snurrat i adeptens huvud, nu står ni kanske på en annan utgångspunkt.

Kanske finns det nya frågor som för er vidare. Men kom ihåg att adepten själv väljer strategi. På så vis fortgår problemlösandet i en cyklisk process. Som mentor kan du inte styra så att alla kloka idéer som föds i era samtal kommer till användning.

Det avgör adepten. Däremot bör du ha lite känsla för vilka frågor som är extra viktiga för adepten. Släpp dem inte utan följ upp.

Feedback. 

Många grubblar över hur man ger bra, konstruktiv kritik som leder åt rätt håll.

Kom ihåg att det är mycket lättare att ta emot kritik av någon som tycker om en, men som man inte har några känslomässiga band till. I mentorskapet har ni arbetat med att skapa tillit och en god grundtrygghet i er relation.

Därför är mentorn en utmärkt kritiker. Relevant kritik skapar dessutom en mycket stark relation, det blir en positiv spiral. Mentorn kan därför bli en förebild för hur adepten senare kommer att framföra kritik till sina medarbetare.

Som mentor bör du sträva efter att avdramatisera kritiken och i stället göra den till en naturlig del av samtalet. Ofta skapas spänsten i samtalet av att adepten får mothugg!

Om du som adept upplever att du får kritik som du inte förstår, fråga efter detaljer så att du bättre förstår exakt vad som ligger bakom. Tala också om hur du tolkar det du hör, så att ni inte missuppfattar varandra.

Som mentor ska du inte glömma dina kritiska glasögon. Träna på att våga ifrågasätta och ge motstånd, det kommer du själv att ha nytta av om du inte är van vid det. Och kom ihåg att ingen har mer rätt än den andre, det råder åsiktsfrihet er emellan och den andre har rätt till sina åsikter och känslor.

Bekräfta dem och visa att du förstår, men för den skull behöver du inte hålla med. Ett sätt att göra mötena effektivare och samtidigt underlätta feedbacken är att du som adept skriver dagbok.

Då kan du påminna dig om dina mål och samla situationer som hör ihop med dem. Är den egna konflikträdslan och målet att bli av med den centralt för dig kan även gamla händelser dyka upp. Skriv ner dem. Ta sedan upp det vid nästa möte med mentorn.

Kapitel 5: Se tillbaka, reflektera och gå vidare

Avstämning
Det är klokt att göra en avstämning när mentorskapet pågått ett tag, till exempel efter halva tiden.
Dels för att ta reda på hur mötena fungerar praktiskt: Har ni hållit er till spelreglerna? Är det något i mötesformen någon av er vill förändra? Ska ni träffas på en annan plats eller pröva att ha teman för era möten?

Dels för att fundera över vad mötena ger. Det är inte alltid man själv ser sina framsteg, det kan krävas eftertanke för att upptäcka dem. Särskilt när det gäller personlig utveckling, som ju inte handlar om gripbara kunskaper eller färdigheter.

Om du som adept förväntar dig stora förändringar snabbt, kanske du någon gång frestas att avbryta mentorskapet i förtid. Gör inte det! Det kan ta lite tid innan du upplever att du verkligen har utbyte av mötena med din mentor.
Förändringar behöver inte vara dramatiska för att vara betydelsefulla. Du kanske har samma arbetsuppgifter som tidigare, men har funnit ny arbetsglädje och utvecklats som människa.
Om träffarna ger dig tid att rannsaka ditt eget beteende och lära känna dina styrkor och svagheter lite bättre, så börjar du kanske bli lite mer medveten om dina drivkrafter, möjligheter och begränsningar.
Du kan börja söka dig till nya sammanhang där du kan bli framgångsrik när du vet bättre vad du är bra på och vad som känns bra och rätt för dig – och varför.

Samtidigt kan du undvika situationer där du vet att du får svårt att trivas och nå framgång. Tänk så mycket frustration sådana insikter kan bespara dig! Med den insikten kan du också med större säkerhet hoppa på nya chanser – du vet att de ligger i linje med dina mål.

Det behöver inte betyda att du byter jobb eller karriär. Den förändring som ska till för att du ska känna att du med ens kommer till din rätt kanske är så liten att ingen annan ser den. Kanske sker den bara inom dig.

Personlig och professionell utveckling går alltid hand i hand. Ibland tar det tid. Vitsen är att tankarna ändå börjat snurra lite mer sorterat och strukturerat än tidigare.

Avslutning
Vanligtvis sträcker sig ett mentorskap över minst ett år. Många mentorer och adepter väljer att fortsätta att ses, anting­en regelbundet och strukturerat som under mentoråret eller mer informellt.

Men det är alltid klokt att sätta punkt när det formella mentorskapet avslutas.

Ägna gärna ett helt summeringsmöte åt att reflektera och prata om hur ni tycker att ni har utvecklats, dels på jobbet, dels privat, både som mentor och adept. Det är inte ovanligt att mentorer får ut minst lika mycket av mentoråret – även om det är omöjligt att objektivt mäta vem som får ut mest.

Om du som är adept skrivit dagbok kan du ta fram den – både vid avstämningen i halvtid och vid avslutet. Då kan du få ett tydligt kvitto på hur du uppnått dina mål!

Framtid

Är mentorskapets lärdomar en färskvara?

Förhoppningsvis inte. En sak är vad ni båda lär av er dialog medan den pågår, en annan är vad ni lär av att lägga tid på att vända och vrida, reflektera och fundera. Det stärker den inre dialogen. På sikt leder det till att man blir en säkrare beslutsfattare och bättre problemlösare.

Som mentor utvecklar du din förmåga att lirka igång ett självständigt lösningsorienterat tänkande hos en annan individ, en viktig lärdom att ta med sig tillbaka in i ledarrollen på arbetet. Många adepter vittnar om att de positiva effekterna inte tar slut i och med att mentoråret gör det.

Processerna som satts i gång snurrar vidare.

Och som sagt, ett fruktbart samarbete som mentor och adept kan fortsätta, kanske i annan form. Som ett mer informellt mentorskap – eller som vänskap.

Kapitel 6: Se upp med fällorna

Mentorskapet är en process där två personer arbetar med att utveckla den enes, adeptens, potential. Att även mentorn får ut mycket av relationen är en bonus.

Adepten spelar huvudrollen, mentorn har en viktig, men dock, biroll. Som mentor ska du inte bara heja på. Om adepten till exempel oroar sig inför en viss uppgift, ska ni tillsammans söka efter orsaken.

Kanske anar du som mentor en svag punkt hos adepten? Våga sätta fingret på den, släta inte över eller blunda för sådant du tror kan vara ett hinder för adeptens förmåga att nå sina mål eller lösa ett problem.

Ibland är det svårt att dra gränsen mellan mentorskap och terapi. Man kan beskriva skillnaden så här: Mentorskapet har fokus i arbetslivet, gör en loop in i privatlivet för att sedan komma tillbaka till arbetslivets vardagssituationer.

Terapi har fokus i privatlivet och kan göra en loop in i arbetslivet, men kommer sedan tillbaka till privatlivet. Det kan hända att du som mentor märker att adepten har personliga problem som ligger utanför yrkesrollen.

Det kan handla om familjen, alkoholproblem, ångest, sömnsvårigheter eller något annat. Tänk då på att du inte är terapeut och att din adept kanske behöver annan professionell hjälp. I de flesta mentor-adeptrelationer är det du som mentor som är den erfarne – men det är inte du som ska ge svaren. Du ska ställa frågorna som får adepten

Det kan hända att du som mentor märker att adepten har personliga problem som ligger utanför yrkesrollen. Det kan handla om familjen, alkoholproblem, ångest, sömnsvårigheter eller något annat.

Tänk då på att du inte är terapeut och att din adept kanske behöver annan professionell hjälp. I de flesta mentor-adeptrelationer är det du som mentor som är den erfarne – men det är inte du som ska ge svaren.

Du ska ställa frågorna som får adepten att tänka ett varv till, även om du tycker eller tror att du har svaret. Ibland handlar din roll om att vara den som bekräftar det adepten känner på sig är rätt.

Om det känns svårt att inte få leverera färdiga lösningar kanske du ska fundera på hur du själv agerar som chef? Är det du som ger svaren och fixar lösningarna när dina medarbetare kommer med sina problem? Tror du att det får dem att utvecklas och växa?

Det är lätt att känna sig smickrad om man får en förfrågan om att bli mentor. Men mentorskapet kan få konsekvenser som du inte förutsett, fallgropar som du bör vara medveten om. Som mentor bidrar du med din tid och ditt engagemang.

Belöningen är förhoppningsvis den glädje det är att se en annan människa utvecklas. Och inte att förglömma – att du själv utvecklas och blir en bättre chef!

Åtta luriga mentorfällor

1. Föräldrafällan.
Du är inte mamma eller pappa och mentorskap handlar inte om uppfostran. Respektera att adepten har sina egna värderingar. Mentorskapet är en relation för lärande, inte för lydnad.
2. Påjagar-fällan. Mentorns ambitioner för adeptens utveckling är större än adeptens egna. Lyssna av och låt adepten bestämma förutsättningar och tempo!
3. Snäll-fällan. Att hålla med och vara hygglig leder inte framåt. Du är inte mentor för att bli omtyckt. Våga utmana adepten och ställ även de obekväma frågorna.
4. Chefsfällan. Du löser adeptens problem och fattar beslut – precis som i ditt jobb som chef. Håll tillbaka din iver, låt adepten få tid att komma fram till egna lösningar.
5. Curlingfällan. Adepten vill ha din syn och dina råd på varje mått och steg. Men som mentor har du inget facit, adepten måste själv ta ansvar, även för sina misstag.
6. Kärleksfällan.
Var tydlig mot omgivningen med vad ett mentorskap innebär. Om det uppstår ljuva känslor mellan dig och din adept – avsluta mentorskapet direkt!
7. Tidsfällan. Dina medarbetare kan känna avundsjuka om de upplever att du har tid med din adept, men inte med dem. Var noga med att berätta om förutsättningarna för ditt åtagande.
8. Mysfällan.
Mentorträffarna utvecklas till trevliga sammankomster i stället för utvecklande dialog som bär framåt. Småprat är okej, men låt det inte ta över.

Denna pocketguide distribuerades som bilaga i tidningen Chef nr 2/10 samt som särtryck. Copyright © Chef 2010.