Hur fixa Millennium-haveriet? ”Som att måla läppstift på lik”
Det nya journalsystemet Millennium skulle ta vården in i framtiden, men havererade nästan direkt. ”Jag tror inte att Millennium går att laga”, säger forskaren Åsa Cajander och ger sin syn på varför digitala jättesatsningar ofta hamnar snett – och vad chefer kan dra för lärdomar.
Efter många års förberedelser och satsade miljoner sjösattes journalsystemet Millennium i Borås med omnejd 12 november i fjol.
Tre kaotiska dagar senare togs beslut om en paus.
Ingenting fungerade som tänkt och från personalen hördes beskrivningar som ”trauma”, ”mardröm” och ”koloss på lerfötter.”
Åsa Cajander, professor vid Uppsala universitet, som forskar om samspelet mellan människa och maskin, är inte förvånad.
”Så här har det varit genom alla tider när denna typ av stora, standardiserade system ska lanseras. De ansvariga tenderar att underskatta vidden av allt som krävs för att få det hela att fungera, det handlar om enorma förändringar som innebär helt nya arbets- och tankesätt. Och alltid dyker det upp små och stora problem längs vägen, som ofta är fullständigt oväntade”, säger hon till Chef.
”För att hantera all denna osäkerhet krävs oerhört skickliga projektledare, och jag menar att framgångssannolikheten för den här typen av gigantiska system i det närmaste är noll”, fortsätter Åsa Cajander, som inte följt Millennium-projektet professionellt men i sin forskning särskilt studerat och utvärderat processer kring it i vården.
”Jag tror inte att Millennium går att laga. Att försöka fixa till det blir som att måla läppstift på ett lik.”
Tillsammans med två forskarkolleger har hon i en studie från 2022 kunnat peka på omfattande problem kopplade till det Millennium-liknande amerikanska journalsystemet Epic, som införts i Norge, Danmark och Finland.
Liksom i Sverige var förhoppningen att det nya systemet skulle minska kostnaderna och effektivisera vårdarbetet, men i Norge uppges läkare gråta av frustration och enligt forskningsstudien återstod stora problem att lösa ännu flera år efter lanseringen.
Detta är Millennium
- Millennium är ett vårdinformationssystem som utvecklats av det amerikanska it-företaget Oracle. Millennium är tänkt att ersätta ett 30-tal befintliga system i Västra Götalandsregionen VGR, men har pausats tills vidare efter omfattande problem och kritik.
- Tidigast i mars tar VGR beslut om en eventuell återstart.
- Liknande plattformar är på gång över hela landet. Region Skåne och VGR har valt samma huvudleverantör. Strax före jul kom beskedet att även Region Skåne skjuter upp införandet av systemet.
”Om jag vore chef, skulle jag säkerställa att läkare, sjuksköterskor, sjukgymnaster, alla vårdens professioner var nära och oavbrutet involverade i utvecklingen av de nya it-systemen, på arbetstid, innan det blir skarpt läge. Det är helt avgörande för om fel och brister ska kunna avvärjas i tid”, säger Åsa Cajander och tillägger:
”Det handlar väldigt mycket om ledarskap. Som ledare behöver du ha en organisation som klarar av ett agilt projekt av den här omfattningen, ha en styrgrupp med kompetens nog att hantera det oväntade och fatta snabba och för verksamheten relevanta beslut i tid. Det som händer annars, är att it-utvecklarna antingen trycker på paus eller bestämmer sig för något de anser vara rimligt utifrån sin horisont. Vilket sällan blir bra alls.”
Ett ”klassiskt” fenomen som tenderar att ställa till grava problem vid lanseringen av denna typ av system är vad Åsa Cajander kallar scope creep, alltså en krypande ökning av projektets omfattning.
”I början har man kanske en idé om tio saker som systemet ska användas till. Men så börjar man lägga till. Vore det inte bra om vi kunde ta fram statistik också, på det ena eller andra? Och så drar det iväg, och man bara fortsätter att addera. Vilket innebär att projektet blir mycket större än tänkt, till slut kanske omöjligt stort att hantera.”
”Jag menar att framgångssannolikheten för den här typen av gigantiska system är i det närmaste noll.”
I den tvärnordiska studien av Epic-systemet pekar forskarna på ytterligare faktorer som påverkar användbarheten negativt.
Överföringen av ett amerikanskt system – som bygger på fakturering och kontakter med försäkringsbolag – till en nordisk vårdkontext, leder till mycket klickande och missförstånd. Även översättningarna tenderar att fallera.
”Systemen är inte neutrala. De amerikanska standardlösningarna innehåller värdegrunder och normer, varav somligt är synligt och annat inte. Det blir en krock med det svenska sättet att tänka”, säger Åsa Cajander.
Vidare rubbar storskaligheten balansen i en vårdinfrastruktur som byggts upp successivt och under lång tid, vilket skapar stress och oro.
Enligt åtskillig forskning är chansen att lyckas större om man i stället arbetar med mindre moduler som testas och lanseras efter hand, säger Åsa Cajander, men den forskningen har svårt att nå ut.
Projekten blir också nästan ofelbart försenade, vilket innebär att en bred och grundlig testkörning av systemet i nära samarbete med vårdpersonalen inte alltid ”hinns med”– listan kan göras längre.
”Det handlar väldigt mycket om ledarskap. Som ledare behöver du ha en organisation som klarar av ett agilt projekt av den här omfattningen.”
Flera utredningar pågår kring det pausade Millennium-systemet som efter haveriet i Västsverige anmälts till Arbetsmiljöverket, Justitieombudsmannen, Integritetsmyndigheten och Inspektionen för vård och omsorg, Ivo.
Lanseringen av samma system i Skåne, som där går under beteckningen Skånes digitala vårdsystem SDV, har skjutits upp.
Åsa Cajander säger:
”Jag tror inte att Millennium går att laga. Att försöka fixa till det blir som att måla läppstift på ett lik, som min gamla handledare brukade säga. De inbyggda problemen är så många, systemet tycks vara ’oanvändbart by design’. Samtidigt som samhället satsat oerhört mycket pengar i detta.”
Och:
”Om de ansvariga trots allt bestämmer sig för en fortsättning, går bristerna kanske att hjälpligt åtgärda så att systemet klarar de vanligaste uppgifterna, sedan får man väl skära bort resten. Men det blir nästan som att börja om från början. Förfärligt tråkigt, men inte helt oväntat.”
4 tips till chefen med nya it-system i komplex it-miljö
- Mindre moduler som utvecklas och kopplas ihop successivt är att föredra framför stora standardlösningar.
- Säkerställ att projektledningen har kompetens nog att ta snabba och relevanta beslut när det oväntade uppstår.
- Lyssna på användarna! Att personal och utvecklare under lång tid kan arbeta tätt ihop med kravställning och testning är A och O för att det ska fungera.
- Begränsa. Undvik ”scope creep”, att systemet belastas med onödigt många uppgifter. Fokusera på det som ger värde.
Källa: Tips från Åsa Cajander.
Fortsätt läsa kostnadsfritt!
Vi behöver bara en minut…
Så roligt att du vill fortsätta läsa våra artiklar! Det får du strax göra, utan att betala något.
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis och utan tidsbegränsning!
Dina uppgifter delas aldrig med tredje part. Läs vår integritetspolicy här.
