Forskare: Rensa hatthyllan – rutiner på jobbet utan funktion

Huvudlöss var en verklig landsplåga i slutet av 1800-talet. Små obehagliga kryp som stortrivdes i hattar och textilier. Eftersom nästan alla bar någon form av huvudbonad på den tiden, kom någon på idén att skruva upp hatthyllor. På så vis kunde hattar med tillhörande löss parkeras redan i farstun. Genialt!

Under de många år som förflutit sedan dess har hattarna i stort sett försvunnit, liksom den utbredda lusplågan. Men hatthyllorna är kvar, som närmast självklara inredningsdetaljer i våra hem.

På liknande sätt håller organisationer fast vid ”hatthyllor” som lösningar på problem som inte längre existerar. Organisatoriska kvarlevor från en annan tid, som i värsta fall står i vägen för ett mer effektivt ledarskap. Det säger Mats Tyrstrup, docent vid Handelshögskolan i Stockholm och verksam inom tankesmedjan Leading Health Care.

”Våra organisationer är fullständigt nerlusade med administrativa system och rutiner som inte längre fyller någon funktion, eller vars syften med tiden blivit ytterst oklara. Om vi besiktigade våra organisationer på samma sätt som vi besiktigar våra bilar, skulle en hel del av dem få körförbud”, säger han.

Det tydligaste hatthylle-exemplet från arbetslivet -är enligt Mats Tyrstrup de -formaliserade medarbetarsamtal som otaliga svenska chefer initierar åtminstone en gång per år. Samtalen kom till för att öka motivationen vid de löpande banden i det gamla industri–Sverige, vilket delvis också lyckades genom överenskommelser om arbetsrotation och ökat ansvar bland medarbetarna.

”Men arbete i dag är knappast lika monotont som på 1970-talet. Det omedelbara problemet är alltså borta, men lösningen i form av medarbetarsamtal lever vidare med förhöjd status, som något självklart att ägna sig åt. Jag vill understryka att alla som tycker att medarbetarsamtal leder till något vettigt, bör fortsätta att ägna sig åt dem. Min poäng är att vi så sällan ifrågasätter nyttan med samtalen.”

Nästa hatthylle-fenomen är ledningsgrupperna, menar Mats Tyrstrup.

”Problemet är återigen att de blivit ett så rutinmässigt ’’måste’ i arbetslivet, vars nytta inte alltid är uppenbar. En normal ledningsgrupp består av uppåt tio personer, som kanske träffas varannan tisdag och sitter en hel eftermiddag för att gå igenom en massa frågor. Vilket tillsammans motsvarar en halvtidstjänst. Frågan är om det är väl använd tid.”

Det många gånger omfattande arbetet med årliga affärs- och verksamhetsplaner kan även det kategoriseras som en ”hatthylla”, menar Mats Tyrstrup.

”Affärsplaner uppstod som styrmodell inom industrin för att implementera den högsta ledningens strategiska avsikter inom exempelvis cykeltillverkning. Dagens kvalificerade tjänsteverksamheter går sällan att centralstyra på samma sätt. Ändå är affärsplanerna kvar”, säger Mats Tyrstrup.

Att som enskild chef försöka rubba djupt rotade men mindre välfungerande traditioner i den egna organisationen är inte alltid så lätt.

”Man bör ändå alltid försöka förbättra det man är inblandad i. Testa att lyfta frågan: Exakt på vilket sätt ökar den här rutinen värdet på det vi levererar? Vi behöver bli mer ifrågasättande och explicita kring hur vi använder vår tid”, säger Mats Tyrstrup.