Fem steg till bättre möten

Som nybliven vd i läkemedelsbranschen för snart 20 år sedan hade Hans Wahlén dåliga erfarenheter av ledningsgruppsmöten; långa, sega sammanträden utan struktur och större resultat.
På Tamro AB har han därför infört en metod för att styra upp ledningsgruppsmöten. Kring alla möten råder en tydlig disciplin och efteråt sker en utvärdering.

”Detta hjälper medlemmarna i ledningsgruppen att utvecklas och ger oss därmed bättre möten”, förklarar Hans Wahlén.
Metoden går utmärkt att använda även till andra möten än ledningsgruppsmöten – det kan handla om allt från planeringsmöten och avdelningsmöten till strategimöten.
Tiden för mötena är fastslagen redan från början. Från 9.00 till 13.30.

Alla på mötet får sätta upp punkter på agendan.
Alla måste ange hur lång tid de behöver för sin fråga och vara noga med att inte överskrida tiden. Dessutom ska man ange om punkten är en informationsfråga, beslutsfråga eller diskussionsfråga.
”På beslutsfrågor är vi tvungna att fatta beslut. Vi får inte gå från mötet utan att fatta beslut.”
Den som anmäler en beslutsfråga måste förse gruppen med relevant beslutsunderlag. Ett bra underlag ska innehålla ett förslag till beslut, ett alternativ och en konsekvensanalys av båda förslagen.
”Utan förberedelsematerial blir det ett indianöverfall!” konstaterar Wahlén.

Till skillnad från beslutspunkterna så får informations- och diskussionspunkterna absolut inte utmynna i beslut.
"Vi får inte fatta beslut utan relevant underlag. Då riskerar besluten att bli bara känslobaserade. Det är inte alltid fel, men det måste finnas fakta i grunden."

Vill gruppen fatta ett beslut efter en diskussion så måste de alltså vänta till nästa möte. Samtidigt får någon i uppdrag att ta fram beslutsunderlag.
Efter varje möte går gruppen laget runt i fem minuter. Då är det utvärdering och alla får svara på vad de tyckte var bäst och sämst med mötet. Om någon har tagit upp de andras tid med irrelevanta frågor får han eller hon höra det, likaså om beslutsunderlaget har svajat.

Ser du någon risk för att öppen kritik kan leda till konflikter i gruppen?
”Nej, de som sitter i ledningsgruppen är chefer med potential att läsa andra människor. De beter sig inte plumpt. Jag har bara sett kritik framföras på ett mycket mjukt och omtänksamt sätt.”

Läs hela artikeln i Chef nr 4