5 tips från effektivitetsexperten: Prioritera smart – få mer gjort

De flesta chefer känner redan till Eisenhowers Bråttom-Viktigt-matris och hur den hjälper dig att prioritera just det som är viktigast och mest brådskande först. Men vi vet också att det räcker med att öppna mejlbrevlådan för att bli kidnappad av andras vilja och prioriteringar.  

Petra Brask, som föreläser och coachar i personlig effektivitet, har samlat de bästa prioriteringstipsen från framgångsrika ledare i denna fempunktslista: 

1) Identifiera dina kärnuppgifter och granska dem kritiskt. Dela därefter in dem på motsvarande sätt som man gör inom sjukvården; andning, blödning, chock. Rangordna i 1:a, 2:a och 3:e prioritet. Många uppgifter är viktiga, men vilka är absolut viktigast? Vårt arbetsminne är begränsat, därför bör du inte ha en längre lista än just de tre saker som du måste få gjorda under dagen.  

2) Delegera. Vilka av arbetsuppgifterna kan du delegera? Vad finns det som inte just du behöver göra? Delegera internt till dina medarbetare men tänk även över möjligheten att delegera externt eller outsourca.  

Det finns chefer som låter bli att delegera för att de vill spara på sina redan stressade medarbetare, men ha i stället tillit till att dina medarbetare kan prioritera. Om inte, har du ett bra tillfälle att lära ut hur man prioriterar det som är viktigast för verksamheten så att det kan sätta sig i företagskulturen.  

3) Släpp det! Låt din prioriteringslista ligga till sig. Låt det undermedvetna göra sitt jobb. I kritiskt läge, under stress, tar man inga bra beslut. Ta en promenad, gör något helt annat en kort stund.  

4) Gå tillbaka och se över din punktlista. När du bryter stress-spiralen får du åtkomst till en annan del av hjärnan, prefrontala cortex, där ditt kloka, rationella och logiska tänkande finns. Du får helt enkelt tillgång till mer information. Du kanske under din paus insett att något faktiskt inte är så viktigt eller att du har glömt att ta med någon uppgift. Framför allt har ditt undermedvetna gjort nya kopplingar och antagligen lyckats hitta både en och två lösningar på problemen.
”Det är framför allt det här som toppcheferna har insett. Hoppa inte över den här punkten, det är där det magiska händer”, säger Petra Brask. 

5) Utvärdera. Varje dag innan du avslutar dagen bör du utvärdera din prioritering. Hur blev det? Vilka saker blev gjorda? Vi glömmer alldeles för lätt bort allt som vi faktiskt fått gjort, medan vi minns och ältar det vi inte har gjort. Var i stället stolt över att du gått i mål. Det utlöser såväl dopamin som oxytocin och serotonin, vilket ger dig förnyad energi.
Du kan också avsluta dagen med att lista morgondagens tre viktigaste punkter och förbereda dig för att ta dig an uppgifterna. Gör som kockarna, gör en ”mise en place”, det vill säga duka fram det du behöver för att direkt morgonen därpå kunna börja med det som är din högsta prioritering.  

Bonustips!

Ett sista råd från Petra Brask är att bokföra din tidsanvändning. Redan efter en vecka blir du varse vad du lägger din tid på. 

”De allra flesta börjar såväl möten som sina dagar i fel ände. I stället för att försöka skyffla undan snabba puckar bör man gå direkt på den viktigaste uppgiften som kräver mest tankekraft”, säger hon.