”Chefen är extra viktig i det här läget”

I Facebookgruppen Chefa i coronakris medverkar Chefs experter:

Frågorna till Leif E Andersson handlar om svåra samtal kring uppsägningar och permitteringar, chefens betydelse för motivation och stöd i en kris – och om vilka psykologiska mekanismer som ligger bakom bunkrandet av toapapper och vad man som chef kan lära sig av det. 

Här är några av de anonymiserade frågorna och svaren:

Svåra samtal

Fråga: Jag upplever att flera medarbetare på min avdelning är oroliga för sin framtid – och med all rätt. Vi behöver inte permittera nu omedelbart denna veckan, men det kan bli högst aktuellt inom kort. Får frågor om detta dagligen men eftersom inget är 100 procent klart ännu kan jag inte lägga alla kort på bordet. Svårt mellanläge! Vad ska jag tänka på i mina svar till dem?

Leif E Andersson svarar: Först av allt ska du låta dem berätta om sin oro, lyssna aktivt. ”Jag hör att du är orolig, jag förstår det. Vad oroar dig mest?” eller liknande. Sen ska du vara ärlig och säga vad du kan säga. Om någon pressar dig så kan du säga att inget är klart och du kommer att berätta så snart du vet vad som gäller.

Fråga: Jag kommer att behöva säga upp medarbetare, vilket känns hemskt. Jag känner mig extra orolig över att göra det på distans, alltså att inte kunna ses när vi samtalar. Det stressar mig, för det känns svårare att förmedla en känsla av att jag verkligen uppskattat den här personen via telefon. Kan jag tänka om här på något vis?

Leif E Andersson svarar: Förstår det, frågan är om det ens går att göra bra? Det finns flera olika lösningar för videosamtal, det är lite bättre än vanlig telefoni. Om det inte alls går att vänta eller göra det fysiskt skulle jag föreslå det. Berätta hur det känns att tvingas göra det utan att ses. Omständigheterna är som de är. Du kan föreslå att du gärna träffas så snart det är möjligt efter krisen.

Stöd och motivation

Fråga: Är det verkligen möjligt att hålla samma motivations- och produktionstakt när vi sitter hemma och jobbar. Jag försöker hålla ständig kontakt med mina medarbetar med dagliga digitala gruppmöten, individuella möten och noggrann planering. I början var entusiasmen och engagemanget hög, men efter en vecka med hemarbete märker jag att många börjar tappa orken. Hur hjälper jag medarbetarna att hålla ångan uppe?

Leif E Andersson svarar: Berätta vad du ser, hur du märker att någon tappat orken. ”Jag ser/hör att du tappat orken, berätta!” Lyssna och bekräfta deras känslor och tankar. Oftast kommer de själva på vad de ska göra, annars kan du fråga. ”Hur ska du lösa det? Hur kan du hitta tillbaka till orken? Är det något jag kan hjälpa till med? Om det är flera som har liknande problem kan ni ta upp det som ett problem på ett videomöte och diskutera lösningar tillsammans. Sen är regelbunden kontakt och tydlig bekräftelse på det de faktiskt har gjort grunden för en bra relation, även på distans.

Fråga: Vad kan man som chef göra mer än att hålla regelbundna videomöten och försöka se och hålla kontakten med medarbetarna, för att bygga psykologiskt trygghet i sina olika team? Har du idéer/förslag hur teamen kan samverka och stötta varandra?

Leif E Andersson svarar: Det du tar upp är det viktigaste, så täta kontakter som varje unik individ önskar, glöm ingen! Psykologisk trygghet skapas också genom att det finns en öppenhet för att dela svårigheter. Ta själv upp egna känslor/tankar kring svårigheterna med att sitta hemma. Öppna upp för att det är ok att prata om dessa. Det går att prata om svårigheter utan att tappa fokus på uppgiften. Skapa gemensamma uppgifter kan vara ett annat sätt. Uppgifter som kräver kontakter mellan medarbetarna direkt, utan chefens inblandning.

Fråga: Hur viktig är chefen i ett sånt här läge? Ska jag hålla mig i bakgrunden och se till att lösa problem för mina medarbetare (jag har väldigt mycket med det ekonomiska att jobba med på egen hand) eller behöver jag vara närvarande hela tiden och fronta mig själv så att de alltid vet att jag är där?

Leif E Andersson svarar: Chefen är extra viktig skulle jag säga. Se till att stämma av ofta, inte bara för att prata jobb/följa upp utan ibland bara för att höra hur de har det.

Ledarskapslärdom från beteende i krissituationer

Fråga: Jag undrar vad det är för psykologisk mekanism bakom att många av oss började bunkra mat och toalettpapper? För jag antar att det är någonting som gör att vi alla började ha samma beteende, trots att toalettpappersförsäljarna försökte säga att det inte var någon fara. Är det att man vid kris vill skydda sig själv och sin familj? Eller är det att vi vid kris vill göra som alla andra gör? Eller är det helt enkelt bara bra att bunkra? Jag funderar på det, eftersom jag om möjligt skulle vilja hitta proaktiva handlingar på mitt arbete som gör att vi inte hamnar i ett stämningsläge där alla tänker på sig själva, utan fortsätter att jobba ihop och lösa saker tillsammans.

Leif E Andersson svarar: Tror att du har en poäng i att det sprider sig för att man hör att andra gör det. Vi är ett flockdjur och man vill inte sitta med Svarte Petter efteråt och skämmas för att man inte tog chansen.

En sak att tänka på för att få alla att jobba ihop och inte tänka på sig själva är vad det är du uppmärksammar/bekräftar. Om du visar att du uppskattar beteenden som gynnar samarbete så får du det. Om du visar att du uppskattar beteenden som bygger på att man tänker på sig själv främst så får du mer av det. Ditt och andras sätt att uppmärksamma vad andra gör påverkar deras beteenden.