5 tips för att leda team som är ovana att arbeta på distans

Kanske är du vanligtvis jätteduktig på motivation på grund av din förmåga att verkligen se folk och äga ett rum, men vad händer med den när det ligger några kilometer bredband mellan dig och dina medarbetare?

Bygga kultur på avstånd inte lätt. Lägg därtill medarbetare som är ovana vid att inte befinna sig inom synhåll från chefens skrivbord samt stressen över en pågående pandemi och det blir en riktig soppa att hantera.

I ett inlägg på Medium.com delar Rebekah Monson, medgrundare och COO på mediatechstartupen WhereBy.Us, med sig av sina fem bästa tips för att leda ovana distansteam på håll.

Tips 1: Börja med kalendrarna. Schemalägg er tid för kommunikation så att ni inte avbryter varandra i ert produktiva arbete. Var noga med att synliggöra när ni är tillgängliga och inte. Du som chef måste också komma ihåg att ägna tid åt enskilda samtal i form av videomöten med varje medarbetare – håll koll på att de mår bra och har rätt fokus.

Tips 2: Video är grundläget – men glöm inte bort att vässa den skrivna kommunikationen. Som chef kan du inte gömma dig för din webbkamera och du måste be dina medarbetare slå på sin, för du behöver kunna läsa deras reaktioner precis som du gör när ni träffas i ett mötesrum. Dela anteckningsdokument – börja själv som mötessekreterare och fördela därefter ansvaret för att föra protokoll.

Tips 3: Kompensera för asynkron kommunikation. Om du mejlar Pelle på morgonen och får svar först efter lunch för att han stängt av sina notiser eftersom han satt med en viktig rapport hela förmiddagen – acceptera det, utan stress. Lita på att dina medarbetare får jobbet gjort även om de inte följer dina egna tidsmönster. Ett tips är att komma överens om tider när ni alla ska vara online. Och för den anställde som behöver mer struktur – checka in oftare.

Just avstämningar går faktiskt också till viss del att automatisera. På Chef hade redaktionen under en period för några år sedan automatiserade morgonmöten kring arbetet med chef.se, där en Slackbot  – Chef Chefsson – ställde tre frågor till alla medarbetare som bidrog till sajten just den dagen: ”Hur mår du?”, ”Vad ska du göra idag?” och ”Är det någonting du behöver hjälp med?”

Tips 4: Normalisera AFK-tid. Alla behöver lämna tangentbordet (förkortningen står alltså för ’away from keyboard’) ibland. Du som chef kan föregå med gott exempel genom att meddela detta tydligt, genom att uppdatera din status och stänga av notiser, oavsett om det handlar om att du behöver fokustid eller att du ska gå och hämta barn på förskolan.

Tips 5: Skapa krockar i korridoren! Kaffepauser och snicksnack är två livsviktiga ingredienser på en hälsosam arbetsplats. Och om inte tillfälle ges till fysiska sådana, skapa dem digitalt. Videomöten på Zoom eller Google Hangouts utan annat syfte än att prata om hur man mår, familjen, vädret eller den senaste Netflix-upptäckten är enkelt att få till. Och välbehövligt – inte minst för kulturen.