expertpetra

Experten: 7 råd för att undvika ”före semestern”-stressen

Sommarledigheten inom räckhåll. Har du kvar ett berg med jobb? Lugn! Här är de bästa tipsen för att hinna med allt.

För dig som chef kan berget med arbetsuppgifter som måste bli klara innan sommaren kännas oöverskådligt. Men lugn. Effektivitetscoachen Petra Brask delar här med sig av sina bästa tips för att hinna klart i tid:

1) Gör en ”to do”-lista
Petra Brask: ”Skriv ner allt du har tänkt att hinna med innan ledigheten startar. Prioritera sedan dessa i 1–3 där 1 har högsta prioritet och 3 är minst viktigt. Se även hur mycket tid du har. Borde jag delegera något? Eller kan vi hoppa över någon uppgift?

Långa, ändlösa och osorterade att göra-listor kan få vilken hjärna som helst att tröttna. Underlätta genom att dela upp att-göra-listan i olika kategorier”.
1. Prio-uppgifter
2. Följa upp/bevaka
3. Fixa (snabba, korta uppgifter)
4. Projekt (större uppgifter som sträcker sig över längre tid)
5. Förbereda
6. Läsa

2) Se upp för energitjuvar
”Strulande teknik är en relativt vanlig energitjuv. Men en tidstjuv som tidigare legat på en tionde placering och som nu klättrat upp på en topplacering är; Otydliga roller och ansvarsområden samt otydlig information. Vi märker att förväntningarna ofta är outtalade eller rentav motsägelsefulla. Detaljstyrt ledarskap, brist på uppskattning och respekt upplevs också som energitjuvar på våra arbetsplatser.”

Läs också: Mejla som en militär – och blir mer effektiv

3) Undvik långa möten
”På många arbetsplatser uppger man ”för många och långa möten” som en riktig tids- och energislukare. Man sitter ofta i samma mötesrum, med samma mötesledare och börjar med föregående mötesprotokoll. Inte konstigt om hjärnorna i rummet blir förvirrade och upplever att de nog redan varit på det här mötet och checkar ut.”

4) Skaffa bra hjälpmedel
”Din kalender är det viktigaste hjälpmedlet för planering och struktur. Se till så att din kalender och ”att göra”-lista lever i symbios. Saker som tar mer än 20 minuter att göra behöver tid och utrymme i din kalender. Mejlprogram som Outlook och Google är fantastiska hjälpmedel om du ser till att lära dig att nyttja den teknik som gör att programmet kan göra en del av sorteringsarbetet åt dig.”

Läs också: 6 tips för att öka din kreativitet

5) Lär dig prioritera
”Utgå från företagets, organisationens eller avdelningens mål och analysera vilka uppgifter som är viktigast för att ta dig dit. Vilka uppgifter av de prioriterade och mest viktiga är också mest bråttom? När de mest viktiga uppgifterna är gjorda är det klokt att fokusera på andra strategiskt viktiga uppgifter, planering och förebyggande arbete. En bra tanke är att fundera över: ”Om jag bara fick göra en sak idag, vilken uppgift skulle jag göra då?”.

6) Lägg upp din arbetsdag rätt
”Använd gärna förmiddagarna till viktiga och tuffare uppgifter, medan hjärnan är pigg och har energi. Har du ändå svårt att komma igång så är det ibland lättare att fråga dig själv: vilka uppgifter du INTE ska göra? Följ din planering och försök få till det så att du kan jobba ostört med de prioriterade uppgifterna. Fokusera på en uppgift i taget och avsluta innan du börjar med nästa. Med andra ord multitaska inte och se till att minska ner på avbrott och störmoment”.

7) Skjut inte jobbiga saker framför dig
”Bästa tipset är när du får en jobbig arbetsuppgift – besluta DIREKT när du ska du göra den.  Eller kan du delegera den? Ska du delegera – gör det i så fall omgående så att den som ska utföra uppgiften har en chans att få in det sin planering. Om du själv ska göra den – besluta när ska du börja. Vi fokuserar så ofta på våra deadlines, men det är faktiskt minst lika viktigt att tänka startdatum också. Känns uppgiften oöverskådlig och stor – bryt ner den i delar. Och njut av att få bocka av varje avklarad deluppgift.”

Poddtips: Bli bättre på att nyttja din tid!

Vill du lära dig mer om tid och hur du blir mer effektiv? Lyssna på Tidspodden som drivs av Chefs expert Petra Brask och ledarskapsforskaren Lena Lid Falkman. De hjälper att tidsoptimera bättre och bli bättre på stresshantering.

Lyssna på första avsnittet här!

Läs också: Vårstäda och frigör energi

nyhetsbrev_1800
chef

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

valavtalare
Krönikor

Per Grankvist: Ditt val av talare avslöjar dig

De börjar ofta sin dragning på ungefär samma sätt också. De ställer sig ensamma mitt på scenen, sänker rösten en smula och börjar berätta att ”vi lever i en värld som blivit …”
Gabriella Huss på K2 Search har fem råd till chefer som kört fast i karriären. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Ledarna

Ta dig förbi hindren i din chefskarriär

Den klassiska karriärtrappan är raserad. En ny typ av chefskarriär tar form – med ökad risk att uppleva att man har kört fast. ”Viktigast för att ta sig vidare då är självkännedom”, säger chefsrekryteringsexperten Gabriella Huss.
cissi-13
Krönikor

Cissi Elwin spanar: Aktivistchefen är på frammarsch

Förr var det företagsledare som Volvo-chefen PG Gyllenhammar som inspirerade. På 2010-talet har däremot en ny typ av förebild tagit plats, skriver Cissi Elwin.
checklist123
Beslutsfattande

Microsofts vd: 3 styrkor – som utmärker en bra ledare

Satya Nadella, vd för Microsoft, har efter 25 år inom mjukvaruföretaget stolpat upp några egenskaper som han tycker utmärker en bra ledare.
lonera13
Motivation

Forskning: Orättvis lön på jobbet – förödande för motivationen

Chefens förmåga att sätta en rättvis lön är avgörande för medarbetarnas motivation – viktigare än lönen som sådan, visar forskning.
obama-2
Konflikthantering

Obamas 3 skäl till varför du måste misslyckas – ibland

Alla gör misstag – oavsett var du befinner dig i karriären. Och är du en entreprenöriell chef kanske det till och med är nödvändigt att göra misstag, enligt Barack Obama.
Erik Sundqvist på Michelin ringar in och lyfter sitt ledarskap med en Executive MBA på Stockholms universitet. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

Nya metoder får ledarskapet att skjuta fart

Erik Sundqvist ringar in och lyfter sitt ledarskap med nya verktyg och kunskaper. Fyra lärdomar har varit extra användbara.

1shanga
Karriär

Shanga Aziz, 20, får pris – som ”Årets unga framtidslöfte”

Förra året kom han med på Chefs lista över ”Framtidens ledare”. Nu får Shanga Aziz ta emot priset som ”Årets unga framtidslöfte” för sitt arbete med Locker Room Talk.
nyhetsbrev_1800
chef

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden