expertpetra

Experten: 7 råd för att undvika ”före semestern”-stressen

Sommarledigheten inom räckhåll. Har du kvar ett berg med jobb? Lugn! Här är de bästa tipsen för att hinna med allt.

För dig som chef kan berget med arbetsuppgifter som måste bli klara innan sommaren kännas oöverskådligt. Men lugn. Effektivitetscoachen Petra Brask delar här med sig av sina bästa tips för att hinna klart i tid:

1) Gör en ”to do”-lista
Petra Brask: ”Skriv ner allt du har tänkt att hinna med innan ledigheten startar. Prioritera sedan dessa i 1–3 där 1 har högsta prioritet och 3 är minst viktigt. Se även hur mycket tid du har. Borde jag delegera något? Eller kan vi hoppa över någon uppgift?

Långa, ändlösa och osorterade att göra-listor kan få vilken hjärna som helst att tröttna. Underlätta genom att dela upp att-göra-listan i olika kategorier”.
1. Prio-uppgifter
2. Följa upp/bevaka
3. Fixa (snabba, korta uppgifter)
4. Projekt (större uppgifter som sträcker sig över längre tid)
5. Förbereda
6. Läsa

2) Se upp för energitjuvar
”Strulande teknik är en relativt vanlig energitjuv. Men en tidstjuv som tidigare legat på en tionde placering och som nu klättrat upp på en topplacering är; Otydliga roller och ansvarsområden samt otydlig information. Vi märker att förväntningarna ofta är outtalade eller rentav motsägelsefulla. Detaljstyrt ledarskap, brist på uppskattning och respekt upplevs också som energitjuvar på våra arbetsplatser.”

Läs också: Mejla som en militär – och blir mer effektiv

3) Undvik långa möten
”På många arbetsplatser uppger man ”för många och långa möten” som en riktig tids- och energislukare. Man sitter ofta i samma mötesrum, med samma mötesledare och börjar med föregående mötesprotokoll. Inte konstigt om hjärnorna i rummet blir förvirrade och upplever att de nog redan varit på det här mötet och checkar ut.”

4) Skaffa bra hjälpmedel
”Din kalender är det viktigaste hjälpmedlet för planering och struktur. Se till så att din kalender och ”att göra”-lista lever i symbios. Saker som tar mer än 20 minuter att göra behöver tid och utrymme i din kalender. Mejlprogram som Outlook och Google är fantastiska hjälpmedel om du ser till att lära dig att nyttja den teknik som gör att programmet kan göra en del av sorteringsarbetet åt dig.”

Läs också: 6 tips för att öka din kreativitet

5) Lär dig prioritera
”Utgå från företagets, organisationens eller avdelningens mål och analysera vilka uppgifter som är viktigast för att ta dig dit. Vilka uppgifter av de prioriterade och mest viktiga är också mest bråttom? När de mest viktiga uppgifterna är gjorda är det klokt att fokusera på andra strategiskt viktiga uppgifter, planering och förebyggande arbete. En bra tanke är att fundera över: ”Om jag bara fick göra en sak idag, vilken uppgift skulle jag göra då?”.

6) Lägg upp din arbetsdag rätt
”Använd gärna förmiddagarna till viktiga och tuffare uppgifter, medan hjärnan är pigg och har energi. Har du ändå svårt att komma igång så är det ibland lättare att fråga dig själv: vilka uppgifter du INTE ska göra? Följ din planering och försök få till det så att du kan jobba ostört med de prioriterade uppgifterna. Fokusera på en uppgift i taget och avsluta innan du börjar med nästa. Med andra ord multitaska inte och se till att minska ner på avbrott och störmoment”.

7) Skjut inte jobbiga saker framför dig
”Bästa tipset är när du får en jobbig arbetsuppgift – besluta DIREKT när du ska du göra den.  Eller kan du delegera den? Ska du delegera – gör det i så fall omgående så att den som ska utföra uppgiften har en chans att få in det sin planering. Om du själv ska göra den – besluta när ska du börja. Vi fokuserar så ofta på våra deadlines, men det är faktiskt minst lika viktigt att tänka startdatum också. Känns uppgiften oöverskådlig och stor – bryt ner den i delar. Och njut av att få bocka av varje avklarad deluppgift.”

Poddtips: Bli bättre på att nyttja din tid!

Vill du lära dig mer om tid och hur du blir mer effektiv? Lyssna på Tidspodden som drivs av Chefs expert Petra Brask och ledarskapsforskaren Lena Lid Falkman. De hjälper att tidsoptimera bättre och bli bättre på stresshantering.

Lyssna på första avsnittet här!

Läs också: Vårstäda och frigör energi

Relaterade artiklar

janne-3
Kommunikation

Janne Andersson: ”3 ledarfokus gör Sverige världsbäst”

Fokusera rätt – och få ett vinnande lag. ”Jag är helt övertygad om att de sakerna vi jobbar med i landslaget går att applicera på allt ledarskap”, säger förbundskapten Janne Andersson.

Hemfrids vd Monica Lindstedt
Annonssamarbete Chef + Hemfrid

Ge dig själv mer vardagsflow 2020

Andan i halsen. Ständigt dåligt samvete. Många chefer har tappat livsbalansen. ”Har du råd, så köp en tjänst och ta hand om dig själv”, råder Hemfrids Monica Lindstedt.
Kvinna läser bok framför öppna spisen.
Motivation

11 boktips om märkliga chefer

Milda makaroner vilka märkliga chefer det finns! Chef har fiskat i bokfloden och tipsar om de bästa på chefs-temat att njuta av till jul.
byggchef
Motivation

Enda branschen där kvinnliga chefer tjänar mer

Byggindustrin är den enda bransch där kvinnors chefslöner är högre än de manliga kollegornas.

algortimchef
Motivation

Därför vantrivs vi med en algoritm som chef

Det finns framför allt tre anledningar till att människor avskyr att bli styrda av en algoritm – och istället börjar jobba för att manipulera systemet, visar en ny studie.

Allt fler tycker att jobbet är meningslöst.
Motivation

Allt fler tycker att jobbet är meningslöst

Allt färre svenskar ser betydelsen av vad de gör på jobbet – och allt färre tycker också att deras jobb är meningsfullt. Det visar en ny undersökning från Jobbhälsoindex. ”Det finns ett samband med psykisk ohälsa,” säger Lars Hjalmarsson, vd för Jobbhälsoindex.

skandia_3
Annonssamarbete Chef + Skandia

Bli en magnet för de bästa medarbetarna

Konkurrensen är knivskarp. Företag som vill locka – och hålla kvar – de bästa medarbetarna behöver steppa upp. ”Det handlar om att vara en bra, ansvarsfull och attraktiv arbetsgivare”, säger Mattias Munter på Skandia.
sattamalen
Motivation

Forskare: Därför ska du sluta sätta låga mål

Hur reagerar vi på målsättningar? Och hur kan låga mål sänka motivationen bland medarbetarna? Det ville ett amerikanskt forskarlag ta reda på.