videomote

5 tips för att leda team som är ovana att arbeta på distans

Är du en av alla de chefer som just nu undrar hur sjutton du ska lyckas entusiasmera dina medarbetare på distans? Här är fem tips för att leda ovana team.

Kanske är du vanligtvis jätteduktig på motivation på grund av din förmåga att verkligen se folk och äga ett rum, men vad händer med den när det ligger några kilometer bredband mellan dig och dina medarbetare?

Bygga kultur på avstånd inte lätt. Lägg därtill medarbetare som är ovana vid att inte befinna sig inom synhåll från chefens skrivbord samt stressen över en pågående pandemi och det blir en riktig soppa att hantera.

I ett inlägg på Medium.com delar Rebekah Monson, medgrundare och COO på mediatechstartupen WhereBy.Us, med sig av sina fem bästa tips för att leda ovana distansteam på håll.

Collage: Petronella Barvaeus är digital strateg. Bild på hur verktyget Ideahunt ser ut.

Läs också: 7 digitala verktyg du behöver – för att jobba hemifrån

Tips 1: Börja med kalendrarna. Schemalägg er tid för kommunikation så att ni inte avbryter varandra i ert produktiva arbete. Var noga med att synliggöra när ni är tillgängliga och inte. Du som chef måste också komma ihåg att ägna tid åt enskilda samtal i form av videomöten med varje medarbetare – håll koll på att de mår bra och har rätt fokus.

Tips 2: Video är grundläget – men glöm inte bort att vässa den skrivna kommunikationen. Som chef kan du inte gömma dig för din webbkamera och du måste be dina medarbetare slå på sin, för du behöver kunna läsa deras reaktioner precis som du gör när ni träffas i ett mötesrum. Dela anteckningsdokument – börja själv som mötessekreterare och fördela därefter ansvaret för att föra protokoll.

Tips 3: Kompensera för asynkron kommunikation. Om du mejlar Pelle på morgonen och får svar först efter lunch för att han stängt av sina notiser eftersom han satt med en viktig rapport hela förmiddagen – acceptera det, utan stress. Lita på att dina medarbetare får jobbet gjort även om de inte följer dina egna tidsmönster. Ett tips är att komma överens om tider när ni alla ska vara online. Och för den anställde som behöver mer struktur – checka in oftare.

Cissi Elwin

Läs också: Cissi Elwin: Aldrig har behovet av goda ledare varit så stort som nu

Just avstämningar går faktiskt också till viss del att automatisera. På Chef hade redaktionen under en period för några år sedan automatiserade morgonmöten kring arbetet med chef.se, där en Slackbot  – Chef Chefsson – ställde tre frågor till alla medarbetare som bidrog till sajten just den dagen: ”Hur mår du?”, ”Vad ska du göra idag?” och ”Är det någonting du behöver hjälp med?”

Tips 4: Normalisera AFK-tid. Alla behöver lämna tangentbordet (förkortningen står alltså för ’away from keyboard’) ibland. Du som chef kan föregå med gott exempel genom att meddela detta tydligt, genom att uppdatera din status och stänga av notiser, oavsett om det handlar om att du behöver fokustid eller att du ska gå och hämta barn på förskolan.

Tips 5: Skapa krockar i korridoren! Kaffepauser och snicksnack är två livsviktiga ingredienser på en hälsosam arbetsplats. Och om inte tillfälle ges till fysiska sådana, skapa dem digitalt. Videomöten på Zoom eller Google Hangouts utan annat syfte än att prata om hur man mår, familjen, vädret eller den senaste Netflix-upptäckten är enkelt att få till. Och välbehövligt – inte minst för kulturen.

Broderi med texten

Läs också: 6 viktiga rutiner – för dig som jobbar hemifrån

hybridkontoret
Distanskurs

Så leder du på en hybrid arbetsplats

 Var och hur ska vi jobba? Denna utbildning hjälper dig att som chef hantera det nya arbetslivet, där vissa sitter på distans och andra på plats.

Relaterade artiklar

anonymamagdalena
Ledarskap

Anonyma chefen: ”Som enhetschef är jag en slasktratt”

Stora arbetsgrupper är ett gissel för många chefer inom vård och omsorg. Som "Magdalena". Om hon fått välja hade hennes arbetsgrupp varit hälften så stor som den är. Nu tvingas hon i stället ta till nödlösningar och genvägar för att hinna med sitt jobb.
Helena Martini, HR-chef på fastighetsbolaget Atrium Ljungberg, ser hälsokontroller för medarbetare som en investering. Foto: Christoffer Edling
Annonssamarbete Chef + Werlabs

Enkelt hälsotest lyfter prestationer på jobbet

”Det är att visa omtänksamhet i handling”, säger Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg, om den hälsokontroll som har blivit ett viktigt redskap och en uppskattad del av arbetet med hållbara medarbetare.

Cissi Elwin
Karriär

Cissi Elwin: ”Man måste bygga företag utifrån ett starkt bultande hjärta”

”Flera har varnat för hur svårt det är att slå ihop två bolag. När jag frågar vad det svåra består i säger alla samma sak: Kulturen”, skriver Cissi Elwin i sin nya krönika.
ledarskapet
Teamutveckling

9 punkter för ett gott ledarskap: Så är en bra chef

I 25 år har Chef bevakat ledarskapsfrågor. Här har vi sammanfattat det vi har lärt oss i 9 enkla punkter.
Person i grå tröja som är ny på jobbet och jobbar hemifrån vid sin dator
Arbetsmiljö

Onboarding på distans: Så lyckas du

Rekrytering pågår – trots coronapandemin. Men funkar det att anställa och integrera nya medarbetare på distans? ”Jag är förvånad över hur bra det har gått”, säger Tobias Lindh, Norden-chef vid företaget Adyen.
The Rolling Stones
Teamutveckling

Led ditt team som ett rockband

Vad är det som gör att vissa grupper håller ihop, utvecklas och levererar medan andra slits itu av konflikter? Det är en knäckfråga för många chefer. Svaret kan finnas bland uthålliga rockgrupper, visar ny forskning.
Med ett verktyg för strukturerad och tydlig feedback har Johan Isacsson på Skandia lyft sitt team rejält.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Han hittade succémetoden för bättre ledarskap

Glada medarbetare, hög kundnöjdhet och dubblad försäljning. Möt chefen som ser sina medarbetare som Formel 1-förare och regelbundet tar in dem i depån.

Anna Gullstrand lär dig få ut det bästa av gruppen i nya boken Facilitera.
Teamutveckling

Viktigast: Att alla känner sig trygga i din grupp

Att facilitera är främst ett förhållningssätt till människor, och sedan olika verktyg. I boken Facilitera beskriver Anna Gullstrand, VP People på Mentimeter, hur du får ut det bästa av gruppen.