Smidigare flytt utan drama

Låt oss ta ett exempel: Du är chef för en avdelning med 20 medarbetare.
Det gamla kontoret med egna rum börjar bli för trångt. Ledningen har beslutat att företaget ska flytta till ett öppet kontor.

När du presenterar en förändring är dina medarbetares första reaktion känslomässig. Deras trygghet rubbas när de upptrampade stigarna inte längre gäller. Ofta är reaktionen negativ.
Förändringens fyra rum är en modell som beskriver den process varje individ går igenom vid en förändring. Det tar olika lång tid för dina medarbetare att ta sig igenom de fyra rummen.
Med några enkla verktyg kan du guida dem igenom de fyra rummen så att förändringen kan genomföras utan att verksamheten blir lidande.

RUM 1:  NÖJDHET  
»Vi är trygga och glada«
Dina medarbetare känner sig trygga och många har utvecklat vanor som de är bekväma med. Alla har funnit sig till rätta och det finns rutiner som fungerar bra. Eventuella brister har de flesta lärt sig leva med eller slutat se. Nu gäller det för dig att presentera beskedet om flytten till kontorslandskap så att alla medarbetare så snabbt som möjligt kommer med på tåget.

DETTA KAN HÄNDA:  Du möts av en känslostorm. Protester, ilska och besvikelse blandas med likgiltiga suckar.
Men en och annan gillar förändringen och gör vågen när det äntligen händer något.

Så hjälper du medarbetarna:
– Lämna alltid ett besked som innebär en förändring muntligt och personligen, helst till alla samtidigt. Ta inte din tillflykt till mejlen!
– Informera, informera, informera. Information är ett nyckelord i en förändringsprocess, ju tidigare du informerar, desto bättre.
– Motivera beslutet, var tydlig. Handlar det om att spara pengar, säg det. Lägg in dina egna motiv för förändringen.
– Upprepa informationen tills alla har förstått att flytten kommer att genomföras och att de kommer att påverkas.
– Mörka inte. Kan du inte ge information om alla detaljer så tala om det. Erbjud dig att ta reda på det du inte vet.
När alla medarbetarna förstått att en förändring kommer att genomföras har de passerat tröskeln till …

RUM 2: CENSUR
»Det här gynnar inte mig«
Dina medarbetare börjar argumentera för och emot beslutet. Deras fokus ligger på hur det kommer att beröra just dem. Några ser bara nackdelar, andra ser fördelar.

DETTA KAN HÄNDA:  Mycket energi går åt till att älta förändringen, spekulationer, skvaller och rykten går igång. Några ger upp och förlorar arbetsglädjen. Någon enstaka sätter på sig skygglapparna, de förnekar att förändringen kommer att genomföras eller att den berör dem.

Så hjälper du medarbetarna:
– Låt alla få uttrycka sina farhågor och förväntningar. Ett sätt är att ordna ett »Lyfta-på-locket forum«.
Så går det till: Samla alla och låt var och en skriva ned allt negativt på post-it-lappar i en färg och allt positivt på lappar i en annan färg. Sortera lapparna i olika problemområden, till exempel störningar, förvaring, telefonsamtal. Diskutera sedan hur ni ska undvika problemen på dessa områden. Genom att släppa fram både det negativa och det positiva belyser ni många aspekter, det blir ett sätt att  kvalitetssäkra processen.
– Fortsätt informera så fort det hänt något nytt som har med förändringen/flytten att göra.
– Kom ihåg att de som är negativa och pekar på problem hjälper dig att ta fram argument som gör motivet tydligare.
– Tänk på att även de som kommer med invändningar och ser problem oftast också ser något positivt med förändringen.
När alla har uttryckt sina farhågor och po-sitiva förväntningar och lyssnat till vad andra känner, kommer de att vilja lösa problemen och upp-nå möjligheterna.

RUM 3:  FÖRVIRRING
»Kan man inte göra så här?«
Nu har dina medarbetare insett att förändringen kommer att ske och de har fått uttrycka sina tankar. Några börjar föreslå olika tänkbara lösningar. Det börjar bli dags att göra vägval.

DETTA KAN HÄNDA:  Medarbetarna funderar var och en på sitt håll på hur man kan lösa de olika problem som kommit fram. De olika idéerna och förslagen ventileras och diskuteras vid informella möten, till exempel i fikarummet, men ingen fångar upp idéerna utan de blir hängande i luften.

Så hjälper du medarbetarna:
– Samla gruppen för att diskutera hur farhågorna ska undvikas och hur ni ska nå mål. Ett sätt att undvika störningar kan vara att bygga tysta rum. Skapa spelregler för hur ni ska arbeta i de nya lokalerna, det kan handla om att stänga av ljudet på mobiltelefonen, inte ropa över hela lokalen och en rad andra saker. Låt grupper av medarbetare ta ansvar för olika frågor i förändringen.
– Undersök vilka möjligheter förändringen kan ge. Några medarbetare kanske upptäcker att de kan sitta nära varandra för att lättare kunna ta del av varandras erfarenheter och kunskap.
– Var uppriktig med vad medarbetarna kan och inte kan påverka. Det ger dina medarbetare realistiska förväntningar.
– Ha tålamod, låt processen ta den tid som krävs. Ju mer öppen dialogen är, desto snabbare kan ni utveckla verksamheten med de nya förutsättningarna.
Nu vet alla vad som kommer att ske, den mentala processen närmar sig …

RUM 4:  FÖRNYELSE
»Det här blir nog rätt bra!«
Det börjar bli dags att genomföra flytten. Nu har ni utarbetat spelregler för hur ni ska arbeta i det nya kontoret och alla har tagit del av dem. Dina medarbetare har fått sätta sig in i den nya situationen i god tid, det betyder att den mentala flytten har skett långt före den fysiska.  Nu är det full fart framåt!

VARNING!  De som inte fått möjlighet att gå igenom den mentala processen innan förändringen genomförs befinner sig fortfarande i det första mentala rummet.

Målet: Ny nöjdhet
När förändringen väl är genomförd och allt börjar falla på plats är det dags för uppföljning. Hur gick det? Finns det något som behöver korrigeras?

Källa: Nina Norén, WorkWays