Så får du ut max av din tid

Din chefskollega tar fram en strategiplan, nätverkar med andra och coachar sina medarbetare och lyckas ändå gå hem i tid. Själv hinner du bara sitta av en massa möten och i bästa fall svara på dagens mejl – under kvällen.

Att utveckla din avdelning har du definitivt inte tid för. Hur kommer det sig?

Svaret kan vara att de har lärt sig att koncentrera sig på det som verkligen räknas – och sluta sträva efter att vara perfekta i allt annat. För om du synar din chefskollega noggrant är det troligt att hon eller han ägnar hälften så mycket tid som du åt pappers­arbete.

LÄS MER: Hur får jag medarbetaren att bli klar?

Att kollegan är slarvig bryr sig ingen om, eftersom resultatet är lysande. Och att personen i fråga skickar mejl med bristfällig grammatik och väljer bort möten tycks inte heller ligga på minuskontot, eftersom han eller hon överglänser alla i projektet som verkligen betyder något.

Känns det orättvist?

Elizabeth Grace Saunders, tidscoach och skribenten bakom den här artikeln, vet. Hon var duktig i skolan. Hon hade lärt sig att perfektionism uppmuntrades, vilket hon tog med sig till yrkeslivet.

Men när Elizabeth Grace Saunders sedan startade sitt eget företag märkte hon att förutsättningarna ändrades. Då var det snarare en begränsning att vara en A-student i allt.

Elizabeth Grace Saunders hänvisar till författaren Tom Rath, som i sin bok Strengthsfinder förklarar att du uppnår mer genom att helt och hållet utnyttja dina starka sidor i stället för att ständigt försöka stötta upp dina svagheter.

”Jag har insett vikten av att kunna av­­­göra hur jag ska investera min tid och energi för att göra ett så bra arbete som möjligt – och hur ett utförande som inte är perfekt ger störst avkastning ”, säger hon.

Nästan alla hennes samtal som coach återkommer till ett och samma tema, oav­sett om klienterna är chefer eller inte: de upplever att de inte kan hitta tid att hinna med allt. Och de har rätt, konstaterar Elizabeth Grace Saunders.

Ingen har tid för allt. Hon går till och med så långt att hon hävdar att ”tids­planering är död”.

I och med att arbets­takten och mängden information ökar är det ingen idé att ens försöka planera.
Oavsett hur effektiv du blir kan du inte få in allt. Hennes tidsinvesteringsfilosofi uppmuntrar i stället att se tiden som en begränsad resurs och fördela den i linje med sin egen definition av framgång.

LÄS MER: Fem sätt att får mer tid

LÄS MER: Sju effektivitetshot

1. Bestäm vad du inte vill spendera tid på.
Eftersom mängden tid är begränsad har du inte möjlighet att göra allt du vill göra, oavsett hur effektiv du är. Yrkesmässigt kan det innebära att du minskar ditt engagemang i arbetsgrupper. På det personliga planet kanske du anlitar någon att klippa din gräsmatta eller avsluta ditt påbörjade renoveringsprojekt.
2. Fördela din tid strategiskt.
Sätt gränser för hur och när du investerar tid i arbete och i ditt privatliv. Ett av de bästa skälen inför dig själv för att inte arbeta extremt långa arbetsdagar är att du får för lite medel att investera i motion, sömn och relationer.

3. Skapa automatiska investeringar i tid.
Precis som du kan göra finansiella investeringar automatiskt – till exempel dina fonder eller ditt pensionssparande – kan dina veckovisa rutiner bli automatiska. Till exempel: boka in ett återkommande möte med dig själv två eftermiddagar i veckan för att gå vidare med viktiga projekt. Eller anmäl dig till ett par träningspass ett par gånger i veckan. Men konsten är att fullfölja det, att inte boka av dig själv.

4. Ha en konsekvent balanserad tidsbudget.
Försök få de tidsinvesteringar du gör att åtminstone återspegla dina prioriteringar under en tvåveckorsperiod. Elizabeth Grace Saunders har utvecklat en teknik som gör att du kan övervinna perfektionism och snedfördelningen av din tid. Hon kallar den INO-metoden. Så här fungerar den: Fundera på om uppgifterna på din att göra-lista är investeringar (I), om de kan klassas som neutrala (N) eller om de bidrar till att optimera (O) verksamheten.

1. Investeringar (I) är uppgifter som med hjälp av ökad tid och högre kvalitet i arbetet kan leda till en tänkbar avkastning. Exempelvis strategisk planering och tid med de människor du älskar. Här är det bra att sikta på perfektion.
2. Neutrala aktiviteter (N) är sådana som bara behöver göras lagom bra, mer tid innebär inte nödvändigtvis högre av­­kastning. Ett exempel kan vara att delta i projektmöten eller gå till gymmet.
3. Uppgifter som optimerar verksam­heten (O) är sådana som inte leder till något mervärde och som håller dig borta från att göra andra, mer värdefulla aktiviteter. Ju snabbare du får dem gjorda, desto bättre. Till denna kategori hör enklare administrativa uppgifter. Det övergripande målet är att mini­­mera tiden för att optimera verk­samheten så att du kan maximera din tid på investeringsverksamheten.
Så här sätter du metoden i handling:
● Definiera tydligt vilka som är dina viktigaste investeringar. Avsätt tid i din kalender för att kunna slutföra dem i början av veckan. Allt annat kommer således att behöva göras under den tid som återstår.
● När du tittar på din dagliga att göra-lista, sätt ett ”I”, ”N” eller ”O” bredvid varje objekt och fördela sedan din tid.
● Om du börjar arbeta med något och inser att det tar längre tid än väntat, fråga dig själv ”vad är värdet och/eller kostnaden för att lägga mer tid på denna uppgift?”. Om det är en I-aktivitet och värdet är högt, se då till att ta tid från dina N- och O-aktiviteter. Om den sorteras in i N- eller O-kategorin håller det dig borta från viktigare punkter. Delegera då uppgiften eller avsluta den senare.
● Gör en tidsdagbok eller markera tiden i kalendern så att du kan titta tillbaka på varje vecka och avgöra om din tidsinvestering ger maximal utdelning. Så där. Det är bara att sätta igång.

TEXT: Elizabeth Grace Saunders
BEARBETNING: Fredrik Emdén