Sju effektivitetshot att undvika i höst

1. Uppskjutarhotet
Du är (förhoppningsvis) uppvilad efter semestern och full av kraft. Nu ska du genomföra allt som inte blev gjort under våren. De segdragna projekten ska äntligen komma i mål. Men av någon anledning kommer du inte igång. Du ska »ta tag i det i morgon«.

Så hanterar du det: Sätt igång nu. Är det en stor uppgift, avsätt tid i kalendern i flera veckor framöver. Dela upp det och schemalägg kanske en till två timmar åt gången, men se till att ta första steget så att du får en känsla av att det går framåt.

2. Tappa fokus-hotet
Direkt efter semestern var du bestämd. I höst skulle du vara proaktiv, inte reaktiv. Men nu sitter du ändå där och tar jobbpapper med dig hem eftersom dagarna är fulla av brandkårsutryckningar och saker som ständigt splittrar ditt fokus.

Så hanterar du det: Försök behålla den känsla av distans som du hade direkt efter semestern. Gör en sak i taget och var närvarande i det du gör. Boka in en timmes planeringstid varje fredag, då du uppdaterar din att göra-lista och reflekterar över veckan. Är ni på väg åt rätt håll? Gör ni rätt saker?

3. Utvecklings­samtalshotet
De flesta chefer ska ha genomfört alla utvecklingssamtalen före årets slut. Hoppsan, du har bara kommit halvvägs. Du vill så gärna hinna med dem, men risken är att de skjuts upp till december och då hafsas igenom.

Så hanterar du det: Boka in samtalen redan nu. September och oktober är perfekta för utvecklingssamtal. Dina medarbetare har fortfarande en »skolstartskänsla« och känner entusiasm och förväntan.

4. Möteshotet
Det är inte nytt, men mötena kommer att hota din effektivitet även i höst. De är generellt sett för många, för långa och för dåligt förberedda.

 Så hanterar du det: Ha mindre tålamod med dåligt förberedda möten. Ställ krav på dina medarbetare eller den person som kallar till mötet. Vad är syftet? Se om du kan delegera mötesnärvaron till någon annan, som sedan kan uppdatera dig.

5. Mejl-hotet
Detta hot attackerar på två fronter – i din smartphone och i din dator. Risken är överhängande att du faller in i mejlkollarfällan så fort du har en stund över. Många chefer börjar också dagen med att hantera sina mejl, vilket hotar effektiviteten rejält eftersom du riskerar att fastna i timmar.

 Så hanterar du det: Morgonen ska helst ägnas åt de riktigt svåra uppgifterna, de som leder verksamheten framåt. Bestäm dig därför redan innan du kommer till jobbet vilken som är dagens svåraste uppgift och börja med den. Om du måste kolla mejlen, skumma igenom, välj ut de viktigaste, agera på dem och lämna resten till senare.

6. Överarbeta-hotet
Nu ska du dra upp verksamhetsplanen för nästa år. Risken är att din högre chef vill att du ska ge en detaljerad beskrivning av en verklighet som är helt omöjlig att sia om. Många företag och verksamheter är i dag mycket omvärldsberoende och förutsättningarna ändras snabbt.

Så hanterar du det: Arbeta med de stora dragen, lägg inte för mycket tid på detaljer. Hamna inte i perfektionsfällan, risken är att planen är helt inaktuell om bara några månader.

7. Tillgänglighets-hotet
Du vill vara en coachande, närvarande chef som hjälper dina medarbetare att utvecklas. Men situationen har gått för långt. Du blir ständigt avbruten och kommer aldrig vidare med dina uppgifter.

Så hanterar du det: Dela upp din dag, var tillgänglig några timmar, men inte hela tiden. Sätt i system att ha »egentid« som är vikt åt dina uppgifter. Stäng in dig, gå till ett café, eller jobba hemma om det är omöjligt att hitta en lugn plats på kontoret.

 

Källor: Nina Norén, effektivitetskonsult på Workways och Petra Brask, effektivitetskonsult.

Relaterade artiklar

Spargris som sjunker ner i vatten
Beslutsfattande

Ny forskning: Därför misslyckas megaprojekten

Lars Löfgren, forskare vid Försvarshögskolan, går i en avhandling till botten med varför prestigefyllda jätteprojekt så ofta misslyckas. ”Den här typen av projekt tenderar att styras av individer med starka maktambitioner som inte är mottagliga för riskanalyser”, säger han. 
Pelle Paulsson, vd på Maxi Ica Värmdö, erbjuder sina medarbetare förmånscyklar. Foto: Nils Petter Nilsson
Annonssamarbete Chef + Bikelease

”Förmånscykel ger gladare medarbetare”

För två år sedan valde Pelle Paulsson, vd på Maxi Ica Värmdö, att erbjuda alla medarbetare förmånscyklar. ”Det är ett prisvärt sätt att förbättra folkhälsan och få gladare medarbetare”, säger han. Från och med den första januari är det dessutom ännu billigare med förmånscykel.
staffetpinne
Delegering

Efter 10 år som vd – så lämnade Anders Källström över till ex-ministern

Få vd:ar i näringslivet får en vettig överlämning av sin efterträdare.
feanvaro
Delegering

Frånvaro-mejl? Se upp för dessa dödssynder

För att inte ruinera ledigheten — och därmed dig själv — finns det tre viktiga saker att tänka på när du utformar ditt frånvaro-meddelande.
googlestudien
Beslutsfattande

Googlestudie: 10 saker chefen måste leva upp till

Uppdaterar svaren i den 10-åriga studien.

hogpresterare-2
Arbetsmiljö

Siffror: Kraftig ökning av sjuka chefer

Allt fler chefer hamnar i lång sjukfrånvaro. Främst är det kvinnliga chefer som är drabbade, visar nya siffror.
Det finns enkla och effektiva sätt för chefer att öka engagemanget hos medarbetarna. &franklys Caroline Fjellner tipsar om vad som går att börja med direkt.
Annonssamarbete Chef + &frankly

5 sätt för chefer att öka engagemanget – redan i dag

Engagemanget på jobbet har tagit stryk under pandemin. Men det finns flera enkla saker som du som chef kan göra direkt för att vända trenden. Vilket av tipsen tänker du börja med?
robot-8
Beslutsfattande

Här är svenska roboten som arbetstränar medarbetare

Nu är den lanserad – den svenska roboten Furhat som tagit sex år att utveckla. Den kan arbetsträna nya medarbetare i kniviga sociala situationer och göra mer fördomsfria arbetsintervjuer.