Tänk efter före

Innan du drar igång ett visions- och strategiarbete finns fem viktiga förberedelser att göra. Du måste besluta inom vilket område du ska göra en vision och strategi, identifiera eventuella ramar för visions- och strategiarbetet samt vilka resurser du har, besluta vilka som är mottagare av det färdiga arbetet, besluta hur arbetet ska gå till, vilka som ska ingå i arbetsgruppen och vilka som ska involveras i beslut samt ta fram en projektplan, inklusive en plan för förankring och kommunikation.

Steg 1
Om du först tittar på steg ett, området, så handlar det alltså om på vilken nivå din strategi ska befinna sig när den är klar. För en vd ska strategin röra hela företaget, medan den för en marknadschef ska röra just marknadsfrågorna. Ju lägre nivå strategin ska befinna sig på, desto fler ramar finns redan givna.

Steg 2
I steg två, ramar och resurser, måste du titta på vilka givna ramar som redan finns. Om du sitter som mellanchef kan du inte arbeta helt fritt och förutsättningslöst utan måste givetvis följa företagets huvudsakliga inriktning för att ta fram en strategi för just din enhet. Tänk: Givet helhetens inriktning, hur ska vi mellanchefer förhålla oss?
Du måste även se över vilka resurser som står till förfogande. Kan du ta tid från er vardagliga verksamhet för att arbeta med strategin? Hur mycket tid får arbetet i så fall ta i anspråk? Våga ta för dig. Tänk på att du blir en bättre chef med en strategi i ryggen, det kan alla tjäna på. En annan resursfråga är om du känner att din egen kompetens räcker till för strategiarbetet. Är det allra första gången eller ett område du är svag på kan du fundera över att ta hjälp av en konsult.

Steg 3
I steg tre, målgrupp, är det dags att fundera på målgruppen för det färdiga arbetet. Alltså inte vilka som ska köpa företagets varor, utan vilka på företaget som ska ta till sig strategin. Skriver du den till exempel för din egen chef, för ledningsgruppen, för dina medarbetare eller för alla?

Steg 4
Steg fyra, involvering, är extra intressant. Här gäller det att tänka till.
Om du kan involvera dina medarbetare i strategiarbetet redan från början ökar chanserna till framgång. Det viktigaste syftet med strategiprocessen är att skapa gemensamma bilder kring företagets mål och utmaningar. Ny forskning från Chalmers, exjobbet »Renewal of the strategy formulation toolbox – exploring the importance of broader participation«, visar att företag som tar med medarbetarna tidigt i strategiprocessen lyckas skapa en bättre förståelse för verksamheten. Det leder till kvalitetsförbättringar eftersom medarbetarna hittar nya lösningar och möjligheter till utveckling. En ökad delaktighet leder också till bättre engagemang och ansvarstagande, när medarbetarna ser hur deras insatser kopplas samman med företagets övergripande verksamhet och framgång. Resultatet blir att företaget når längre i arbetet med att nå sin uppsatta vision.
Men innan du involverar medarbetarna måste du fundera över om de är tillräckligt kunniga och mogna. De måste vara ansvarstagande och ha en förmåga att tänka på helheten. Om ni ska lyckas med ett gemensamt strategiarbete är det viktigt att du har förtroende för dina medarbetares kompetens och idéer. Om du brister i förtroende kan du fundera över om problemet egentligen mest ligger hos dig eller om din skepsis verkligen beror på medarbetarna.
Om du inte vill ha med medarbetarna hela vägen kan du oftast involvera dem i delar av processen. Att de är ovana att göra annat än de vardagliga, löpande uppgifterna betyder ju inte automatiskt att de inte kan. Men då kräver deras medverkan lite extra ansträngning från din sida.
Det kan det vara värt. Ju fler du involverar under resans gång, desto fler delar strategin. Arbetet blir då samtidigt en lärande- och innovationsprocess för er alla. Dessutom kan ökad delaktighet höja motivationen hos dina medarbetare.
En metod är att ta med medarbetarna i de första stegen i strategiarbetet, nämligen att se på hur nuläget och omvärlden ser ut. Vilka är era kunder? Vad gör ni på jobbet i dag? Varför gör ni det? Finns det behov av att ni gör något nytt? Och så vidare.
När ni klarat av det arbetet kan du sedan sätta dig ned och själv dra slutsatser och tänka ut vilka punkter som bör vara med i strategin.

EXEMPEL
Så gör Erik. När han har bestämt sig för att göra en strategi funderar han över om han ska göra det helt själv eller tillsammans med medarbetarna. Han bestämmer sig för att involvera kollegerna i första delarna av arbetet, men att sedan sy ihop strategin själv.
Han samlar sina medarbetare och berättar att de ska göra en strategi för att avdelningens mål ska bli tydligare för alla.

Det är väldigt viktigt att du gör som han och återkopplar vad som händer längs vägen. Berätta vad ni dragit för slutsatser efter varje delmoment. Tänk även igenom vad som är logiska frågor utifrån slutsatserna. Varför ska ni till exempel satsa på en viss ny tjänst eller på att få mer lojala kunder?
Om du väljer att ta med dina medarbetare i arbetet måste du ge dem förutsättningar att bidra. Förklara varför ni ska genomföra ett strategiarbete och vad du vill att ni ska uppnå. Gå igenom de olika delmomenten. Det är också viktigt att du gör tydligt att delaktighet inte är detsamma som medbestämmande.

Steg 5
När du nått steg fem, arbets- och tidsplanen, är du egentligen redan igång. Sätt dig ned med kalendern och ta fram en plan för vad ni ska göra och när respektive delmoment ska vara klart. Sedan är det bar’ å åk.