Chefens mötesskola

Svenska Möten - Chefens mötesskola
Annonssamarbete: Chef + Svenska Möten Publicerat 2019-10-22

Vår tid är för värdefull för att slösas bort på dåliga och tråkiga möten.
Därför har Chef och mötesexperterna på Svenska Möten tagit fram den här mötesskolan för chefer.

6 steg till bättre möten

  • Steg 1: Möten – chefens viktigaste ledarskapsverktyg.
  • Steg 2: Ta tempen på er möteskultur.
  • Steg 3: Skapa mötesstrukturen som driver er framåt.
  • Steg 4: Bli en bättre mötesledare och mötesdeltagare.
  • Steg 5: Ta dina möten från bra till fantastiskt.
  • Steg 6: Använd möten för att bygga trygga team
Del 1: Chefer – en nyckel till bättre möten

Svenska arbetsplatser är värda en mötesrevolution! En bra start är mer kunskap om hur viktiga bra och effektiva möten verkligen är – och hur vi gör för att få bättre möten på jobbet. Det lär du dig här i Chefens mötesskola.
”Möten är det viktigaste ledarskapsverktyget chefer har. De lägger vägen från strategi till måluppfyllnad och är chefens viktigaste kanal till medarbetarna”, säger Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten, som brinner för att hjälpa Sveriges företag och organisationer till bättre och mer effektfulla möten.

Hon menar att möten i allmänhet, och personliga möten i synnerhet, är en superkraft för företag.
”Bra möten frigör den kollektiva intelligensen”, konstaterar Sylvia Nylin.

Svenska Möten hjälper företag och organisationer att utvecklas genom kraften i det personliga mötet.

Här får du rådgivning och inspiration till hur du gör möten till ett ledarskapsverktyg. Samtidigt kan du boka din konferensanläggning. Besök svenskamoten.se.

Använd boka-själv-verktyget eller ring för att få personlig hjälp med att skräddarsy bästa möjliga möte.

Medlemsanläggningarna är kvalitetssäkrade, Svanenmärkta och garanterat schyssta arbetsgivare. Svenska Möten är ISO-certifierade inom miljö och kvalitet.

Läs mer

Chefer och ledare spelar en nyckelroll om vi ska få till bättre möten på svenska arbetsplatser. Inte bara för att de sitter i möten mest av alla, faktiskt uppåt 25 år av sitt liv, enligt statistik från Meeting Quality Index, en årlig undersökning som Svenska Möten låter göra.

Som chef har du också ett stort mandat att påverka och besluta om nya rutiner och införa nya strukturer kring era möten.

Chefer sprider värderingar och är ansikte både utåt och inåt i en organisation. Det du gör och bryr dig om spelar roll för andra. Om du prioriterar att skapa bra möten, så kommer andra också att göra det. På samma sätt som brist på mötesstruktur och engagemang hos en chef smittar.

Sylvia Nylin, vd Svenska Möten
Foto Martina Huber

Ansvaret för att skapa bättre och mer effektiva möten landar till stor del på chefens axlar. Ofta utan vare sig utbildning eller förberedelsetid.
”När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, att hålla svåra samtal och mycket annat. Men sällan hur man leder möten. Trots att just det är en stor del av ledares jobb”, säger Sylvia Nylin.

Bra möten = tillåten dopning för er organisation

Här i Chefens mötesskola hjälper Chef och mötesexperterna på Svenska Möten dig en bra bit på vägen – med ny möteskunskap, inspiration, struktur och strategier.

Se till att få de möten som du, dina kollegor och kunder förtjänar. Möten som lyfter ditt ledarskap, din och dina medarbetares effektivitet och öppnar nya dörrar till både ökad lönsamhet och arbetsglädje.

svenska_moten_7_mobil

Steg 1: Lyft ditt ledarskap – med bättre möten

Genom att börja tänka och planera mer strategiskt kring möten lyfter du ditt ledarskap till en ny nivå.

Möten i en organisation skvallrar mycket om hur både effektivitet, företagskultur och lönsamhet i stort ser ut. Är det låg energi, brist på fokus och oklart kring syftet med mötet som du har hamnat i? Ja då finns det tyvärr en överhängande risk att samma brist på riktning och engagemang återspeglar sig i arbetsplatsen i stort.
Här riskerar man inte bara gäspningar och mobilsurf i smyg under långdragna möten, utan allt från ökande sjukskrivningstal, projekt som kör fast och slokande rörelseresultat.

En organisation som satsar på bättre möten får en satsning på bra ledarskap, ökat engagemang, starka team, sund arbetsmiljö och bättre lönsamhet på köpet.
”Nu pratas det ofta om att engagera medarbetare, att inkludera alla i verksamheten.  Organisationer ska bli syftesdrivna och ha en tydlig riktning. För att få det här att hända krävs bra möten med medarbetare. Det är via möten som du som chef kan få det här att hända”, konstaterar Sylvia Nylin.

Svenska mötesfakta

25 år
25 år
25 år är den tid du som chef tillbringar i möten under en karriär
30 %
Cirka 30% av vår genomsnittliga arbetstid tillbringas i möten
170 miljarder
170 miljarder kronor går varje år bort i ineffektivt använd arbetstid – en kostnad tre gånger så hög som sjukfrånvaron
0 timmar
Den tid de flesta av oss har utbildats i att ha bra möten
5%
5% av alla företag tycker att de har riktigt bra möten
50 %
50% av alla medarbetare upplever att de slösar bort sin tid i ineffektiva möten
Nästan hälften
Nästan hälften av alla företag och organisationer i Sverige saknar riktlinjer för sina möten

Statistik från Quality Meeting Index, en årlig undersökning som Svenska Möten låter göra.

Trenden går mot mer agila och självstyrande organisationer.
”Det ställer höga krav på dig som individ och ledare. Du behöver ha en mognad, en självinsikt, som gör att du förstår dina egna och andras drivkrafter och har goda intentioner och verksamhetens bästa i fokus.”

170 miljarder kronor spills på slösmöten i Sverige varje år

Forskning pekar på att chefer som lyckas bygga upp en effektiv och dynamisk möteskultur i sina team blir mer effektiva, både som beslutsfattare och i att skapa framgång och lönsamhet för de företag eller organisationer där de leder.
Till exempel tycks det i högpresterande bolag finnas en högre andel chefer med förmåga att engagera sina medarbetare i möten och få igång diskussioner. Här vågar kollegor både ifrågasätta och utmana men man ser också till att allas röst blir hörd.
Ny forskning från McKinsey pekar mot att just kvaliteten på diskussionen och meningsutbytena är den allra viktigaste förutsättningen för framgångsrikt beslutsfattande.

Bättre möten – med experthjälp

Svenska möten har en rad tjänster för organisationer som vill ta experthjälp med att få bättre och mer effektiva och inspirerande möten. Här är några av tjänsterna som erbjuds:

Läs mer
svenska_moten_9_mobil

Steg 2: Ta tempen på er möteskultur

Är möten ett sänke eller ett lyft i den organisation där du jobbar? Ställ en minidiagnos på er möteskultur – och se var ni behöver stärka upp.

powered by Typeform
Svenska Möten - Skapa mötesstrukturen som driver er framåt

Steg 3: Skapa mötesstrukturen som driver er framåt

Frigör egen tid, minska stress och frustration hos dina medarbetare och nå mål och resultat. Bygg en bra mötesstruktur.

Med tydliga riktlinjer och en bra struktur för möten skapas både samsyn kring vad som behöver göras och en transparens kring när, var och hur beslut fattas i organisationen.

En plan över de möten som ska äga rum under året – från interna avdelningsmöten till den årliga konferensen för hela företaget – gör det tydligt för alla vilka frågor som hör hemma var. En bra och genomtänkt mötesstruktur innebär att alla möten får rätt fokus och ingenting lämnas åt slumpen. Det skapar trygghet och effektivitet.

Som chef eller ledare för ett team sätter du med en genomtänkt mötesstruktur upp dina egna förutsättningar för att kunna leda din grupp.
”Bygget av en bra mötesstruktur behöver inte börja uppifrån. Du kan börja där du står”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

Kommer du in som ny chef så kliver du ofta också rakt in i en ärvd mötesstruktur. Då behöver du ta dig tid att bygga en egen fungerande mötesstruktur.

Gör en översikt över era möten – från minsta avdelningsmötet till den årliga kickoffen. Har alla tydliga syften och mål?

”Alla företag har någon typ av ledningssystem och mötesstruktur, även om det inte alltid är uttalat”, säger Sylvia Nylin.
Det är den mötesstrukturen ni behöver utvärdera.
”Börja på den högsta nivån, med era ledningsmöten.”

Hon leder vidare genom punkterna som följer efter det, för att bygga en användbar och skräddarsydd mötesstruktur.

  • Sätt på pränt vilka möten ni har.
  • Gå vidare med att se på hur ofta varje möte infaller.
  • Kom fram till vad som är varje mötes syfte och mål.
  • Tydliggör vem som är sammankallande för varje typ av möten.
  • Gör klart vem som ska delta i mötet.

Skissa gärna upp en bild av när under året de olika bärande mötena för att rulla verksamheten infaller.

Bygg ert mötesår

Hur byggs möteskedjan som tar er till era gemensamma mål smartast hos er? Här är möten som kan behöva ritas in i ert mötesår:

Styrelsemöte
Ledningsmöten
Affärsplan
Budget
Gemensam kick off
Avdelningskonferenser
Lönesamtal
Tvärmöten

När chefer bygger sin egen mötesstruktur är det lätt att fastna i hierarkiskt tänk.
”Ofta görs mötesstrukturen i silos, varje chef gör sin. Men glöm inte tvärmöten. Vilka möten behöver ni för att samarbeta över avdelningsgränserna”, frågar Sylvia Nylin.

Vem bestämmer?

För alla beslutsfattande möten behöver det vara tydligt vilken beslutsmodell ni använder.
”Det är viktigt att det är uttalat. Är det oklart, så diskutera det. Innan det dyker upp tuffa frågor”, säger Sylvia Nylin.

  • Har vi konsensusbeslut, där alla ska vara eniga?
  • Eller gäller majoritetsbeslut?
  • Finns det någon eller några som har ”veto”?
Slänga, ändra, spara – vägen till effektiva möten

Gör en möteskartläggning och skaffa struktur – lite på samma sätt som du skulle ta dig an en hopplöst rörig garderob.

Tänk dig en kaosgarderob. Där finns ofta fina favoritplagg och klassikerna som passar till allt. Men det är svårt att hitta och använda dem i den osorterade röran och högarna med urvuxet, trasigt och hopplöst omodernt. Bara du öppnar garderobsdörren så känner du hur handlingskraft, energi och inspiration byts ut mot en suck. Något dör inombords.

Lite samma känsla som när du kliver in i ett mötesrum på en arbetsplats där det saknas struktur och mål för möten. Där sitter vi av tid, i urvuxna, trasiga och utdaterade möten. Så kan vi ju inte ha det!

Sortera era möten i fyra olika kategorier, utifrån syfte:

  • Planera, leda, styra och följa upp verksamheten
  • Informera och föra dialog om verksamheten
  • Inspirera och ge kunskap och utbyta erfarenheter
  • Motivera och engagera

Sitter du kvar med möten som inte tydligt passade in under någon av de fyra punkterna?
Då ska de antagligen läggas i det som i en garderobsrensning skulle vara ”slänga-högen”.

Finns det möten som överlappar varandra eller fungerar som dubbletter? Möten som har ett bra syfte, men som inte används så smart som de skulle kunna?
De hamnar i ”ändra-högen”. Gör dig av med dubbletter och undersök med chefskollegor och medarbetare om de ser sätt att bättre och mer effektivt nå fram till det syfte ni har med mötet.

Några av mötena hamnar säkert också i ”spara-högen”. De som fungerar väl. Möten där både du som chef och dina medarbetare får en tydlig bild hur ni ska gå vidare direkt efter mötet.

En bra mötesstruktur gör det tydligt:

  • Vilka möten har vi för att nå våra mål?
  • Vad är syftet med våra möten?
  • Vad är målet? Vad ska vi åstadkomma?
  • När ska mötena hållas?
  • Vem ska delta och vad förväntas deltagarna bidra med?
  • Vem är ansvarig för och sammankallande till mötet?
Hitta strukturen med hjälp av Mötesnavigatorn

För att försäkra er om att de användbara möten ni nu har sorterat fram också fortsatt är användbara i er jobbvardag krävs några gemensamma riktlinjer och ett arbetssätt kring möten som alla är överens om.

Säkra upp er nya mötesstruktur

Berätta för alla medarbetare hur företaget eller organisationen förhåller sig till möten och vilka regler som gäller. Var tydlig med vilka förväntningar som finns på era möten. Förklara hur den mötesstruktur ni enats om är tänkt att fungera under arbetsåret, inför budget, lönesamtal, etc.

Ge vägledning till medarbetare och chefer om hur de praktiskt ska gå till väga för att planera, hålla och följa upp möten som ger effekt och driver verksamheten framåt. Här är en mötespolicy till stor hjälp.

Uppdatera mötesstrukturen minst en gång per år, till exempel inför terminsstart. Stanna också upp och revidera möten när syfte och mål förändras eller ni går in i en ny fas. Stäm av med medarbetare kring hur de tycker att mötesstrukturen fungerar, till exempel i utvecklingssamtal.

Tips! Hämta Mötesnavigatorn

Effektfulla möten är ett kraftfullt verktyg för att uppnå din organisations mål och visioner.
Med hjälp av den smarta checklistan Mötesnavigatorn guidar Svenska Möten dig till hur du på bästa sätt planerar, genomför och följer upp dina möten.

Ladda ner nu
svenska_moten_2_mobil

Steg 4: Bra möten – allas ansvar

Med en mötespolicy blir det tydligt vad som är var och ens ansvar.

Att få till ett bra möte är både mötesledarens och mötesdeltagarnas ansvar.
”Det blir lätt så att allt som inte är bra landar på chefen. Man pratar mindre om medarbetaransvaret. Ett bra möte är både mötesledaren och mötesdeltagarens ansvar. Mötesdeltagare har ett ansvar att vara aktiv på mötet. Det är inte okej att sitta på läktaren och sedan gnälla efteråt”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

Mötesdeltagare har flera viktiga uppgifter. En av dem kan vara att tacka nej till att vara med.
”Förstår du inte varför du är inbjuden eller vad du ska bidra med? Fråga den som bjudit in. Kanske räcker föredragande på en punkt, istället för att sitta med i hela mötet? Förstår du fortfarande inte varför du ska vara med, så tacka nej till mötet.”

Det behöver vara uttalat okej att tacka nej till möten. Sylvia Nylin beskriver beskriver ett moment 22 i svensk möteskultur:
”Svenskar är fostrade i en demokratisk kultur där man är väldigt rädd för att inte inkludera. Alltså bjuder man in många till möten. Mötesdeltagare vågar sedan inte tacka nej, eftersom de inte vill stöta sig med chefen.”

En mötespolicy beskriver varför man har möten och vad de ska bidra till. Den är en bra hjälp för att tydliggöra vad som förväntas av både mötesledare och mötesdeltagare under ett möte.

Här är de riktlinjer som Svenska Möten själva har tagit fram för sina egna möten:

 

Riktlinjer för interna möten

Varsågod! Din fusklapp för bättre möten

Mötesledarens ansvar är att:

  • boka lokal
  • kalla rätt deltagare till mötet
  • skicka ut underlag för mötet i god tid
  • hålla mötet på ett effektivt och fokuserat sätt
  • följa agendan
  • se till att mötesanteckningar skrivs
  • ta ansvar för att mötet följs upp

Kom ihåg!

  1. Skicka kallelse till mötet med ett tydligt definierat syfte (varför vi träffas) och mål (vad vi vill uppnå med mötet).
  2. I god tid innan mötet skicka agendan och eventuellt underlag.
  3. Efter mötet ta en runda runt bordet och fråga vad som kan göras bättre nästa gång.
  4. Mötesanteckningar med beslutade aktiviteter skickas ut och följs upp.

Mötesdeltagarens ansvar är att:

  • Aktivt bidra till ett konstruktivt och positivt möte som driver verksamheten framåt och som uppnår de uppsatta målen.
  • Fråga om det är oklart vad du förväntas bidra med
  • Tacka nej till möten där du saknar egentlig roll
  • Komma förberedd och ha läst igenom agenda och underlag
  • Komma i tid, var mentalt närvarande och delta aktivt.
  • Hålla sig till agendan.
  • Ge konstruktiv feedback till mötesledaren om vad i mötet som kan göras bättre till nästa gång
  • Läsa igenom mötesanteckningarna och återkoppla eventuella uppföljningspunkter

Ladda hem Mötesnavigatorn - din checklista för bättre möten
Riktlinjer för externa möten

För större externa möten eller konferenser ska alltid en ansvarig projektledare utses med tydliga mandat, instruktioner om syfte, mål, vilka förväntningar som finns samt budget. Projektledaren sätter i sin tur ihop en arbetsgrupp beroende på vilka kunskapsområden som behövs för det aktuella mötet.

Projektledaren ansvarar för helheten och arbetar enligt företagets rutiner för större evenemang. Han eller hon håller i kommunikationen med alla berörda och ser till att alla delar följs upp, inklusive:

  • Aktivitetsplan
  • Kommunikationsplan
  • Boka lokal, måltider, aktiviteter etc.
  • Ta fram, skicka och hantera inbjudan, namnlappar etc.
  • Detaljplanera med anläggningen där evenemanget ska äga rum
  • Vara projektledare på plats under mötet
  • Uppföljning och analys
  • Dokumentation
  • Lärande – strukturerat lärande genom att uppdatera mallar och checklistor

Tips för effektiva möten

Tänk efter före
Vilket syfte och mål du har med varje kommande möte?
45 minuter
Variera möteslängden. Kanske korta entimmesmötet till 45 minuter istället? Det kan ofta räcka för att uppnå mötets mål.
Börja i tid
Sätt igång punktligt – även om alla inte kommit.
14:45
Chocka med en mötestid som inte börjar hel- eller halvtimme.
Gör en standardagenda
Med en mallad agenda för varje sorts möte vet ni att det viktiga verkligen kommer med.
svenska_moten_motesledare

Steg 5: Bli en fantastisk mötesledare

När strukturen och spelreglerna för era möten finns på plats så saknas bara en sak – att ta era möten från bra till fantastiskt.

Chefer som ifrågasätter mötesslentrian och ser till att själva bli bättre mötesledare tar enkelt jobbhjältepoäng.

Medarbetare märker att chefen värnar om deras tid och gör möten till ett effektivt arbetsredskap i en tydlig struktur. En duktig mötesledare får positiv respons från sin grupp, något som i förlängningen ger bättre självkänsla som chef.
”Börjar du ha bra möten kommer du bli en poppis chef. Det goda exempel du står för kommer också smitta av sig på hela organisationens möteskultur.”

Du har  redan lärt dig om mötesstruktur och vad som är grunden för en bra mötesledare och mötesdeltagare. Nu behövs bara det där lilla extra, det som får upp engagemanget och energin när du leder ett möte och verkligen sätter avtryck.
”Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

4 tips som lyfter era möten

Mixa metoder

Läs böcker och googla olika mötesmetoder att inspireras av.
”Jag gillar till exempel Möteskokboken och den tillhörande appen Mötesplan som både hjälper den som leder möten att göra en agenda och att variera sina mötesmetoder”, tipsar Sylvia Nylin på Svenska Möten.

Variera era möten

Testa dig fram och var kreativ kring hur och var du har dina möten. Promenadmöte med närmaste medarbetaren? Brainstorming med en ny metod som du läst om? Konferens med en aktivitet ute i naturen?

Brist på idéer till givande och spännande möten? Ta hjälp av mötesproffsen på Svenska Möten. 

Skaffa p-plats

Under ett möte dyker det ofta upp frågor som inte hör till mötet. De kan ändå vara viktiga och bra att lyfta vid ett senare tillfälle.
”Skaffa en p-plats för frågor. Där skriver ni upp de viktiga frågor som kommer upp, men som inte ska avhandlas på det möte ni har nu. Meddela att frågan är parkerad efter att den är antecknad och gå vidare till agendan”, tipsar Sylvia Nylin.

Ställ viktigaste frågan

”Om du ska göra bara en sak – använd fem minuter på varje möte för en slutfråga: Vad kan vi göra bättre nästa gång vi har det här mötet?”

”Vissa har en talang som naturligt gör dem till riktigt bra mötesledare. Men alla kan lära sig. Det handlar om metodik och träning”, säger Sylvia Nylin.

Digitala möten och möten på distans är ofta både nödvändigt och mer hållbart. Men som mötesledare får du ett tuffare jobb.
”Väldigt mycket går förlorat via digitala kanaler. Man tappar nyanser och ser inte hur människor reagerar. När man ska resonera och vara kreativ blir det mycket effektivare att träffas. Det går att känna energin i rummet och det är en viktig signal för hur man ska leda mötet vidare.”

Ett distansmöte ställer högre krav på tydlighet och struktur och det är ännu viktigare att både mötesledare och mötesdeltagare är väl förberedda.
”Du fråntas ju delvis sinnena som känner av vad som händer i rummet. Vem ser ut att vilja säga något? Vad säger kroppsspråket om hur övertygad en person känner sig om ett beslut?”

Här är det nödvändigt att ha överenskomna spelregler för mötet.
”Hur ska man markera att man vill ha ordet? Säger jag kanske mitt namn, Sylvia, för att markera att jag vill säga något härnäst? Kom överens om hur mötesledaren ska leda mötet. Kanske förklarar hen i inledningen av mötet att alla vid varje punkt i turordning får säga sitt, för att undvika att prata i munnen på varandra.”

Sylvia Nylin förordar att man så långt som möjligt har personliga möten.

Tips! Skaffa mobildagis

Att lämna ifrån sig mobilen i flygplansläge i en låda när du kliver in på ett möte kan tyckas extremt. Men det är också extremt effektivt. Många experter menar att vår digitala tillvaro stör vår koncentration. Genom att minska risken för distraktioner ökar möjligheten att få ett effektivt och närvarande möte.

Vår ständigt uppkopplade tillvaro får oss också att känna oss ensamma. Ögonkontakt mellan människor bidrar till frisättning av hormonet oxytocin, som är nödvändigt för att vi ska må bra. Så vill du hålla möten som också får deltagarna att må bättre – rensa på skärmar.

5 situationer: Så agerar en möteshjälte

Här är några störande situationer som kan uppstå i möten och som de flesta av oss nog känner igen. Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten, tipsar om hur du kan hantera dem.

ENERGIFÖRLUST

Situation: Du märker hur energin sjunker i mötet och mötesdeltagare tappar fokus.

Säg som mötesledare:

”Nu är det dags för en paus”

Boka helst in två olika sorters pauser under långa möten och konferenser – den ena får gärna vara social, som en fikapaus. Den andra kan vara en kort telefon- och mejlpaus. Är det bara ett tillfälle för paus så kan du säga: ”Nu tar vi först fem minuter för att kolla mejlen och sedan fikar vi tillsammans.” Eller lägg in en energivande pausaktivitet, varför inte några minuters pausgymnastik för att få upp energin i rummet?

PERSONANGREPP

Situation: Någon säger något spydigt eller angriper en annan mötesdeltagare.

Säg som mötesledare:

”Vad är det som gör att du väljer att attackera Kalle på det här sättet?”

Ställ sedan öppna frågor om beteendet, inte om personen. Ta reda på vad som föranleder beteendet. I spelregler kring hur ni har möten så kan ni ha kommit överens om att skilja på sak och person.

MOBILFIPPLANDE

Situation: En av mötesdeltagarna kollar något som inte verkar ha med mötet att göra på sin mobil.

Säg som mötesledare:

”Kalle, vad är det som är så intressant på din mobil att du hellre är där än här?”

Med gemensamt överenskomna spelregler kring mobilanvändning under möten blir det här enklare: ”Kalle vi har kommit överens om det här med mobiler, kan du lägga undan den?”.

ÅNGVÄLTSBETEENDE

Situation: En person tar väldigt mycket plats i mötet.

Säg som mötesledare:

”Kalle, kan du kort ge oss dina slutsatser i den här frågan? Jag vill även hinna med att höra de övrigas synpunkter.”

Gör tydligt inför en diskussion att det finns ett begränsat utrymme att redogöra för sin ståndpunkt.
Om någon avbryter en annan person, så markera: ”Kalle, jag förstår att du är väldigt engagerad, men låt Isabel tala till punkt.”
Gör tydligt om det är en diskussionsrunda eller en beslutsrunda i frågan. Det gör det enklare för mötesdeltagare att bidra på rätt sätt.

MUSSEL-ATTITYD

Situation: En person sitter tyst under mötet.

Säg som mötesledare:

”Kalle, jag vill gärna höra dina tankar kring den här frågan.”

Det är mötesledarens ansvar att alla kommer till tals. Ställ öppna följdfrågor. Bryt gärna ner en fråga i flera mindre delar och ställ följdfrågor om dem: ”Vad tycker du är viktigt att tänka på kring just kundhanteringen om vi drar igång det här nya projektet?”

SEN ANKOMST

Situation: En person kommer sent till mötet

Säg som mötesledare:

Ingenting.

Uppmärksamma avbrottet så lite som möjligt. Stanna inte upp. Fortsätt mötet som ingenting hänt. Sammanfatta inte det ni sagt hittills, då bekräftar du att beteendet är okej. Är det en person som ofta kommer försent så ta upp det med hen vid ett annat tillfälle.

AVHOPP

Situation: En medarbetare får förhinder och kan inte vara med på ett möte.

Säg som mötesledare:

”Gå igenom protokollet och de punkter som berör dig med en kollega som är med på mötet.”

Var tydlig med att det är medarbetarens ansvar att ta informera sig om beslut på mötet och sina eventuella åtgärdspunkter. Att läsa protokoll, ta del av anteckningar och prata med sin chef eller kollega om vad som diskuterades är viktigt.

Svenska Möten - Möten som bygger trygga team

Steg 6: Möten som bygger trygga team

Många pratar om psykologisk trygghet som en viktig del för den som vill bygga trygga och högpresterande team. Möten är en självklar del i det arbetet.

I förändring och tuffa tider blir ett sammansvetsat team viktigare än någonsin. Ledare med en förmåga att få folk att mötas kring gemensamma mål och utbyta kunskap och idéer är de som skapar framgång för företag och blir attraktiva framöver.
”Bra möten är en framtidsinvestering”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

Det är också ett sätt att bygga effektiva och lönsamma team. Möten är en viktig komponent i arbetet med att skapa psykologiskt trygga team, ett begrepp som blivit omtalat efter en forskningsstudie hos Google för några år sedan där man tittade på vad som gör ett team verkligt effektivt och starkt i förändring. Nyckeln visade sig vara trygghet.

I trygga team är man mer benägna att be om hjälp, att erkänna misstag och testa nya sätt att organisera sig. Man oroar sig inte för vad kollegorna ska tycka och tänka. Genom det lär sig medlemmarna nya saker, och genom att lära sig nya saker blir de mer effektiva.

När en chef börjar arbeta fokuserat med att skapa bättre möten och bättre kommunikation i sin grupp så sätter det ofta igång en rörelse.
”Bra möten kan ge ringar på vattnet hela vägen ut i en organisation och bli en bärande del i kulturen på arbetsplatsen”, säger Sylvia Nylin.

5 trygga pelare

Enligt Google är ett team där alla medlemmarna svarar ja på alla fem påståendena nedan mer sannolikt att vara framgångsrikt och dra in mer pengar.

  1. Att medarbetarna känner trygghet i gruppen, för att exempelvis våga ta risker eller visa sina svagheter.
  2. Tillit till varandra, att man känner sig säker på att gruppen kommer att göra ett bra jobb och hålla deadline. Om inte alla i ett team känner så är sannolikheten enligt Google väldigt liten att teamet är effektivt.
  3. En tydlig struktur, när det gäller roller, planer och målsättning.
  4. Medarbetarna behöver känna att deras arbetsuppgifter är meningsfulla. Men vad ”meningsfullt” är kan variera stort mellan olika individer.
  5. Arbetsuppgifterna ska slutligen uppfattas som viktiga i ett större perspektiv, för företagets framgång eller på andra sätt.
Skapa trygga team – à la Google

Googles slutsats är att det här visar var man ska fokusera som chef: Att bygga en tillåtande företagskultur, där man bland annat vågar prova nytt.

Att använda era vardagliga möten för det här är utmärkt för att bygga på och stärka teamkänslan.

Ta en titt igen på de fem förutsättningarna här ovanför. Hur kan du få in mer av det de beskriver som en del i era olika möten?

Fundera på:

  • Finns det redan idag en tydlig struktur med syfte och målsättning för era olika typer av möten, eller behöver ni bli tydligare?
  • Hur kan du som chef bli bättre på att berätta om och koppla ihop företagets övergripande mål med det som görs i er jobbvardag?
  • Behövs en workshop eller konferens för att svetsa samman teamet bättre?
  • Hur kan du som mötesledare lyfta fram och uppmuntra när medarbetare tar egna initiativ?
  • Skulle du som chef våga berätta för din grupp om ett eget misslyckande eller om din egen osäkerhet?
  • Hur använder du era möten för att se till att alla får ordet och blir lyssnade på?
  • Vad är engagerande och meningsfullt för er i ert jobb? Har ni pratat om det på ett möte någon gång?