Så kör du över på rätt sätt

Det ingår i rollen som ledare att du stundtals måste ta beslut som inte alla uppskattar.
»Och du måste också kunna stå ut med att andra människor reagerar starkt. Annars är man inte lämplig som chef«, säger Thomas Jordan, expert på arbetskonflikter samt docent och lärare vid Institutionen för arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet.

Han har lanserat begreppet »skonsamma överkörningar«, som innebär att chefer kör över andra på ett mer genomtänkt sätt.
»Skonsamma överkörningar handlar inte om att skydda sig själv från andras känslor utan möjliggöra ett fortsatt professionellt samarbete.«

Vanliga överkörningssituationer är när medarbetare tar sig friheter som inte är okej, eller när du måste göra omplaceringar eller uppsägningar.
Ibland måste du köra över någon som ber om ledigt eller en person som ständigt missköter sig.

När du ska köra över måste du vara bestämd och veta varför du tar beslutet.
»Det handlar inte om att göra det så skonsamt så att folk ler och tycker att allt är bra. Dina medarbetare kanske inte håller med i sak, målet är i stället att de ska känna att de blivit professionellt bemötta.«

Framför allt handlar skonsamma överkörningar om att bygga tillit. Om den du kör över känner att du har en god och rättfärdig avsikt, kan ni fortsätta ha en tillitsfull relation.

Vilket är det största misstag man kan göra vid en överkörning?
»Att inte förklara varför du har tagit beslutet och att inte låta folk reagera. Eller att plötsligt komma med ett dekret och sedan dra sig tillbaka till sitt rum.«

Så kör du över på ett mjukt sätt:

1. Skaffa tillräcklig information
– Har du tillräckligt på fötterna för att köra över? Om du inte har alla fakta kan du inte fatta välgrundade beslut.
– Ge dem som berörs av beslutet möjlighet att ge sin syn på saken.

Varför?
Utan att känna till alla omständigheter finns risken att du fattar ett illa grundat beslut. Det kan leda till att de som drabbas känner sig bittra, men också börjar tvivla på din kompetens som ledare.

2. Se över möjliga konsekvenser
– Vad kommer de berörda att tänka och känna om beslutet tas?
– Hur kommer deras motivation att påverkas?
– Hur kommer relationerna mellan dig och medarbetarna att påverkas?
– Kommer stämningen på arbetsplatsen att försämras?
– Hur kommer andra att se på dig som ledare?

Varför?
Ibland fattar man beslut utan att tänka på de vidare konsekvenser beslutet får. Du kan behöva genomföra överkörningen på ett annat sätt för att undvika oönskade konsekvenser.

3. Var transparent
– Tala om hur din verklighetsbeskrivning ser ut.
– Tala om vilka principer och värderingar som ligger bakom överkörningen.
– Tala om vad följderna kan bli om du inte kör över.
– Tala om vad du hoppas uppnå med ditt beslut.

Varför?
Om du är transparent minskar du utrymmet för att andra ska bygga upp negativa fantasier om dina bakomliggande motiv och drivkrafter.

4. Sök legitimitet
– Undersök att du har mandat för ditt beslut.
– Redovisa vilka alternativ du har valt bort och varför.
– Konsultera en utomstående om att du tänker köra över.
– Ge de berörda en chans att lägga fram sin syn på det du tänker göra.

Varför?
Din omgivning måste känna att du utövar din makt på ett ansvarsfullt och legitimt sätt. Det spelar en nyckelroll för stämningen på arbetsplatsen. Om dina medarbetare tvivlar på att makten utfärdas på ett rättfärdigt sätt kan det utvecklas till djup misstro och även konflikter.

5. Var proffsig när du kommunicerar
– Var specifik och tydlig med vad du planerar att göra.
– Lyssna och se till att motparten känner att du tagit emot budskapet.
– Visa respekt inför andras känslor och personliga integritet.

Varför?
God kommunikation leder till nya insikter. Genom att också ta emot den andres budskap kan du undvika de negativa konsekvenser som en hård överkörning kan ge.