illus-2
Illustration: Victoria Ovmark

Regler, moral och magkänsla: Så navigerar chefen rätt

Avslöjanden om generösa chefsförmåner skakar Ledarna. En i raden av organisationer som fått problem med sin etiska kompass. Chefer bör oftare ställa sig frågan hur deras agerande uppfattas utåt, menar Natali Phalén vid Institutet mot mutor.

”Jag förstår att det väcker både frågor och reaktioner. Jag förstår också att du som medlem blir besviken när du tar del av medierapporteringen.”

skriver Ledarnas förbundsordförande Andreas Miller som ett led i sin krishantering sedan Aftonbladet avslöjat hur ledningen för förbundet (som är ägare till dotterbolaget Chef) åtnjutit en rad uppseendeväckande förmåner. Det handlar bland annat om interna konferenser vid Medelhavet för, enligt uppgifter i media, upp till närmare en halv miljon kronor per tillfälle, anhöriga som semestrat på förbundets bekostnad och flotta tjänstebilar, bland annat en Porsche Cayenne.

Vd:n Per Hedelin avgick i samband med granskningen och på Ledarnas Facebook-sida kokar det av syrliga inlägg: ”Så vidrigt mot medlemmarna att använda sig av deras pengar till lyxliv”, heter det bland annat.

Dramaturgin är på många sätt bekant. För några år sedan skakades Kommunal av avslöjanden om vidlyftig representation och lyxresor. Förtroendevaldas resor i business class fick Unionens medlemmar att rasa. En av Sveriges genom tiderna mest framgångsrika företagsledare, Sverker Martin-Löf, hoppade av sedan hans påkostade jaktresor med affärsjet kommit i ljuset. Avslöjanden om kommunala alkoholinköp, fester och utlandsresor har blivit en följetång.

johanna123

Läs också: Forskning: Därför är chefer ett hot i offentlig sektor

Det är långtifrån alltid som den här typen av historier går att knyta till några solklara lag- eller policybrott. Upprördheten bland allmänhet, medlemmar, kunder och så vidare bygger oftare på uppfattningen att de ansvariga brustit i etik och moral. Det säger Natali Phalén, generalsekreterare för Institutet mot mutor:

”Det kan säkert finnas situationer när det är berättigat för chefer att åka business class. Men det gäller att vara aktsam, fundera över vilket förtroende man förvaltar och hur resan kan försvaras utifrån det. Ett systematiskt val av de dyraste och mest bekväma resorna kan lätt uppfattas som ett svek eller missbruk i andras ögon. Inte minst om man som business class-resenär representerar en medlemsorganisation eller skattefinansierad offentlig sektor. Chefer bör oftare stanna upp och fråga sig: Hur förankrat är mitt agerande? Hur kan detta uppfattas utåt?”.

Läs också: Här är 9 punkter för ett bra ledarskap

Det görs uppenbarligen inte alltid. Natali Phalén fortsätter:

”Man ska inte underskatta den mänskliga förmågan att rättfärdiga saker som man innerst inne tycker är fel. Det är lätt att bli fartblind, och mycket av den slöserikultur kring resor och representation som vi gång på gång fått vetskap om via medierna är sådant som liksom suttit i väggarna. Folk bara springer på, och gör som de alltid har gjort. Avsaknaden av etiska överväganden, att man inom organisationen sällan eller aldrig diskuterar de här sakerna, kan vara en varningssignal i sig.”

Hur bör man då agera, exempelvis som mellanchef lite längre ner på beslutsstegen, när man märker att organisationens etiska kompass snurrat åt fel håll när det gäller resor, gåvor och representation?

”Den frågan är betydligt svårare att besvara i praktiken än i teorin. Dessvärre är det så, att personer som säger ifrån i organisationer där det råder en negativ kultur, ofta möts med skepticism, tystnad eller råkar illa ut – trots att detta är i strid mot lagen. Det gör det inte mindre viktigt att försöka slå larm. Inom allt fler verksamheter finns också någon form av visselblåsningssystem som ger möjlighet till anonymitet, och i den offentliga sektorn råder meddelarfrihet. I slutändan kan det handla om självbevarelsedrift, att man väljer att sluta i stället för att fortsätta vara del av en oetisk kultur.”

Marie Enander, skatteexpert vid KPMG, framhåller att snårig lagtext och ren okunskap kan bidra till en felhantering av resor och förmåner som allvarligt skadar såväl förtroenden som varumärken:

”Vad är exempelvis representation? Lagtexten är inte supertydlig, och gränsdragningen kan vara svår. För att säkerställa hanteringen kan det behövas utbildning, eller att man bollar de här frågorna med en skatterådgivare. Gärna innan resan eller eventet äger rum. När fakturorna dyker upp på ekonomiavdelningen är det annars ofta för sent, om den interna kontrollen brustit.”

Marie Enander säger att de avarter kring förmånshanteringen som framkommit i medierna sannolikt bara utgör toppen av ett isberg, men ser samtidigt en ökad strävan bland bolag och organisationer att göra rätt.

”Ja, frågorna har hamnat högre på agendan. Man vill ha fungerande policydokument, utbilda sin personal, skapa ordentliga ramverk. Det talas ju mycket om hållbarhet, och särskilt i den yngre generationen är många väldigt noga med att det blir rätt.”

Det är också Natali Phaléns intryck:

”Toleransnivån har sänkts. Beteenden som var allmänt vedertagna kring alkohol, gåvor och krogumgänge för femton år sedan är inte alls lika utbredda i dagens företagskultur. Så visst har det skett en skärpning som är positiv.”

Det här gäller: Resor, möten, representation

Det finns två former av representation, intern och extern. Den interna, som riktar sig till den egna personalen, kan utgöras av kostnader för sommaravslutningar, julfester och liknande. Den externa kan vara restaurangmiddagar, teaterbesök, PR-framträdanden med eller inför kunder. Utgifterna måste ha ett omedelbart samband med verksamheten. Syfte, deltagare och kostnader ska dokumenteras.

Vid studie- och konferensresor krävs att 75 procent av tiden, eller sex timmar per heldag, utgörs av ”kvalitativ arbetstid” som är till nytta för verksamheten. Teambuilding faller inte under begreppet. Programmet ska dokumenteras med kostnader per programpunkt och deltagarlista. Om konferensen förläggs utomlands måste de affärsmässiga anledningarna till detta dokumenteras, exempelvis att det är kostnadseffektivt.

Felaktiga redovisningar kan leda till skatterevision och omprövningsbeslut med skattetillägg och kostnadsränta. En felhantering kan även påverka förtroendet för bolaget och skada varumärket, vilket i sig kan bli mycket mer kostsamt än det förlorade avdraget.

Källa: KPMG

Relaterade artiklar

myter1
02:51 min
Beslutsfattande

5 myter om ledarskap som experten krossar

Video + Text Som chef är du högvilt för de som vill sälja på dig enkla lösningar på komplexa ledarskapsproblem. Men vad är myt och vad är sanning? Chefs ledarskapsexpert Leif E Andersson guidar dig förbi några vanliga fällor och missförstånd. 
Viktoria Lindhé på &frankly berättar om frågorna som ger varningar om farlig stress. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + &frankly

5 frågor som kan vända jobbstressen

En av tre har ingen ork kvar för att göra något alls efter jobbet. Något som chefen ofta inte vet om. En ”välmåendepuls” med några snabba frågor gör det enklare att få koll – och agera i tid.
cirkus
Beslutsfattande

Orädda chefer är mer framgångsrika

Hon myntade begreppet psykologisk trygghet och är nu aktuell med ny forskning i boken The fearless organization.

passivchef
Arbetsmiljö

Därför är passiva chefer skadliga

Ny forskning lyfter fram ”låt gå”-chefen som den mest skadliga. Här är skälen till varför du vill undvika ledarstilen.

googlestudie
Beslutsfattande

Google: 10 saker alla bra chefer gör

I tio år har Google forskat fram vilka egenskaper som är mest framgångsrika hos en chef.
statsminister
Beslutsfattande

Betyg på varje statsminister: Från Palme – till Reinfeldt

Chefs egen sammanställning av sju historiska statsministrar kan ge en fingervisning inför valet.

intro_skandia_framtidslon1
Annonssamarbete Chef + Skandia

Så höjer du din framtida lön

Bli en vinnare i livets kanske viktigaste löneförhandling – den om din framtida lön. "Det är ofta extra viktigt för chefer", säger Mattias Munter på Skandia Så här får du framtidslönen du behöver.
tranare
Beslutsfattande

Vi sätter betyg på ledarstilarna i landslaget!

Ledare för ledare i herrlandslaget. Vi gör en resa från Tommy Svenssons VM-brons 1994 fram till dagens datum. Här är ledarstilarna som präglat landslaget senaste åren.